Det övergripande målet för Sydarkiveras verksamhet är att vara ett arkiv som är värt att lita på. Samverkan med olika aktörer är en del i vår strategi för att uppnå målet. Våra rapporter, riktlinjer, mallar och övrig dokumentation publiceras öppet på webben. Vi använder också etablerade vägledningar, standarder och specifikationer och deltar i olika projekt för att utveckla sådana verktyg i öppna forum.

Projekt som vi är delaktiga i:

  • Projektet E-ARK som stöttar byggnadsblocket eArchiving
  • Utveckling av FGS för databaser (2017 – )

Projekt som vi har varit delaktiga i:

  • Utveckling av FGS för personakter och patientjournaler (2015-2016)
  • Boverkets projekt Får jag lov? Digitalisering av bygglov (2017-2019)

Styrelser och arbetsgrupper:

Nätverk:

  • E-ARK3 (2019 - )
  • FGS för databaser (2017 - )
  • Får jag lov? (2017-2019)
  • FGS Personalakter / Patientjournaler (2016)

Sydarkivera deltar i projektet E-ARK3 som stöttar byggnadsblocket eArchiving. Vi deltar i delarna gällande specifikationer och programvaror. Specifikationsarbetet leder vi och kan direkt införliva i vår verksamhet.

I ett samarbete mellan framförallt Riksarkivet, Statens servicecenter och Sydarkivera skapas just nu förslag till FGS för databaser. Arbetet utförs i projektform och genomförs i två etapper.

Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) beskriver krav på märkning och paketering av information för överföring mellan system. De kan användas vid leverans till ett e-arkiv men också vid överföring mellan aktiva system eller som underlag för utveckling och upphandling av e-arkivtjänster.

I samtliga fall där det finns information lagrad i databasbaserade ursprungssystem är en FGS för databaser en möjlighet att definiera hur information ur databaser ska paketeras och förses med metadata för att möjliggöra överföring och e-arkivering.

Projektets mål är att ta fram ett fullständigt förslag på FGS för databaser där det ena bygger på ADDML-specifikationen och det andra på SIARD-specifikationen. De två alternativen svarar delvis mot olika behov och täcker tillsammans bättre olika situationer. Det är anledningen till etapp-indelningen.

I projektet ingår representanter från ett stort antal myndigheter, kommuner och landsting. Sydarkivera deltar med resurser i styrgruppen och projektgruppen och deltar framför allt i arbetet med att testa verktygen och de standarder som projektet utgår från.

Steg 1: Förstudie

Boverket, Blekinge tekniska högskola samt kommunerna Helsingborg, Höganäs och Höör startade hösten 2015 en förstudie, steg 1, för projektet Får jag lov? med bidrag från Vinnova. Sydarkivera deltog på arbetsdag för att informera om informationskartläggning och Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Viktiga delar för att säkerställa att information i tjänster som utvecklas kan bevaras digitalt på lång sikt. I augusti 2016 lämnades en ansökan in till Vinnova för steg 2: utveckling av digitala tjänster.

Steg 2:Utveckling av digitala tjänster

farjaglovI november 2016 beviljades projektet projektmedel från Vinnova. Ett uppstartsmöte för steg 2 ägde rum den 18–19 januari 2017 där Sydarkivera ansvarade för ett utbildningspass och workshop rörande informationskartläggning. Projektet pågick till och med våren 2019. Sammanlagt 25 olika organisationer inom bland annat statlig och kommunal sektor deltog i steg 2. Boverket ansvarade för projektledning.

Det projektet ville utveckla var digitala tjänster som tar bygglovsansökan flera steg vidare: automatisera delar eller hela handläggningen av bygglov, startbesked, kontrollfasen med kontrollplan och processen fram till slutbesked.

Sydarkivera deltog med resurser i arbetspaket 4 Arkiv. Framförallt med kompetens inom olika områden när det gäller arkiv och digitalt bevarande. Arbetsgruppen i arbetspaket 4 skulle bland annat se till att de eventuella utbytesformat som togs fram dokumenterades i enlighet med Riksarkivets vägledningar för förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS). Något fullständigt utbytesformat hanterades inte under etapp 2. Sydarkivera deltog i arbetet med informationskartläggning.

FGS PERSONAKTER/PATIENTJOURNALER

Under våren 2016 planerades och förbereddes ett projekt med  målet att utveckla en Förvaltningsgemensam specifikation (FGS) för personakter och patientjournaler. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) var färdledare och gav Sydarkivera i uppdrag att leda och samordna projektet.

Den idé som arbetet utgick från är att FGS:en på en övergripande nivå ska kunna användas för att hantera information inom hälsa, hälsovård och sjukvård knuten till individer inom olika verksamhetsområden.

Uppdraget formulerades i Projektdirektiv FGS för personakter och patientjournaler (PDF)

Det förberedande arbetet med att starta upp projektet genomfördes under våren 2016.

Förslaget behandlades av Riksarkivets FGS-funktion inför möte med Förvaltningsrådet för FGS den 3 mars 2016. Förvaltningsrådet består av ledamöter från statliga myndigheter, kommuner och landsting. Anteckningarna finns att hämta på webbplatsen: https://riksarkivet.se/fgs-forvaltningsrad.

De förberedande aktiviteterna och förslag till fortsättning redovisas i PM – förberedande aktiviteter februari-april 2016 (PDF)

Projektet för att utveckla Förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) bedrevs i enlighet med Riksarkivets riktlinjer och vägledningar för framtagande av förvaltningsgemensamma specifikationer FGS. Dokumentation finns att hämta via adressen: http://riksarkivet.se/fgs-earkiv

Kommunalförbundet Sydarkivera genomför inom ramen för sin verksamhet de aktiviteter som planerats för etapp 1 och 2.

  •  Hantera akter och journaler i form av ett eller flera ostrukturerade dokument, som till exempel Pdf-filer
  •  Hanterar strukturerade dokument från befintliga exportfunktioner eller uttagsverktyg.

Den tredje etappen som innebär uppdrag att ta fram gemensamt utbytesformat skjuts upp då förberedelserna har visat att det behövs mer utredning, vilket hanterats av Riksarkivet.

Riksarkivet gav Luleå tekniska universitet, LTU i uppdrag att utreda standardiseringsläge och avgränsning av FGS. Uppdraget utfördes i form av ett examensarbete och redovisades i rapporten: Metadata in Digital Preservation and Exchange of Electronic Healthcare Records. Rapporten föredrogs på förvaltningsrådet för FGS.

Stäng meny
Translate
Skip to content