Vår FAQ innehåller svar på de vanligaste frågorna om Sydarkiveras verksamhet. Om du istället söker allmän information om informationsförvaltning bör du besöka vår handbok på webben.
Arkiv och informationshantering
Ta det lugnt! Alldeles säkert har ni redan e-arkiv. Varje dag hanterar myndigheter mängder med e-post, elektroniska dokument och registrerar uppgifter i olika verksamhetssystem och databaser. Mycket av detta blir allmän handling, och myndighetens e-arkiv består av dess elektroniska allmänna handlingar.
E-arkiv, elektroniska allmänna handlingar, som fortfarande finns hos förbundsmedlemmarna hanteras i de verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem som finns hos respektive kommun eller region. Verksamheter som behöver ha sin information kvar länge kan ha särskilda system som kan kallas e-arkiv eller mellanarkiv. Förbundsmedlemmarna får råd och stöd av Sydarkivera i samband med upphandling, införande och förvaltning av de informationssystem som används. Tillsammans ser vi till att systemen som används är säkra, pålitliga och välfungerande.
Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas gemensamma slutarkiv. Det digitala slutarkivet tar emot e-arkiv som överlämnas till arkivmyndighet för långsiktigt digitalt bevarande. Bevarandesystemet finns i förvaltning sedan 2016. Överlämnande sker först när informationen inte längre används i den löpande verksamheten hos förvaltningar och bolag. Det kan vara efter 5 år, 10 år eller ännu längre tid beroende på verksamhetens behov. Sydarkivera ansvarar för att lämna ut de allmänna handlingar som överlämnats till Sydarkivera som arkivmyndighet.
E-arkiv kan i vardagligt tal användas för att tala om tjänster som samlar in och tillgängliggör information direkt till slutanvändare. Sydarkivera kommer successivt att införa tjänster för att ta del av information som hämtas från slutarkivet. För att det ska vara möjligt behöver det vara information som kan tillgängliggöras utan att personuppgifter eller sekretessuppgifter kommer till obehöriga.
Hanteringen liknar mycket hur det fungerar i traditionella kommunarkiv/arkivinstitutioner. Du får begära ut handlingar, men en del information finns tillgängligt direkt i forskarsal för besökare.
Myndigheternas arkiv består av allmän information, oavsett om den hanteras på papper eller i olika IT-system. E-arkivet i juridisk betydelse är allmän information som lagras och hanteras digitalt.
Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Arkiven dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer (Universal Declaration on Archives). Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv.
Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Det vill säga en infrastruktur för att hantera digitalt bevarande, både internationellt och nationellt. Infrastrukturen består bland annat av juridiska, organisatoriskt och tekniska förutsättningar. Ordet e-arkiv kan därför användas för att understryka att arkivets arbete även handlar om att skapa förutsättningar för att hantera digital information på ett långsiktigt hållbart sätt.
Så länge det finns en verksamhet som behöver sin information, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. För det behövs en långsiktigt hållbar organisation och system som stöd för att hantera arbete med långsiktigt digitalt bevarande.
Ordet e-arkiv används ofta för att benämna IT-system som stödjer arbetet med att tillgängliggöra och bevara digital information. Det kan också användas synonymt med dokumenthanteringssystem, det vill säga IT-system som hanterar till exempel inskannade dokument och dokument som skrivs i särskilda mallar (skrivelser, rapporter och så vidare).
En del förbundsmedlemmar väljer att ha kvar ansvaret för sina pappersarkiv. Det vill säga närarkiv och kommunarkiv/centralarkiv med lokaler, personal, arkivförteckningssystem med mera som redan finns på plats. Dessa förbundsmedlemmar har som lokal arkivmyndighet fortsatt ansvar för att hantera befintliga pappersarkiv i enlighet med lagstiftningen och de bestämmelser som finns i det lokala arkivreglementet.
Andra väljer att överlämna även förvaltningen av kommunarkiv/centralarkiv till Sydarkivera som anslutande tjänst. Då är Sydarkivera hel arkivmyndighet och ansvarar för både digital och analog information som överlämnats till slutarkiv. När det gäller anslutande tjänster betalar förbundsmedlemmen för de tjänster som används till självkostnadspris.
Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster för att digitisera och tillgängliggöra analoga arkiv. Effektiv digitisering förutsätter att materialet är rensat, gallrat, ordnat och förtecknat. Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster för att ordna upp närarkiv (på-plats-stöd).
Det finns i dagsläget inga planer på att storskaligt digitisera/skanna samtliga befintliga pappersarkiv. I första skedet rekommenderar vi förbundsmedlemmarna att digitalisera sina arkivförteckningar för att öka tillgängligheten till arkivet.
Tillsammans med förbundsmedlemmarna arbetar vi successivt fram rekommenderade rutiner för skanning för att underlätta hanteringen lokalt. Vid behov arrangeras utbildningar om hur man tekniskt och praktiskt ska hantera skanning.
Om någon förbundsmedlem planerar att skanna handlingar på papper så kan Sydarkivera hjälpa till med råd och stöd när det gäller till exempel filformat, metadata och liknande. Vi kan även bistå med rådgivning i samband med upphandling av tjänster eller system för skanning ingår.
Att hantera skanning av analoga handlingar ingår inte i förbundets bastjänster.
Det är en viktig del Sydarkiveras arbete att inventera, omvärldsbevaka, analysera och planera samordning av digitala leveranser. Förbundsfullmäktige beslutar om övergripande prioriteringsprinciper.
Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.
Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut för prioriterade leveranstyper. Samråd sker med bland annat förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner.
