Vanliga frågor FAQ

Ta det lugnt! Alldeles säkert har ni redan e-arkiv. Varje dag hanterar myndigheter mängder med e-post, elektroniska dokument och registrerar uppgifter i olika verksamhetssystem och databaser. Mycket av detta blir allmän handling, och myndighetens e-arkiv består av dess elektroniska allmänna handlingar.

E-arkiv, elektroniska allmänna handlingar, som fortfarande finns hos förbundsmedlemmarna hanteras i de verksamhetssystem och dokumenthanteringssystem som finns hos respektive kommun eller region. Verksamheter som behöver ha sin information kvar länge kan ha särskilda system som kan kallas e-arkiv eller mellanarkiv. Förbundsmedlemmarna får råd och stöd av Sydarkivera i samband med upphandling, införande och förvaltning av de informationssystem som används. Tillsammans ser vi till att systemen som används är säkra, pålitliga och välfungerande.

Sydarkivera har hand om förbundsmedlemmarnas gemensamma slutarkiv. Det digitala slutarkivet tar emot e-arkiv som överlämnas till arkivmyndighet för långsiktigt digitalt bevarande. Bevarandesystemet finns i förvaltning sedan 2016. Överlämnande sker först när informationen inte längre används i den löpande verksamheten hos förvaltningar och bolag. Det kan vara efter 5 år, 10 år eller ännu längre tid beroende på verksamhetens behov. Sydarkivera ansvarar för att lämna ut de allmänna handlingar som överlämnats till Sydarkivera som arkivmyndighet.

E-arkiv kan i vardagligt tal användas för att tala om tjänster som samlar in och tillgängliggör information direkt till slutanvändare. Sydarkivera kommer successivt att införa tjänster för att ta del av information som hämtas från slutarkivet. För att det ska vara möjligt behöver det vara information som kan tillgängliggöras utan att personuppgifter eller sekretessuppgifter kommer till obehöriga.

Hanteringen liknar mycket hur det fungerar i traditionella kommunarkiv/arkivinstitutioner. Du får begära ut handlingar, men en del information finns tillgängligt direkt i forskarsal för besökare.

Myndigheternas arkiv består av allmän information, oavsett om den hanteras på papper eller i olika IT-system. E-arkivet i juridisk betydelse är allmän information som lagras och hanteras digitalt.

Lagstiftningen som rör informationshantering och arkiv är teknikoberoende. Arkiven dokumenterar beslut, aktiviteter och minnen och utgör ett unikt och oersättligt arv som bevaras för kommande generationer (Universal Declaration on Archives). Det är bakgrunden till att det finns en arkivlag med bestämmelser om bevarande och vård av offentliga arkiv.

Att bevara elektronisk information för framtida generationer är ett långsiktigt, komplext och kostsamt åtagande. För att lösa frågan om långsiktigt digitalt bevarande behövs nära samverkan mellan olika aktörer. Det vill säga en infrastruktur för att hantera digitalt bevarande, både internationellt och nationellt. Infrastrukturen består bland annat av juridiska, organisatoriskt och tekniska förutsättningar. Ordet e-arkiv kan därför användas för att understryka att arkivets arbete även handlar om att skapa förutsättningar för att hantera digital information på ett långsiktigt hållbart sätt.

Så länge det finns en verksamhet som behöver sin information, personal som förstår den och informationssystem som kan behandla den finns till stor del en infrastruktur för bevarande. I slutarkivet hanteras information oberoende av de ursprungliga verksamheterna och informationssystemen. Det innebär att information om det ursprungliga sammanhanget och tekniken också måste bevaras av arkivet. För det behövs en långsiktigt hållbar organisation och system som stöd för att hantera arbete med långsiktigt digitalt bevarande.

Ordet e-arkiv används ofta för att benämna IT-system som stödjer arbetet med att tillgängliggöra och bevara digital information. Det kan också användas synonymt med dokumenthanteringssystem, det vill säga IT-system som hanterar till exempel inskannade dokument och dokument som skrivs i särskilda mallar (skrivelser, rapporter och så vidare).

