• Personakter och patientjournaler
  • Databaser och register
  • Externa webbplatser
  • Äldre digitalt material

Sydarkivera hanterar digitala arkivleveranser från olika verksamhetssystem som innehåller personakter och information om bland annat vårdinsatser och socialt/ekonomiskt stöd från kommunernas sida. Det finns också journalsystem hos förbundsmedlemmarna som används inom personalhälsovård och elevhälsovård.

Omsorg VO/LSS/IFO och Sofia IFO/Omfale

Lösning finns framtagen för uttag från de äldre journalsystemen Omsorg VO/LSS/IFO och Sofia IFO/Omfale. Uttag sker genom att dokumentation sammanförs i ostrukturerade dokument (Word eller Pdf). Dubbel bevarandestrategi tillämpas vilket innebär att både Word-dokumenten och PDF-dokument i bevarandeformat (PDF/A-1b) överförs till bevarandeplattformen. Från och med 2018 genomförs skarpa leveranser till bevarandeplattformen av digitala akter från dessa system.

Lifecare eller Procapita VO/LSS/IFO

Leveransutredning pågår. Uttag genomförs med hjälp av befintlig gallrings-och uttagsmodul. Uttaget hanteras av systemadministratör och förbundsmedlem behöver vara i fas med registervård och gallring för att kunna göra uttaget. Bevarandestrategin är bevarande i befintligt uttagsformat (baseras på XML), tillsammans med nödvändig dokumentation för att presentera de digitala akterna i visningsformat.Test- och pilotleveranser genomförs 2019.

Treserva

Leveransutredning är påbörjad. Förutsättning för att kunna göra uttag för digitalt bevarande är att förbundsmedlem har tillgång till moduler för gallring och digital avställning. Bevarandestrategin är preliminärt bevarande i befintligt uttagsformat. Arbete pågår med att identifiera pilotkommun.

Asynja

Leveransutredning pågår. Uttag behöver ske på grund av att verksamheten som har använt systemet har upphört. Uttag har beställts från leverantören. Det är för närvarande endast en kommun som har rapporterat in Asynja.

Infosoc

Leveransutredning är slutförd och slutredigering av rapport från utredningen pågår. Den första arkivleveransen har slutförts. Uttaget hanteras av administratör via befintligt administratörsgränssnitt. Strategi för bevarande är befintligt uttagsformat som är Pdf. Det är för närvarande endast en förbundsmedlem som använder systemet.

Isox

Leveransutredning är slutförd och det finns ett utkast till rapport. Kompletterande uttag har slutförts 2019 genom automatiserad utskrift till Pdf-fil via användargränssnitt. Merparten av dokumentationen är sedan tidigare utskriven på papper. Det är inga ytterligare förbundsmedlemmar som har rapporterat in Isox.

PMO

Leveransutredning startades 2016 men pausades på grund av att beslut om arkivreglementen inte fanns på plats. Arbetet startades upp på nytt med en informationsträff för systemansvariga hösten 2018. Därefter har leveransutredningen återupptagits. Det är ett 20-tal förbundsmedlemmar som har PMO för elevhälsovårdsjournaler och i förekommande fall även akter inom elevhälsans olika professioner. Sydarkivera deltar i nätverk när det gäller digitalt bevarande av journaler och akter från PMO och idé är att använda befintlig modul för e-arkiv för att kunna hantera uttag i den löpande systemförvaltningen hos förbundsmedlem.

Profdoc

En testleverans av en äldre inaktiv instans av Profdoc för elevhälsovårdsjournaler har tagits emot från. Uttag med hjälp av uttagsrobot pågår.

Journal 3

En förbundsmedlem har haft en inaktiv installation av Journal 3 som är ett äldre system för journaler inom elevhälsovård. Arkivleveransen har hanterats genom att hela installationen överlämnats i befintligt skick. Uttag pågår med hjälp av uttagsrobot.