Följande inriktningsbeslut finns 2019:
- Personakter och patientjournaler
- Äldre digitalt material
- Webbplatser
- Gamla databaser och register
Det kan finnas bestämmelser i lagstiftningen som kommunerna måste följa, till exempel socialtjänstlagen.
I övrigt finns bestämmelser i arkivreglemente eller informationshanteringsplaner. Det kan se olika ut hos förbundsmedlemmarna. Innan beslut om gallring sker ett samråd med Sydarkivera och det finns mallar för informationshanteringsplaner.
Nej. Sydarkivera förvaltar ett gemensamt klassificeringsschema/diarieplan. Fördelarna med att införa det framtagna klassificeringsschemat är att det blir lättare för oss att hjälpa till med råd och stöd. I framtiden finns det också möjligheter att förenkla sökningar i arkiven genom att erbjuda söktjänster där informationen presenteras på ett likartat sätt. När diarier paketeras för arkivering bevaras de diarieplaner/klassificeringsscheman som använts som kompletterande information.
Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna och ansvarar för det gemensamma digitala arkivsystemet. Det innebär att förbundsstyrelsen äger och ansvarar för informationen som överlämnats. Det är förbundsmedlemmarnas fullmäktigt som i arkivreglemente beslutar att utse Sydarkivera till arkivmyndighet.
Överlämnande av informationen sker efter överenskommelse. En särskild leveransöverenskommelse tecknas med berörd förvaltningschef/arkivansvarig.
Den information som inte har överlämnats ägs av respektive myndighet (nämnd/bolag). Det innebär att den information som används dagligen i verksamheten finns kvar hos förbundsmedlem och inte i det gemensamma arkivet. Det är information som inte längre används i verksamheten överlämnas till slutarkiv (arkivmyndighet).
Sydarkivera förtecknar mottagna arkivleveranser. Det kan också finnas befintliga arkivförteckningar som följer med de kommunarkiv/centralarkiv som förvaltas av Sydarkivera. Förteckningarna publiceras via NAD (Nationell Arkivdatabas) som förvaltas av Riksarkivet.
Förbundsmedlemmarna har inte direktåtkomst för att söka direkt i det digitala slutarkivet. Det beror bland annat på att det är överlämnad information och att sekretessen gäller för den avlämnande verksamheten (myndigheten). Det beror också på överväganden när det gäller informationssäkerhet och att det inte alltid finns användarvänliga gränssnitt för sökning.
På sikt kommer vissa informationstyper göras tillgängliga i databas för sökning i innehållet och direktåtkomst till handlingar. Förutsatt att det inte finns hinder när det gäller till exempel sekretess eller dataskydd (GDPR).
Vissa informationsmängder/dataset kommer att kunna lämnas ut som öppna data så att vem som helst kan använda informationen och göra den sökbar. Det gäller naturligtvis endast allmän och offentlig information utan integritetskänsliga personuppgifter.
Det är inte bara att gå in och hämta handlingar i arkivsystemet till exempel via en webbtjänst. Precis på samma sätt som att vem som helst inte får gå in i en arkivlokal för pappershandlingar och hämta dokument.
Vissa handlingar kan bara lämnas ut efter sekretessprövning. Det innebär en manuell handläggning av behörig personal.
I takt med att arkivsystemet byggs upp och leveranser tas om hand kommer vi successivt att bygga upp plattform för att lämna ut handlingar. Plattformen kan möjliggöra både utskrifter på papper och elektroniska dokument. Offentliga handlingar utan integritetskänsliga personuppgifter kan lämnas ut via till exempel e-post, eller delas via andra öppna kanaler.
Det första materialet som kommer att tillgängliggöras för direktåtkomst är insamlade webbplatser.
Tjänster för direktåtkomst till vissa andra informationstyper kan bli aktuella. Särskilt om det blir många förfrågningar. Förutsättning är att det går att finansiera tjänsterna och att det inte finns hinder när det gäller sekretess/dataskydd.
Vissa informationsmängder/dataset kan lämnas ut som öppna data och kan publiceras öppet på nätet. Det gäller naturligtvis endast allmän och offentlig information som inte innehåller integritetskänsliga personuppgifter.
Som för alla myndigheter har Sydarkivera krav på sig att lämna ut allmänna handlingar så fort som möjligt. Det innebär att vi alltid prioriterar förfrågningar om utlämnande av handlingar. Huvudkontoret har öppet minst två timmar varje vardag.
Nivå för åtkomst och tillgänglighet bestäms därutöver beroende på informationstyp. Nivån sätts i samband med leveransutredningar och i nära samarbete med förbundsmedlemmarnas förvaltningar. Innan digital information överlämnas till Sydarkivera upprättas en leveransöverenskommelse med arkivansvarig/förvaltningschef. I den specificeras bland annat åtkomst och tillgänglighet. När information har överlämnats så är det den gemensamma förbundsstyrelsen som beslutar om ändrad servicenivå. Basnivå är alltid förvaltningslagens bestämmelser om servicenivå när det gäller utlämnande av allmän handling. Målsättningen på längre sikt är att förbättra tillgång framförallt till allmän offentlig information.
Förbundsstyrelsen fungerar som gemensam arkivmyndighet, tar över ansvar för arkiven och hanterar utlämnande. Vissa informationstyper kan inte göras tillgängliga på grund av bestämmelser om sekretess. När det gäller övriga informationstyper kan det bli aktuellt med utlämnande genom direktåtkomst.
