Ny lagstiftning, nya arbetsmetoder och en ny organisation. Det är ingredienserna i lansering av en ny webbplats för Sydarkivera.
För att möta vår framtid med lagstiftningskrav på ökad tillgänglighet och behov av att lägga till olika typer av tjänster på webben tog vi beslut om omdaning av vår webbplats. Vi har ”tagit hem” webbsidan till vår egna servermiljö där vi har full kontroll på installationen. Vi använder oss av WordPress som är ett webbpubliceringsverktyg som är licensierat som öppen källkod. Vi gillar som bekant att använda öppen källkod, men vi använder förstås även andra typer av produkter och tjänster där det passar bäst! Det är vår webbredaktör och mediaproducent som har byggt upp den nya webbplatsen. Det finns planer för att successivt lägga till fler interaktiva tjänster. Det kommer att ta tid, men den nya webbplatsen är en viktig komponent i detta arbete.
Vi hoppas att den nya webben ska vara mer lättnavigerad än den gamla! Att kunna hitta informationen enklare och smidigare har varit ett av de önskemål som vi har arbetat med att uppfylla. De vanligaste valen och länkarna finns direkt på startsidan. Layouten presenterar på ett tydligare sätt var användare befinner sig. Det finns flera sätt att komma vidare eller tillbaka på webbplatsen.
Nya bestämmelser om tillgänglighet på offentliga webbsidor ställer nya krav på anpassning för olika funktionsvariationer. (Lag (2018:1937) om tillgänglighet till digital offentlig service [1]). Med anledning av detta har vi noggrant anpassat den nya sidan för att underlätta användning för personer med nedsatt syn, hörsel och kognition. Vi har också arbetat med att texta våra korta informationsfilmer på Youtube.
Som grädde på moset lanserar vi en ny version av vår handbok på webben, nu i wiki-format! Den nya wikin underlättar arbetet med att hålla handboken uppdaterad. Vi arbetar tillsammans med förbundsmedlemmarna för att fylla på med information och kunskap. Det är öppet för alla som har kunskaper att dela med sig av att skapa ett konto och redigera sidorna på wikin. I samband med gemensamma arbetsträffar går vi igenom förändringar och fyller på med nytt. Passa på att ta en titt på Sydarkiveras Wiki. [2]
Under sommaren och hösten har vi arbetat med att skapa en ny organisation för Sydarkiveras förvaltning. Målsättningen har varit att använda befintliga resurser mer effektivt och att samtidigt kunna bli mer proaktiva i vår kommunikation med medlemmarna. En viktig utgångspunkt har varit att skapa ett enhetligt arbetssätt, både inom våra bastjänster och anslutande tjänster. Den nya organisationen hoppas vi ska bidra till en större tydlighet både internt och i kommunikationen med våra förbundsmedlemmar. Vi strävar efter en så smidig interaktion som möjligt!
Vi har sett över organiseringen av medlemssamordnare, som är första kontakt för förbundsmedlemmarna. Medlemssamordnarna förbereder information till sina respektive kommuner om förändringen. Successivt kommer vi att utbilda alla medlemssamordnare när det gäller digital arkivering och dataskydd. Målsättning är att alla medlemssamordnare ska kunna svara på vanliga frågor. Det kan naturligtvis innebära att våra medlemssamordnare ibland inte kan ge ett omedelbart svar på alla frågor, utan behöver ta med sig frågor hem till olika specialister inom förbundet. Det är mycket angeläget för oss att de svar som lämnas är sakligt korrekta!
Vårt förbund utvecklas ständigt och inte olikt en levande organism. Vi planerar och planerar men ibland springer verkligheten ifatt och om oss. Vi har ett sabbatsår med anslutning av nya kommuner under 2020 men har tagit beslut om att uppta 10 nya kommuner som medlemmar 2021. Redan idag vet jag att minst två kommuner knackar på dörren för att bli medlemmar 2022. Vi har stängt möjligheten för att ta uppta fler kommuner under 2021.
Våra anslutande tjänster utvecklas och förändras kontinuerligt. Vi har utvärderat den anslutande tjänsten Gemensamt dataskyddsombud vilket har gett oss möjlighet att förändra prisbilden och anpassa innehållet efter de behov som finns. Samtidigt arbetar vi målinriktat med att planera kommande utbyggnad av arkivcentrum i Bräkne Hoby. Allt fler förbundsmedlemmar väljer att ansluta till tjänsten hel arkivmyndighet och analogt slutarkiv.