2018-2019 genomför Sydarkivera tester i anslutning till Riksarkivets projekt att utveckla Förvaltningsgemensam Specifikation (FGS) för Databaser. Målsättning är att hitta generella metoder för att arkivera databaser och register i det fall det inte finns uttagsformat eller gemensamma specifikationer (FGS) för informationstypen. Dessa metod fungerar inte om det finns hinder på fil-nivå när det gäller till exempel kryptering.

Siard

Software Independent Archiving of Relational Databases (SIARD) är ett XML-format som utvecklats för schweiziska riksarkivet för paketering och arkivering av relationsdatabaser. Standarden baseras på ISO-Sql och möjliggör att hantera relationsdatabaser oberoende av databashanterare. SIARD möjliggör export av databaser till ett generellt format (SIARD-formatet). Det finns ett flertal verktyg, både med öppen källkod och kommersiella produkter, för att konvertera databaser till SIARD-format. För att kunna läsa informationen behöver en ny databas sättas upp. Det europeiska projektet E-ARK har valt att arbeta vidare med SIARD.

Addml

Archival Data Description Markup Language (ADDML) har tagits fram av Riksarkivet i Norge och används även av riksarkiven i Sverige och Finland. Formatet gör det möjligt att dokumentera metadata för filer från databasuttag och också definiera databasstrukturen (tabeller och kolumner samt relationer). Metadata dokumenteras manuellt och lagras i XML-format. Informationen som exporteras lagras i sekventiella filer med fast fält och postlängd eller som teckenseparerade filer. För sökning och presentation av information behövs en databas.

BAB

Leveransutredning pågår. BAB används för register för bostadsanpassningsbidrag. Pilotleveranser har genomförts.  Det är sammanlagt sju kommuner inom medlemskretsen som använder BAB. I överenskommelse med leverantören så bevaras både programvaran och ursprunglig databas samt databaskopia paketerad i Siard-format.

Diabas (diariesystem)

Leveransutredning är påbörjad. Ett diarium från en avslutad verksamhet har arkiverats i form av en databaskopia i Siard-format. Diariet är sökregister till handlingar som finns i pappersakter. Arbete har påbörjats för att på sikt kunna göra informationen direkt tillgänglig för sökning.

Winess (diariesystem)

Databaskopia i Siard-format har arkiverats för att säkerställa åtkomst till data som inte följt med i migrering.

Wärna(verksamhetsstöd för överförmyndare)

Testleverans överförd, databaskopia och dokument.

Lösning finns framtagen för att samla in och visa arkiverade webbplatser. Det är kommunernas externa webbsidor som samlas in. Inventering har genomförts när det gäller webbplatser som bedöms ha bevarandevärde. 2019 är det totalt 130 webbplatser att samlas in. Det innebär att antalet webbplatser som samlas in har femdubblats jämfört med tidigare år. Insamlingen sker med hjälp av verktyg som ”surfar” på webbplatserna som en användare och sparar ner kopior av webbsidorna. Dubbel bevarandestrategi tillämpas med webbplatserna paketerade både i arkivformatet WARC och filer i enkel katalogstruktur med index och enkel textdatabas för navigering. Informationen tillgängliggörs med hjälp av verktyget Open Wayback som Internet Archive står bakom.

Det äldre digitala materialet samlas in i befintligt skick. Strategin för bevarande är i ett första skede bevarande i befintligt format i kontrollerad miljö, uppsättning av arbetsstationer med gamla programvaror (”museimetoden”), därefter kommer lösningar successivt att arbetas fram för att överföra information till bevarandeplattformen. Det första steget är att kontrollera de gamla medier som informationen är lagrad på, därefter identifiera filformat och programvaror, ta reda på om informationen ska gallras eller bevaras och därefter titta på lösning för långsiktigt digitalt bevarande. Bedömningen är att en stor del av materialet kommer att vara möjligt att gallra, men det finns också information av bevarandevärde som inte finns i kommunarkiven. Arbetet med inventering sker successivt.

Stäng meny
Skip to content