Nyttor, tjänster och kostnader
Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet och arkivförvaltning för förbundsmedlemmarna. Uppdraget definieras i Sydarkiveras förbundsordning. Sydarkiveras uppdrag är indelat i bastjänster och anslutande tjänster. Avgränsningarna för Sydarkiveras bastjänster framgår av handlingsprogram och beslut från förbundsfullmäktige.
- Förvalta en bevarandeplattform för digital information för slutarkivering.
- Förvalta överlämnad digital information.
- Arkivmyndighetsuppgifter bland annat meddela riktlinjer och utöva tillsyn.
- Överföring av information från verksamhetssystem till det digitala slutarkivet.
- Information, rådgivning och annat stöd för att underlätta förbunds-medlemmarnas överlämnande av digital arkivinformation.
- Samverkan med förbundsmedlemmarna och med externa parter.
- Stöd till förbundsmedlemmarna när det gäller informationshanterings-planer, arkivbeskrivningar och arkivförteckningar.
- Specialistkompetens inom området arkivering.
- Utbildningsinsatser inom arkivområdet.
- Kompetens beträffande långsiktigt bevarande vid upphandling av verksamhetssystem.
Det finns en avgränsning som säger att arbetet med rensning och gallring inte ingår i bastjänsten.
Anslutande tjänster avtalas med respektive förbundsmedlem.
Exempel på anslutande tjänster:
- Förvaltning av pappersarkiv hos förbundsmedlem (slutarkiv, överlämnat till Sydarkivera som arkivmyndighet).
- Ordna och förteckna pappersarkiv, tidsbegränsade uppdrag på plats hos förbundsmedlem.
- Informationssäkerhet och dataskyddsombud.
- Digitisering av analogt material.
Ett antal nyttor med en gemensam arkivorganisation har identifierats och specificerats i Sydarkiveras handlingsprogram. Nyttorna är utgångspunkt för att formulera effektmål och för att identifiera förändringar och utvecklingsinsatser. Det är framförallt kvalitativa nyttor som realiseras på kortare sikt.
- Kompetenshöjning – Anställda i kommunerna får kunskap om arkiv och informationshantering.
- Kvalitetssäkring – Förvaltningarna får stöd i arbetet med att planera säker informationshantering och kravställa system.
- Kvalitetskontroll – Kommunstyrelse, nämnder, chefer och anställda får kvittens på om information hanteras på ett säkert sätt eller ej.
- Sökbarhet och tillgänglighet – Allmänheten och verksamheterna kan enklare hitta, begära ut och få del av allmän information.
- Bli av med gammal information – Förvaltningarna får hjälp med att ta hand om inaktuell information, avveckla gamla system och få en bättre arkitektur.
- Helt digitalt flöde – Förvaltningarna får stöd i arbetet för helt digital informationshantering, förbättrad interoperabilitet samt ett digitalt slutarkiv för långsiktigt bevarande.
Ekonomiska nyttor är förknippade med att kunna avveckla gamla verksamhetssystem, minskade kostnader i samband med migrering och minskade kostnader för att manuellt hantera utskrifter på papper för arkivering.
De förändringar och utvecklingsinsatser som behövs för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande innebär stora kostnader. Genom att finansiera verksamheten gemensamt blir kostnaderna lägre än om var och en inför organisation och system för digitalt bevarande på egen hand.
Anslutningsavgiften betalas av de organisationer som lämnat avsiktsförklaring att ansluta till kommunalförbundet Sydarkivera. De organisationer som lämnat avsiktsförklaring och undertecknat anslutningsöverenskommelse att ansluta till kommunalförbundet betalar 4 kr per kommuninvånare. Kommuner som ansluter kan också välja så kallad ”mjuk anslutning”, och anslutningen sker då under två år (anslutande kommun betalar då 4 kr per kommuninvånare år 1 och 4 kr per kommuninvånare år 2). Det är Sydarkiveras förbundsstyrelse som beslutar om anslutningsavgiften. Lägsta nivå för anslutningsavgiften är 4 kr per kommuninvånare. Bestämmelserna finns i förbundsordningen.
Anslutningsavgiften är en engångsavgift som faktureras när en organisation undertecknat anslutningsöverenskommelse. Detta sker året (eller åren) innan organisationen blir förbundsmedlem. De pengar som Sydarkivera får in används för att finansiera det förberedande arbetet för att ta emot nya förbundsmedlemmar.
Under anslutningsprocessen genomförs en nulägesanalys när det gäller arkiv och informationshantering hos de organisationer som lämnat avsiktsförklaring att bli förbundsmedlemmar. Anslutande förbundsmedlemmar har också möjlighet att ta del av mallar, nätverksträffar och utbildningar efter att anslutningsöverenskommelsen är undertecknad. Digitala arkivleveranser och anpassningar av bevarandeplattform ingår däremot inte.
Medlemsavgift betalas av de organisationer som är förbundsmedlemmar i kommunalförbundet Sydarkivera.
Kostnader för den gemensamma verksamheten (bastjänster) fördelas efter invånarantal. Medlemsavgiften är för närvarande 27 kronor per kommuninvånare och år. Det är Sydarkiveras förbundsfullmäktige som beslutar om medlemsavgift och eventuell återbetalning av överskott.
I medlemsavgiften ingår Sydarkiveras bastjänster.
Anslutande tjänster avtalas och finansieras separat.
Bastjänster och anslutande tjänster finns beskrivna i Tjänstekatalogen.