Vi ser med spänning fram mot resultatet av arkivutredningen [3] som ska presenteras före jul. Det var 2017 som regeringen meddelade direktiv för utredningen Översyn av arkivområdet. Syfte med arkivutredningen är att säkerställa samhällets tillgång till allmänna handlingar både nu och i framtiden. Sydarkivera har bidragit med två olika dokument till utredningen. Den första lämnades in för ungefär ett år sedan och handlade om arkivmyndighetsbegreppet och om möjligheten för kommuner att samarbeta och själva organisera sin arkivverksamhet på ett ändamålsenligt sätt. Vi har nu i november kompletterat med ytterligare ett dokument. Det dokumentet fokuserar på de europeiska satsningar som har central betydelse för att säkerställa långsiktigt hållbar informationsförsörjning i Sverige. Det vi lyfter fram är att det är viktigt att det finns en tydlig samordning för att ta emot resultatet från det europeiska samarbetet och också distribuera ut det till olika aktörer.
Inom EU finns en satsning som kallas The Digital Single Market som syftar till att underlätta för alla aktörer att dela både kod och specifikationer inom tio olika områden grupperade i byggnadsblock. Den 7:e december 2018 lanserades det nya byggnadsblocket för eArchiving [4] vid ett event i Bryssel. Redan etablerade byggnadsblock är eDelivery, eID och eSignature.
Byggnadsblocket eArchiving använder specifikationer som bygger på samma principer och standarder som de av Riksarkivet publicerade FörvaltningsGemensamma Specifikationerna (FGS). Arbetet med specifikationer och framförallt utökning av antalet specifikationer inom byggnadsblocket eArchiving kommer att fortsätta. Just nu finns finansiering för ett tvåårigt projekt inom det europeiska konsortiet E-ARK som startar i november 2019. Sydarkivera deltar genom organisationen DLM-forum. Finansieringen för projektet kommer både från Europeiska kommissionen och från deltagande organisationer.
Via vår engagerade förbundsstyrelse och kunniga medarbetare så försöker vi efter bästa förmåga driva på utvecklingen i Sverige mot en riktig digital informationsförvaltning med hjälp av utvecklingen i Europa. Vi är samtidigt måna om ett bra samarbete med viktiga aktörer inom landet som Sveriges kommuner och landsting (SKL), Riksarkivet, Statens ServiceCenter (SSC) och Myndigheten för digitalisering (DIGG).
Arbete pågår samtidigt med att utveckla och bredda utbildningsverksamheten. Utbildningsverksamheten är under omdaning precis som vår hemsida. Det finns ett stort behov av utbildningar av olika slag för att stegvis förbättra arbetet med informationsförvaltning och digitalt bevarande. Från och med 2020 öppnar upp ett antal utbildningar för externa intressenter, i mån av plats. Vilka utbildningar som är öppna för extern bokning, och vad de kostar, framgår i kursinformationen på vår bokningsportal. Medlemmar prioriteras alltid! Grundutbildningar ingår som vanligt i medlemsavgiften och det är rabatt på utbildningar som har en avgift.
Vi lägger på ett par utbildningsnivåer, expert och specialist. Att kunna erbjuda Sverige och Europa utbildningar inom informationshantering är ett stort steg för oss. Tillsammans med våra medlemmar och samarbetspartners kommer vi med stolthet kunna presentera ett brett utbud! Vi arbetar nu med att ta fram utbildningskatalogen för 2020. Håll utkik efter nyheter!
De digitala arkivleveranserna har börjat ta fart! Från en handfull arkivleveranser åren 2016–2018 genomför vi under 2019 omkring 15 överföringar för slutarkivering. Det är information från olika verksamhetssystem som använts av förbundsmedlemmarna:
Lite preliminär statistik så här långt:
- 62 ärenden handläggs när det gäller digitala arkivleveranser.
- 10 pågående jobb med mottagna leveranser.
- 12 överförda leveranspaket (SIP submission information package), paketen innehåller information som har plockats ut från olika verksamhetssystem.
- 210 Inlästa webbplatser.
- ca. 6 miljoner filer, totalt (antalet filer beror lite på hur man räknar, många filer är packade i olika typer av containrar)
- 2.2 TB, total volym
Mats Porsklev
Förbundschef, Kommunalförbundet Sydarkivera