Så här fungerar vi

Sydarkiveras tjänster är uppdelade i bas- och anslutande tjänstepaket som baseras på förbundets verksamhetsplan.
Paketen innehåller flera olika tjänster.
Klicka på ett paket nedan för att läsa mer.

Bastjänst

Våra bastjänster finansieras av medlemsavgiften och erbjuds till alla förbundsmedlemmar. Bastjänsterna bygger på Sydarkiveras grundläggande uppdrag att agera arkivmyndighet för medlemskommuner, förbund och bolag.

Anslutande tjänst

Våra anslutande tjänster är valfria och regleras via särskilda avtal. Dessa tjänster ingår inte i medlemsavgiften och erbjuds för ett självkostnadspris

Bastjänster

Sammanfattning

Sydarkiveras förbundsstyrelse är arkivmyndighet och ansvarar för att utöva tillsyn över förbundsmedlemmarnas informationshantering och arkiv. Tillsynen bedrivs med stöd av arkivlagens bestämmelser och föreskrifter som meddelats med stöd av arkivlagen. Tillsynen sker dels på eget initiativ och dels efter anmälan. Sydarkiveras arkivarier utövar arkivtillsyn genom inspektionsbesök hos förbundsmedlemmarna enligt en beslutad tillsynsplan. Förbundsmedlemmar kan begära händelsestyrd tillsyn om det behövs och de planerade tillsynsbesöken inte räcker till. Tillsynen omfattar både analoga och digitala arkiv. Arkivansvariga kan själva kontrollera förvaltningens eller bolagets arkiv med hjälp av de rutiner, instruktioner och verktyg som Sydarkivera tillhandahåller. Sydarkivera hanterar samlad uppföljning, rådgivning och planering av åtgärder. Utifrån de behov som identifieras i samband med arkivtillsynen utarbetas riktlinjer om arkivvård i samarbete med förbundsmedlemmarna.

Tjänster som ingår i paketet

  • Arkivinspektion
  • Egenkontroll
  • Granskning av gallringsbeslut
  • Riktlinjer om arkivvård

Sammanfattning

Sydarkivera bevakar vad som händer i omvärlden och deltar i strategiska initiativ för att främja metodutveckling. Utredningar, tester och lösningsförslag samordnas för alla förbundsmedlemmar. Sydarkivera deltar i så väl styrelsearbeten som externa projekt för att bidra till metodutveckling och framtagande av nya vägledningar och rekommendationer för digitalt bevarande. Vi deltar särskilt i initiativ för att utveckla gemensamma specifikationer för överföringsformat både på europeisk nivå (genom DLM Forum) och nationell nivå.

Tjänster som ingår i paketet

  • Omvärldsbevakning
  • Externa projekt och arbetsgrupper
  • Systeminventering och samordning av digitala arkivleveranser
  • Prioritering och inriktningsbeslut
  • Leveransutredningar och metodutveckling

Sammanfattning

Sydarkivera tar emot och förvarar leveranser med digitala handlingar. Materialet förvaras först i karantän för bland annat virusskanning för att hindra att skadlig kod arkiveras. Sydarkiveras personal hanterar kvalitetssäkring, tillför metadata och genererar slutligen arkivpaket (AIP). Färdiga arkivpaket överförs till slutförvar. Arkivpaketen lagras på två olika geografiska platser där de säkerhetskopieras och övervakas.

Tjänster som ingår i paketet

  • Mottagning av digitala arkivleveranser
  • Arkivlagring och datahantering
  • Åtkomst till överlämnade digitala arkiv
  • Administration arkivsystem

Sammanfattning

Sydarkivera vårdar de digitala arkiven så att de kan användas i framtiden. I arkivvården ingår bland annat konvertering till bevarandeformat och migrering till nya tekniska miljöer. Säkerhet och kontinuitet planeras och dokumenteras för att säkerställa långsiktigt digitalt bevarande. Egenkontroll hanteras med hjälp av checklista baserad på standard knuten till OAIS-modellen.

Tjänster som ingår i paketet

  • Säkerhet och kontinuitet
  • Egenkontroll (CheckARK)
  • Bevarandeåtgärder
  • Värdering och kvalitetssäkring
  • Gallring

Sammanfattning

Sydarkivera hanterar digitala arkivleveranser i samarbete med berörda förvaltningar och ansvarig chef. Kansli, arkiv och it hos förbundsmedlem är involverade i arbetet. Gemensamma rutiner, processer och verktyg används av samtliga förbundsmedlemmar. Sydarkivera hanterar överföring och paketering av arkivleveranser från verksamhet till slutarkiv.

Arkivleveranser sker framförallt:

  • När verksamheter lägger ner
  • I samband med systembyte
  • I enlighet med beslutad informationshanteringsplan

Sydarkiveras arkivarier deltar i arbetet med leveransutredningar. Fokus är att utreda urval för bevarande, gallring, målgrupper, åtkomst, tillgänglighet och sökbarhet. Med utgångspunkt från leveransutredningarna arbetar Sydarkivera fram rutiner och mallar i samarbete med berörda förbundsmedlemmar. Instruktioner, checklistor med mera kompletteras efter hand som behov uppkommer.