Det beror på hur utgångsläget är för respektive organisation. För flera av de kommuner som anslutit till Sydarkivera, så har det funnits otillräckligt med resurser både för traditionella arkiv och för e-arkiv. Det innebär att medlemskap i Sydarkivera initialt inneburit en kostnad som kommunen inte tidigare har definierat så tydligt.
Det finns möjlighet att dela på kostnader för personal och externa konsulter som behövs för att bedriva verksamhet för att säkerställa långsiktigt bevarande i egen regi.
- Arkivarier med olika specialinriktningar – tillgängliggörande, gallringsutredningar, tillsyn, förvalta arkivdepåer, ordna och förteckna arkiv med mera.
- Specialister inom digitalt bevarande – äldre digitalt material, metadata, filformat, standarder för arkiv, bevarandesystem med mera.
Det finns möjlighet att spara arbetstid genom att tillsammans med flera andra kommuner analysera informationsflöden och arbeta fram informationshanteringsplaner, klassificeringsscheman med mera.
Det finns möjlighet att dela på utvecklingskostnader för uttag av information från verksamhetssystem och transformering till bevarandeformat.
Det finns möjlighet att dela på kostnader för kravställning, förvaltning, utveckling och administration av bevarandesystem för slutarkiv (digitalt bevarande för kommande generationer).
Det finns möjlighet att dela på kostnader för utbildningar och nätverksträffar i närområde.
Leveranser från verksamhetssystem till slutarkiv hanteras i ett nära samarbete mellan avlämnande verksamhet och Sydarkivera. Information struktureras och formateras enligt leveransöverenskommelser. För system som ännu inte är anpassade för arkivering kan det bli omfattande och kostsamma projekt. När verksamhetssystem upphandlas finns möjlighet att påverka systemutvecklingen mot en mer standardiserad och långsiktigt hållbar hantering av information. Sydarkivera stöttar förbundsmedlemmarna också i denna process.
Sydarkivera står för leveransutredningskostnader och de kostnader som uppkommer vid en överföring till digitalt slutarkiv. Till exempel om leverantörens konsulter eller andra specialister behöver anlitas . Det som tillkommer för förbundsmedlemmarna är tid för verksamhetskunniga och systemförvaltare.
Det kan uppkomma kostnader för sådant som inte har med själva överföringen till slutarkiv att göra. Exempelvis om man byter verksamhetssystem och viss information ska överföras (migreras) till det nya verksamhetssystemet. Sydarkivera finansierar inte heller köp av arkivmoduler till aktiva verksamhetssystem.
Organisation och ansvar
Alla förbundsmedlemmar utser en ledamot och en ersättare till Sydarkiveras förbundsfullmäktige. Det innebär att alla förbundsmedlemmar har en röst i fullmäktige. Ledamot och ersättare utses av respektive förbundsmedlems fullmäktige. Ledamot och ersättare måste vara invald i förbundsmedlems fullmäktige. Det är Sydarkiveras fullmäktige som beslutar om verksamhetens inriktning, budget, styrande dokument med mera.
Förbundsfullmäktige utser i sin tur en gemensam förbundsstyrelse. Alla förbundsmedlemmar har inte plats i styrelsen. Förbundsstyrelsen är gemensam arkivmyndighet och beslutar om riktlinjer för arkiv och informationshantering. Förbundsstyrelsen ansvarar också för till Sydarkivera överlämnade arkiv samt utlämnande och tillgängliggörande av handlingar.
Utöver styrelsen så väljer fullmäktige ordförande/vice ordförande och revisorer.
Ansvarsfördelning på övergripande nivå framgår av förbundsordning och arkivreglemente. Ansvaret när det gäller arkivmyndighet, och den interna arkivorganisationen i kommunen, beslutas i arkivreglemente.
Sydarkiveras ansvar:
- Ordna, förteckna och återsöka information i digitalt slutarkiv.
- Hantera långsiktigt digitalt bevarande och förvalta gemensam bevarandeplattform (slutarkiv).
- Leda och samordna projekt för att avställa, konvertera och paketera digital information som ska överlämnas till slutarkiv.
- Utbilda, ge råd i arkivfrågor och samordna arbetet med att planera informationshantering.
- Genomföra arkivinspektion, samordna rapportering och följa upp hur tillsynen fungerar.
Förbundsmedlems ansvar:
- Ordna, förteckna och återsöka information i mellanarkiv/verksamhetsnära arkiv
- Hantera det dagliga informationsflödet och förvalta verksamhetssystem.
- Delta i leveransprojekt.
- Delta vid utbildningar och workshopar.
- Genomföra egen kontroll av informationshanteringen.
- Eventuell kommunarkivarie deltar i arbetet med rådgivning och tillsyn.
Rollfördelning på en mer detaljerad nivå när det gäller till exempel arkivleveranser dokumenteras i leveransöverenskommelse.
Vi hanterar inte all information i en enda stor databas. Sydarkiveras arkivsystem fungerar som en motsvarighet till kommunarkiven där handlingar paketeras i boxar ordnade efter kommun, arkivbildare och serier. Arkiv och handlingar överlämnas formellt till gemensam arkivmyndighet (Sydarkiveras förbundsstyrelse). Systemet för slutarkiv följer OAIS-modellen vilket innebär att handlingar tillsammans med metadata av olika slag paketeras i informationspaket (”digitala arkivboxar”). Arkivets personal får göra de sökningar som behövs för att kunna lämna ut handlingar.
Det kommer inte finnas direkt möjlighet att göra samsökningar på uppgifter i handlingar. Särskilda databaser måste sättas upp för att möjliggöra samsökning/bearbetning och det är naturligtvis bara tillåtet om tillämplig lagstiftning följs.
