• Arkivinspektion
  • Egenkontroll
  • Granskning av gallringsbeslut
  • Riktlinjer om arkivvård

Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarnas förvaltningar, kommunala bolag och kommunalförbund. Det styrande dokumentet är Strategisk tillsynsplan som är beslutad av förbundsstyrelsen.  Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till.  Tillsynen omfattar såväl analog som digitala arkiv- och informationshantering. 

När det gäller de planerade tillsynsbesöken samlas representanter från de olika verksamheter som berörs. Det är den arkivarie som är medlemssamordnare som ansvarar för tillsynsbesöken. Tillsynsbesöken genomförs en gång per medlem och år. Årets arkivinspektioner genomförs i samband med kommunbesök.

Vid detta tillfälle genomförs intervjuer utifrån ett frågeformulär som innehåller frågor om till exempel:

  • Arkivorganisation
  • Styrande dokument
  • Arkivlokaler
  • Informationssäkerhet
  • Gallring och bevarande

Tillsynsområden enligt beslutad tillsynsplan:

  • 2016: Socialt och ekonomist stöd samt Vård och omsorg
  • 2017: Samhällsbyggnad samt Miljö och hälsoskydd
  • 2018: Demokrati och ledning samt Trygghet och säkerhet
  • 2019: Skola
  • 2020: Intern service (ekonomi, personal, it med mera) samt Samhällsservice (konsumentstöd, borgerlig vigsel, medborgarkontor med mera)
  • 2021 Kultur och fritid
  • 2022: Bolag och samverkansorgan

Sydarkivera tillhandahåller rutiner, instruktioner och verktyg så att arkivansvariga själva kan kontrollera förvaltningens eller bolagets informationshantering och arkiv. Egenkontrollen sker med hjälp av enkäter som arkivansvarig fyller i tillsammans med arkivredogörare/arkivombud.

Myndigheterna hos medlemmarna ska i samband med uppdateringar/nyskapade av informationshanteringsplaner (som skiljer sig när det gäller bevarande och/eller gallringfrister jämfört med VerkSAM plan) eller vid behov av särbeslut samråda med Sydarkivera. Sydarkivera tillhandahåller mall för informationshaneringsplan samt exempel på mallar för särbeslut.

Riktlinjer och mallar inom arkivvård arbetas fram vid behov. Det handlar till exempel om leveransrutiner, rutiner vid övergång till digital ärendehantering eller hantering av hemliga handlingar.

Stäng meny
Skip to content