En del förbundsmedlemmar väljer att ha kvar ansvaret för sina pappersarkiv. Det vill säga närarkiv och kommunarkiv/centralarkiv med lokaler, personal, arkivförteckningssystem med mera som redan finns på plats. Dessa förbundsmedlemmar har som lokal arkivmyndighet fortsatt ansvar för att hantera befintliga pappersarkiv i enlighet med lagstiftningen och de bestämmelser som finns i det lokala arkivreglementet.

Andra väljer att överlämna även förvaltningen av kommunarkiv/centralarkiv till Sydarkivera som anslutande tjänst. Då är Sydarkivera hel arkivmyndighet och ansvarar för både digital och analog information som överlämnats till slutarkiv. När det gäller anslutande tjänster betalar förbundsmedlemmen för de tjänster som används till självkostnadspris.

Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster för att digitisera och tillgängliggöra analoga arkiv. Effektiv digitisering förutsätter att materialet är rensat, gallrat, ordnat och förtecknat. Det finns möjlighet att avtala om anslutande tjänster för att ordna upp närarkiv (på-plats-stöd).

Det finns i dagsläget inga planer på att storskaligt digitisera/skanna samtliga befintliga pappersarkiv. I första skedet rekommenderar vi förbundsmedlemmarna att digitalisera sina arkivförteckningar för att öka tillgängligheten till arkivet.

Tillsammans med förbundsmedlemmarna arbetar vi successivt fram rekommenderade rutiner för skanning för att underlätta hanteringen lokalt. Vid behov arrangeras utbildningar om hur man tekniskt och praktiskt ska hantera skanning. 

Om någon förbundsmedlem planerar att skanna handlingar på papper så kan Sydarkivera hjälpa till med råd och stöd när det gäller till exempel filformat, metadata och liknande. Vi kan även bistå med rådgivning i samband med upphandling av tjänster eller system för skanning.

Att hantera skanning av analoga handlingar ingår inte i förbundets bastjänster.

Det är en viktig del i Sydarkiveras arbete att inventera, omvärldsbevaka, analysera och planera samordning av digitala leveranser. Förbundsfullmäktige beslutar om övergripande prioriteringsprinciper.

Att prioritera arkivleveranser är ett arbete som påverkas av en mängd olika faktorer såsom resurser (personal och pengar), det som händer i omvärlden när det gäller standard- och teknikutveckling samt förbundsmedlemmarnas behov och förutsättningar.

Förbundsstyrelsen fattar inriktningsbeslut för prioriterade leveranstyper. Samråd sker med bland annat förbundsmedlemmarnas arkivfunktioner och kontaktpersoner. Lista på fattade inriktningsbeslut återfinns på Sydarkiveras Wiki.

• Inriktningsbeslut digitala arkivleverenser – Sydarkiveras Wikis webbplats

Det kan finnas bestämmelser i lagstiftningen som kommunerna måste följa, till exempel socialtjänstlagen.

I övrigt finns bestämmelser i arkivreglemente eller informationshanteringsplaner. Det kan se olika ut hos förbundsmedlemmarna. Innan beslut om gallring sker ett samråd med Sydarkivera och det finns mallar för informationshanteringsplaner.

Nej. Sydarkivera förvaltar ett gemensamt klassificeringsschema/diarieplan. Fördelarna med att införa det framtagna klassificeringsschemat är att det blir lättare för oss att hjälpa till med råd och stöd. I framtiden finns det också möjligheter att förenkla sökningar i arkiven genom att erbjuda söktjänster där informationen presenteras på ett likartat sätt. När diarier paketeras för arkivering bevaras de diarieplaner/klassificeringsscheman som använts som kompletterande information.

Sydarkiveras förbundsstyrelse är gemensam arkivmyndighet för förbundsmedlemmarna och ansvarar för det gemensamma digitala arkivsystemet. Det innebär att förbundsstyrelsen äger och ansvarar för informationen som överlämnats. Det är förbundsmedlemmarnas fullmäktige som i arkivreglemente beslutar att utse Sydarkivera till arkivmyndighet.