Sekretessbelagd information lämnas endast ut efter sekretessprövning, vilket kommer att innebära en manuell hantering av behöriga handläggare.
Allmän och offentlig information utan integritetskänsliga personuppgifter kan tillgängliggöras som öppna data.
Under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge har vi tittat på många olika scenarion. Vi har kommit fram till att en nödvändig förutsättning för att få ett fungerande koncept är att den gemensamma organisationen även fungerar som arkivmyndighet. På det sättet kan den gemensamma organisationen lyfta ansvar från medlemmarna. Till exempel ansvaret för att planera och genomföra bevarandeåtgärder för de elektroniska arkiv som överlämnats, beslut om gallring, prova sekretess vid utlämnande och så vidare. Detta ansvar kan nämnder och bolag enligt arkivlagen överlämna till arkivmyndighet. Arkivmyndigheten tar då över det fulla ansvaret.
Medlemskap
Förändringar i verksamhetens inriktning sker i samråd med förbundsmedlemmarna. Sydarkivera ska också eftersträva att aktivt hålla förbundsmedlemmarna informerade genom att till exempel publicera rapporter, nyhetsuppdateringar på vår samarbetsplattform Yammer eller ordna nätverksträffar. Budgetarbetet samordnas med förbundsmedlemmarnas budgetarbete. Under budgetprocessen ska samråd ske med samtliga förbundsmedlemmar.
(Sydarkiveras förbundsordning §§ 11 och 12, tredje punkten)
I det dagliga arbetet involveras tjänstemännen hos förbundsmedlemmarna framför allt genom nätverksträffar för olika intressenter. Utsedda kontaktpersoner informeras när det behövs speciella beslut inom respektive kommun.
Om ett annat kommunalförbund består till minst hälften av förbundsmedlemmar i Sydarkivera så har de samma rätt till tjänsterna som förbundsmedlemmarna. Detsamma gäller för aktiebolag eller andra sammanslutningar. För bastjänsterna blir det ingen extra kostnad. Däremot betalar dessa organisationer för avtalade anslutande tjänster. För att Sydarkivera ska kunna överta arkivmyndighetsfunktioner krävs särskilda beslut för respektive kommunalförbund/bolag.
Detta framgår av §§ 18.3 och 18.4 i Sydarkiveras förbundsordning.
Sydarkiveras förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse har fattat beslut om att möjliggöra deltagande vid politiska möten på distans, via webben. Arbete pågår med att utvärdera programvaror och teknisk utrustning.
Sydarkivera hjälper till med frågor som rör informationshantering och arkiv i den ordinarie verksamheten hos förbundsmedlemmarna. Det är viktigt för oss att det finns personal på plats inom rimligt reseavstånd. Vid behov upprättas nya lokalkontor.
En del förbundsmedlemmar har förvaltning av pappersarkiv som anslutande tjänst hos Sydarkivera. Pappersarkiv kan förvaras i befintliga lokaler. Ett annat alternativ är att samlokalisera pappersarkiven för bättre tillgänglighet. Det kan ge fördelar när det gäller effektivitet i arbetet och minskade kostnader. Eftersom det är en anslutande tjänst så får respektive kommun bestämma hur tjänsten ska se ut i praktiken.
När det gäller digital information är geografiska avstånd inte ett hinder. Utlämnande av allmän handling sker som utgångspunkt elektroniskt. När det gäller utlämnande av handlingar med sekretessuppgifter så hanterar Sydarkiveras anställda skada- och menprövning. Säker meddelandehantering används för att skicka känslig information över internet. Sydarkivera tillhandahåller tjänst för säker meddelandehantering.
Direktåtkomst och förbättrad tillgänglighet utreds gemensamt för att komma fram till acceptabla och kostnadseffektiva lösningar. Den första informationstypen som kommer att vara möjlig att ta del av via internet är medlemmarnas webbsidor som arkiveras en gång om året.
Under en uppbyggnadsperiod så hanteras sekretessleveranser genom att vi hämtar material på plats i kommunen, och då kan långa geografiska avstånd vara ett hinder. Bakgrunden till detta är för att få ner kostnader för säker transport av större mängder data.
Det måste vara en kommun, det vill säga kommun, landsting, region eller kommunalförbund, eftersom Sydarkivera är ett kommunalförbund som regleras av kommunallagen.
Sydarkivera organiserar och planerar sin verksamhet för att tillmötesgå olika behov och mognadsgrad när det gäller arkiv, informationshantering och digitalisering. Detta är en viktig utgångspunkt för förbundets verksamhet.
Det behöver finnas personal på plats i kommunen för att hantera den centrala arkivfunktionen, det vill säga en operativ resurs som arbetar med arkivfrågor. Det ser olika ut hos olika förbundsmedlemmar. En del kommuner har en eller flera arkivarier. Andra kommuner har till exempel en kanslichef och en arkivföreståndare, arkivassistent eller registrator/administratör som har hand om den centrala arkivfunktionen. Det krävs ingen särskild kompetens eller specialiserad personal, som till exempel IT-arkivarie, på plats i kommunen. Dessa resurser finansieras gemensamt genom medlemsavgiften.
Sydarkivera tillhandahåller utbildning, forum för nätverkande och rådgivning både till de centrala arkivfunktionerna och till administrativ personal, registratorer, handläggare, förvaltningschefer med flera målgrupper beroende på vilka behov förbundsmedlemmarna har.
Det finns inga formella hinder för Sydarkivera att fortsätta växa sett till antalet medlemmar. Styrelseformen kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse gör att det är möjligt att hantera ett stort antal förbundsmedlemmar.
Det finns fördelar med att skala upp när det gäller framförallt teknik och expertis inom långsiktigt bevarande. Det finns också utmaningar förknippade med att växa för snabbt, framförallt praktiskt och organisatoriskt.
Frågan om förbundets utveckling diskuteras fortlöpande av förbundsstyrelsen. Vi arbetar bland annat med nyttorealisering och riskanalyser som underlag för beslut och planering.
Det kommunala självbestämmandet gör att varje kommun själv bestämmer hur man vill organisera sig och planera arbetet. Det skiljer kommunerna från statliga myndigheter, som måste följa föreskrifter från Riksarkivet.
Det är viktigt att varje kommun själv tar ställning till ambitionsnivå, avgränsningar och vad det är man vill göra på kort och på lång sikt. Det finns olika alternativ när det gäller att organisera sin arkivmyndighet och arkivförvaltning
- Bilda en gemensam arkivorganisation för att ta över ansvar från kommunerna när det gäller att fungera som arkivmyndighet och arkivförvaltning. Organisationen hanterar i kommunarkiv förekommande arbetsuppgifter: Hantera tillsyn och utbildning, planera bevarande, hantera arkivleveranser, förvalta överlämnad information, lämna ut allmänna handlingar med mera. Sydarkivera är ett sådant exempel i form av ett kommunalförbund med många förbundsmedlemmar. Det finns också exempel på en gemensam nämnd och gemensam arkivförvaltning som har bildats av Göteborgs stad och Västra Götalandsregionen, nämligen Regionarkivet.
- Fullt ut ansvara för kommunens egen arkivfunktion, men samarbeta med andra i mer löst sammansatta konstellationer. Till exempel i form av ett interkommunalt avtal eller ett informellt nätverk. Det är möjligt att genomföra gemensamma projekt och samordna arbetet med till exempel utbildning, kravspecifikationer och upphandling, styrande dokument och planer, nätverk för erfarenhetsutbyte med mera. Det finns många exempel på både tidsbegränsade projekt och gemensam systemförvaltning, till exempel Berta-kommunerna (kranskommunerna runt Stockholm), e-förvaltningsrådet i Jönköpings län och R7 e-arkiv.
- Införa e-arkiv och ansvara för sin arkivmyndighet och arkivförvaltning inom den egna kommunen. Det finns exempel på olika ambitionsnivåer och strategier när det gäller upphandling av produkt eller tjänst för e-arkiv med mera. Ambitionsnivå kan variera från att fortsätta skriva ut på papper för bevarande till att införa en egen organisation och system för att hantera e-arkiv. Många stora kommuner väljer det här alternativet och utökar sin arkivförvaltning och upphandlar system för att hantera digitalt bevarande. Exempel är Malmö, Stockholm och Örebro.
Samarbetsform och bakgrund
Den kanske viktigaste framgångsfaktorn är att vi har valt att skapa ett kommunalförbund med en politisk ledning i form av fullmäktige och styrelsen. Detta ger en långsiktigt stabil organisation som kan fatta gemensamma beslut och också lyfta upp frågor till beslutsfattare på riksplanet.
En framgångsfaktor är satsningen på råd och stöd. I Sydarkiveras uppdrag ingår både utbildning, gemensam informationskartläggning och rådgivning i samband med upphandling av nya verksamhetssystem. Genom att få ordning och reda på informationshanteringen i den dagliga verksamheten är planen att få enklare och billigare processer att överföra information till den gemensamma bevarandeplattformen på längre sikt.
En annan framgångsfaktor för oss är avgränsning till slutarkivet. Det vill säga information som inte lägre används i den dagliga verksamheten i kommunen, utan som överlämnats till arkivinstitution (liknande Riksarkivets funktion). Det är andra målgrupper som ska servas, det vill säga forskare, allmänhet och andra myndigheter som vill gå tillbaka och ta del av information. Det är helt enkelt andra frågor och andra system som behövs för att tillhandahålla information. Här finns det stora fördelar med stordrift – både tekniskt och praktiskt. Metoder och teknik för att säkerställa digitalt bevarande är ofta baserade på öppen källkod, vilket innebär att särskild personal behövs för att administrera systemen. Det är inte så många kommuner som idag har den kompetensen, och då är det en fördel att kunna dela kostnader.
Sydarkivera har valt att inte arbeta med verksamhetsnära arkiv. Anledningen är att i ett verksamhetsnära arkiv är verksamhetens behov i hög grad styrande. Det innebär bland annat kostnadsdrivande integrationer och högre belastning då många användare behöver ha direkt åtkomst.
Ytterligare en framgångsfaktor är praktiskt stöd till förbundsmedlemmarnas nämnder och bolag för att hantera digitala arkivleveranser. Arkivleveranser samordnas och hanteras tillsammans och finansieras gemensamt inom ramen för medlemsavgiften. Sydarkivera stödjer förbundsmedlemmarna i hela processen kring leveranser till digitalt slutarkiv och hanterar en stor del av det praktiska och tekniska arbetet med inventering, planering, utredning, specifikationer, uttag, transformering, paketering med mera. Det är de gemensamma behoven, det vill säga nyttan och möjligheterna att realisera tjänster som avgör prioriteringsordningen. Framtagna lösningar kan användas av nya kommuner. Detta möjliggör på sikt en kostnadseffektiv hantering genom att metodik och verktyg för avställningar tas fram enligt löpande band principen. Genom att gå tillsammans i en större arkivorganisation finns en möjlighet även för mindre kommuner att få en hög kvalité och långsiktighet i informationshanteringen.