Överlämnande av informationen sker efter överenskommelse. En särskild leveransöverenskommelse tecknas med berörd förvaltningschef/arkivansvarig.

Den information som inte har överlämnats ägs av respektive myndighet (nämnd/bolag). Det innebär att den information som används dagligen i verksamheten finns kvar hos förbundsmedlem och inte i det gemensamma arkivet. Det är information som inte längre används i verksamheten som överlämnas till slutarkiv (arkivmyndighet).

Sydarkivera förtecknar mottagna arkivleveranser. Det kan också finnas befintliga arkivförteckningar som följer med de kommunarkiv/centralarkiv som förvaltas av Sydarkivera.

Förbundsmedlemmarna har inte direktåtkomst för att söka direkt i det digitala slutarkivet. Det beror bland annat på att det är överlämnad information och att sekretessen gäller för den avlämnande verksamheten (myndigheten). Det beror också på överväganden när det gäller informationssäkerhet och att det inte alltid finns användarvänliga gränssnitt för sökning.

På sikt kommer vissa informationstyper göras tillgängliga i databas för sökning i innehållet och direktåtkomst till handlingar. Förutsatt att det inte finns hinder när det gäller till exempel sekretess eller dataskydd (GDPR, General Data Protection Regulation,).

Vissa informationsmängder/dataset kommer att kunna lämnas ut som öppna data så att vem som helst kan använda informationen och göra den sökbar. Det gäller naturligtvis endast allmän och offentlig information utan integritetskänsliga personuppgifter.

Det är inte bara att gå in och hämta handlingar i arkivsystemet till exempel via en webbtjänst. Precis på samma sätt som att vem som helst inte får gå in i en arkivlokal för pappershandlingar och hämta dokument.

Vissa handlingar kan bara lämnas ut efter sekretessprövning. Det innebär en manuell handläggning av behörig personal.

I takt med att arkivsystemet byggs upp och leveranser tas om hand kommer vi successivt att bygga upp en plattform för att lämna ut handlingar. Plattformen kan möjliggöra både utskrifter på papper och elektroniska dokument. Offentliga handlingar utan integritetskänsliga personuppgifter kan lämnas ut via till exempel e-post, eller delas via andra öppna kanaler.

Det första materialet som tillgängliggjorts för direktåtkomst är insamlade webbplatser.

Tjänster för direktåtkomst till vissa andra informationstyper kan bli aktuella. Särskilt om det blir många förfrågningar. Förutsättning är att det går att finansiera tjänsterna och att det inte finns hinder när det gäller sekretess/dataskydd.

Vissa informationsmängder/dataset kan lämnas ut som öppna data och kan publiceras öppet på nätet. Det gäller naturligtvis endast allmän och offentlig information som inte innehåller integritetskänsliga personuppgifter.

Som för alla myndigheter har Sydarkivera krav på sig att lämna ut allmänna handlingar så fort som möjligt. Det innebär att vi alltid prioriterar förfrågningar om utlämnande av handlingar.

Nivå för åtkomst och tillgänglighet bestäms därutöver beroende på informationstyp. Nivån sätts i samband med leveransutredningar och i nära samarbete med förbundsmedlemmarnas förvaltningar. Innan digital information överlämnas till Sydarkivera upprättas en leveransöverenskommelse med arkivansvarig/förvaltningschef. I den specificeras bland annat åtkomst och tillgänglighet. När information har överlämnats så är det den gemensamma förbundsstyrelsen som beslutar om ändrad servicenivå. Basnivå är alltid förvaltningslagens bestämmelser om servicenivå när det gäller utlämnande av allmän handling. Målsättningen på längre sikt är att förbättra tillgång framförallt till allmän offentlig information.

Förbundsstyrelsen fungerar som gemensam arkivmyndighet, tar över ansvar för arkiven och hanterar utlämnande. Vissa informationstyper kan inte göras tillgängliga på grund av bestämmelser om sekretess. När det gäller övriga informationstyper kan det bli aktuellt med utlämnande genom direktåtkomst.