Utöver detta är en framgångsfaktor att arbeta efter beprövade standarder och vägledningar när det gäller arkiv och informationshantering och informationssäkerhet. Vi har goda etablerade kontakter och erfarenhetsutbyte med viktiga aktörer som till exempel Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor med flera. På kort sikt kan det vara enklare med egna lösningar och punkt till punkt integrationer, men på lång sikt ser vi gemensamma överföringsformat i form av förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) som en viktig möjliggörare.
Från och med 2019 tar vi steget ut i Europa och samarbetar kring digitalt bevarande genom organisationen DLM-forum och de projekt som arbetar fram gemensamma resurser till det europeiska byggblocket för eArkivering.
Projektet för att starta upp kommunalförbundet tog ungefär 2 år. Projektet kallades E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Det genomfördes i tre etapper: förstudie, fördjupad förstudie och konceptstudie.
Kommunalförbundet Sydarkivera bildades 2015. Under det första året så handlade mycket av arbetet om att skapa den gemensamma organisationen med administration av förtroendevalda, personal och ekonomi. Leveransutredningarna startades upp tidigt och även verksamheten med råd och stöd. Det tog ungefär ytterligare två år för organisationen att komma på plats.
Projektet att starta upp bevarandeplattformen med säker lagring tog ungefär 15 månader (2016-2017). I det här arbetet ingick behovsanalys, vägvalsfrågor och genomförande. Hela IT-produktionsmiljön, inklusive lagring, är distribuerad över två depåer för att hantera katastrofer. Depåerna består av bergsutrymme med EMP skydd, eget bankvalv och en depå med säker förvaring för backupmedia.
Kommunalförbund bedömdes vara den enda samverkansform som var funktionell och laglig för det typ av samarbete som berörda organisationer önskade. Det är viktigt att notera att Sydarkivera är en gemensam arkivverksamhet och gemensam arkivmyndighet, inte bara en gemensam förvaltning av arkivsystem. Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. Det innebär bland annat att det krävs samverkan mellan aktörer och en organisation som är stabil och långsiktigt hållbar.
Behovet som identifierades under projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge var en gemensam arkivverksamhet som kunde överta ansvar för arkiv och på så sätt avlasta kommunerna.
Konceptet för en gemensam arkivverksamhet är framtaget för att det ska fungera om många kommuner samarbetar. Det ska gå att skala upp organisationen efter hand. Kommunalförbundet ägs av förbundsmedlemmarna gemensamt. Genom att fullmäktige valts som styrelseform blir det möjligt för förbundet att växa. Varje förbundsmedlem utser ledamot och ersättare till fullmäktige
och förbundsfullmäktige utser i sin tur förbundsstyrelse.
Interkommunala avtal fungerar bäst för tidsbegränsade samarbeten för att till exempel fördela kostnader för ett projekt. Det går inte att avtala om att överlåta ansvar för arkivmyndighetsfunktioner, nämligen tillsyn och övertagande av myndigheters arkiv och utlämnande av handlingar.
Det finns oklarheter när det gäller att köpa tjänster av ett gemensamt ägt bolag utan upphandling. Ett gemensamt bolag kan inte ta över arkivmyndighetsfunktioner, tillsyn och övertagande av myndigheters arkiv och utlämnande av handlingar.
Gemensam nämnd är framförallt funktionell om det är några få, jämnstarka parter som samverkar. Gemensam nämnd fungerar inte så bra när det är många kommuner, stora och små, som ska samarbeta. Den gemensamma nämnden ingår som en del i en av kommunernas organisationer. Detta kan få konsekvenser för de deltagande kommunernas insyn och inflytande.
Teknik och säkerhet
Arbetet med informationssäkerhet omfattar flera aspekter: IT-säkerhet internt och i utbyte med förbundsmedlemmarna, samt skydd mot intrång i arkivet. Att utforma ett fullvärdigt säkerhetsskydd innebär att flera delar behöver finnas på plats. Vi arbetar kontinuerligt med säkerhetsaspekter. Vi har informationssäkerhetsspecialister som håller i arbetet med riskanalyser och deltar i arbetet med förvaltning av bevarandeplattformen och utredning av arkivleveranser.
Sydarkivera har vidtagit bland annat följande åtgärder:
- Personal som uppfyller krav på säkerhetspolisens registerkontroll (säkerhetsklass 3).
- Kontinuerligt arbete med risk och sårbarhetsanalyser där konsekvens och sannolikhet redovisas.
Vi arbetar systematiskt med att planera arkivleveranser enligt en standard som kallas PAIMAS (Producer Archive Interface Abstract Standard). Under utredningsfasen får vi en uppfattning om krav som behöver ställas på informationssäkerhet, villkor för åtkomst, hur frekvent materialet efterfrågas med mera redan innan leveransen planeras. Utredningen utförs tillsammans med förbundsmedlemmarna. Det finns rutiner för att hantera arkivleveranser med sekretessinformation, dessa beskrivs i leveransöverenskommelser med berörd förvaltning.
Plattformen för att säkerställa det digitala bevarandet byggs upp successivt för att hantera kraven som den arkiverade informationen ställer. Systemet för slutarkiv baseras på OAIS-modellen. Det innebär att handlingar tillsammans med metadata av olika slag paketeras i informationspaket (”digitala arkivboxar”).
Plattform för att hantera utlämnande kommer att införas successivt. Idag hanteras det manuellt.
Sydarkivera har vidtagit bland annat följande åtgärder:
- Kontinuerligt arbete med att beskriva samtliga arbetsflöden.
- Bevarandeplattformen är helt isolerad från omvärlden. Dels fysiskt skyddat, dels nätmässigt och även strikt behörighetsstyrd.
- Bevarandeplattformen är utformad med flera nivåer av redundans som ger en mycket hög tillförlitlighet och driftsäkerhet.
När det första ramavtalet tecknades kunde inte Sydarkivera avropa. Det beror på att Kommunalförbundet Sydarkivera bildades efter att upphandlingen genomförts. Därför var vi inte avropsberättigade.
Sydarkivera har bidragit med resurser till arbetsgruppen som tagit fram kravspecifikationen för det andra ramavtalet för e-arkiv (E-arkiv 2016). Den här omgången kommer förbundet att kunna avropa tjänster och produkter från ramavtalet.
Vi har valt att inte sammanställa en omfattande kravspecifikation för ett totalt arkivsystem. Strategin är att starta upp en grundläggande plattform som kan byggas ut och skalas upp över tid. Det första steget var införande av den gemensamma arkivorganisationen. Därefter har vi infört en grundläggande bevarandeplattform som kan enkelt beskrivas som en digital motsvarighet till arkivdepå och uppackningsrum.
Vi har utfört en behovskartläggning inför vägvalsbeslut av IT-infrastruktur, säker lagring och bevarandetjänster. Samtliga programvaror som vi använder oss av initialt är öppen-källkodsprodukter. Den tekniska plattformen för att säkerställa digitalt bevarandet kommer successivt att anpassas för att hantera kraven som den arkiverade informationen ställer. I det arbetet kommer vi att ta fram kravspecifikationer för de olika produkter och tjänster som behöver införas.
Det finns en checklista (CheckARK – publicerad i en version för synpunkter) med krav på den organisatoriska, verksamhetsmässiga och tekniska infrastrukturen. Checklistan baseras på Audit and certification of trustworthy digital repositories (antagen som standard ISO 16363:2012). Vi arbetar med utgångspunkt från OAIS-modellen som beskriver arbetet med att bevara information digitalt för kommande generationer, oavsett typ av information och vilka system som ursprungligen hanterade informationen.
Vi arbetar fortlöpande med att definiera Sydarkiveras verksamhetsprocesser och informationsflöden när det gäller leveransprojekt, mottagning, förvaring, utlämnande av information med mera. Även leveransutredningarna genererar krav på arkivsystemet.
Vi har implementerat version 1.1 av den beslutade FGS:en för paketstruktur. Detta gör det möjligt att hantera leveranser av ostrukturerade dokument (typ Pdf) och strukturerade dokument med befintligt uttagsformat. Aktuella dokument finns att hämta via Riksarkivets webbplats och adressen: https://riksarkivet.se/fgs-earkiv.
Vi deltar i olika sätt i initiativ och projekt för att utveckla, testa och utvärdera nya FGS:er. Vi undviker så långt som möjligt att ta fram egna specifikationer, utan arkiverar till exempel i befintligt utdataformat eller som ostrukturerade dokument (till exempel PDF). Om de verksamhetssystem som upphandlas av förbundsmedlemmarna kan exportera information i FGS-format för olika informationstyper så kan vi på Sydarkivera ta emot det för långsiktigt digitalt bevarande.
It-miljön i våra datacenter bygger på öppen arkitektur i alla lager. Hårdvaran i botten är skalbar med öppen arkitektur, med fabrikat som vanligtvis driver runt de större molntjänsterna. All programvara i vår it-infrastruktur bygger på öppen källkod. Det är programvaror för till exempel virtualisering, lagring, backuphantering och datacenterreplikering av våra geografiskt skilda depåer. Det mesta av applikationsflora, består också av öppen källkod.
Vi har valt ESSArch som bevarandeplattform. Bakgrunden är att bevarandeplattformen vidareutvecklats i anslutning till det europeiska projektet E-ARK och är en del i den verktygslåda som projektet producerat för det europeiska byggblocket eArchiving. Runt om bevarandeplattformen har vi ett antal applikationer som körs i en produktionsslinga för att operera på arkivobjekt inför bevarande. För att få dynamiskt applikationsstöd i våra processflöden bygger mycket av våra tjänster på så kallade mikrotjänster eller containers.
It-miljön för bevarandesystemet är helt separerat från internet, lever i ett eget akvarium, vilket innebär att arkivobjekt får bäras in för hand i det här sista momentet.
Vi har också i egen regi utvecklat ett antal programvaror som vi använder. Allt utvecklingsarbete pågår i vårt externa labb, ett komplett datacenter, som vi delar med andra aktörer i samband med gemensamma projekt och andra samarbetsformer.
Inom IT betecknar ordet arkiv vanligtvis filer som lagras på ett långsamt men billigt medium, på grund av att de efterfrågas sällan eller aldrig. Arkiv för oss på Sydarkivera är mer än ett lagringssystem. Det är en verksamhet för att säkerställa att information bevaras och är användbar för framtida generationer. Det innebär bland annat principer för urval för bevarande, registrering/förtecknande av information, dokumentation av ursprungligt sammanhang (verksamhetssammanhang och hur information hanterats i verksamhetssystem) med mera. Idag förutsätts utbildning på högskolenivå för att arbeta som arkivarie.
Hittar du inte svaret på dina frågor?
Ställ gärna nya frågor till oss via formuläret nedan. Hör gärna av dig om du hittar något som är otydligt eller som verkar konstigt.