I handläggningen av digitala arkivleveranser ingår testleveranser och beställning av uttag från databaser. Leveransen dokumenteras i en leveransöverenskommelse som arbetas fram i samråd med levererande verksamhet. Slutligen kontrolleras att allt har kommit med i leveransen och är läsbart. Förbundsmedlem deltar i arbetet med kvalitetssäkring. Resultatet blir digitala arkivpaket som överförs till bevarandeplattformen. Ett leveransgodkännande avslutar processen.

Leveranstyper som ingår i paketet

  • Personakter och patientjournaler
  • Databaser och register
  • Externa webbplatser
  • Äldre digitalt material

Sammanfattning

Sydarkivera bevarar information för att det ska vara möjligt att återanvända information. Informationen i arkivet efterfrågas av allmänheten, enskilda personer, myndigheter och forskare. Förfrågningar kommer in via telefon eller brev/e-post

Tjänster som ingår i paketet

  • Arkivredovisning
  • Samsök arkivinformation
  • Forskarsal på webben
  • Lämna ut allmän handling
  • Öppna data
  • Kundtjänst/kundstödsystem

Sammanfattning

Sydarkivera erbjuder utbildningar och handböcker för olika målgrupper, inriktningar och kunskapsnivåer. Utbildningarna anpassas löpande efter förbundsmedlemmars identifierade behov och är tänkta att ge deltagarna nödvändiga kunskaper för en väl fungerande informationsförvaltning. Det pedagogiska materialet arbetas fram i samarbete med förbundsmedlemmarna och baseras ofta på goda och dåliga exempel. Sydarkivera rekommenderar att utbildningarna genomförs i ordningen bas – grund – fördjupning. Utbildningar genomförs antingen på plats, på webben via kommunikationsverktyg eller via olika former av e-lärande som informationsfilmer och interaktiva spel.

Exempel:

  • Introduktionsutbildning för ny förbundsmedlem
  • Grundutbildning om informationshantering och e-arkiv
  • Upprätta styrdokument för informationshantering
  • Lagar och regler
  • Löpande hantering av information

Sydarkivera erbjuder även utbildningar på specialist- och expertnivå, men dessa erbjuds endast som anslutande tjänster och ingår inte i baspaketet. Förbundsmedlemmar tar del av dessa utbildningar till ett rabatterat pris.

Tjänster som ingår i paketet

  • Grundutbildning
  • Intensivutbildning
  • E-lärande
  • Handböcker

Sammanfattning

Sydarkivera ger sina förbundsmedlemmar råd om arkiv och informationshantering, både digital och analog. Rådgivning sker i samband med besök på plats i kommunen eller via telefon, e-post eller gemensamma grupparbetsplatser på webben. Rådgivning i samband med att ta fram informationshanteringsplaner är också en viktig del.

Genom att använda samma metoder i en större samverkan blir det möjligt återvinna erfarenheter, minska risken för fel och effektivisera arbetet med informationshantering och arkiv. Alla kommuner och alla förvaltningar behöver inte börja om från början vilket sparar tid och också kan frigöra tid för kommunernas kärnverksamheter. Någon att fråga är det viktigaste för många ute i verksamheterna. För att skapa närhet till rådgivningen utses en arkivarie hos Sydarkivera som medlemssamordnare som agerar som första kontakt mot förbundsmedlem.

Sydarkivera arbetar tillsammans med medlemmar att kartlägga informationsflöden och säkerhetsklassa informationsmängder i samband med workshopar. Underlaget används för framtagande av mallar och rutiner men även i samband med utredningar och rådgivning vid upphandling av verksamhetssystem.

VerkSAM

Sydarkivera förvaltar VerkSAM, en serie verksamhetsgemensamma mallar för att förenkla framtagande och uppdatering av arkivbeskrivning, diarieplan/klassificeringsstruktur och informationshanteringsplan, med mera.

Tjänster som ingår i paketet

  • Rådgivning
  • Nätverkande, digitalt via Yammer och fysiska träffar
  • Temadagar
  • Informationskartläggning
  • VerkSAM Arkivredovisning

Anslutande tjänster

Sammanfattning

Helhetslösning för slutarkiv och hel arkivmyndighet

Förvaltningarna behöver inte hålla koll på digitalt vs. analogt slutarkiv

Inget delat ansvar för information och personuppgifter

Ca 2000 förfrågningar om utlämnande per år

Möjliggör professionalisering av processer runt utlämnande

Tjänster som ingår i paketet

  • Analoga arkivleveranser
  • Gallring i överlämnade analoga arkiv

Sammanfattning

Sydarkivera är gemensamt dataskyddsombud för ett antal förbundsmedlemmar, kommunalförbund och kommunala bolag. 2019 har en utvärdering genomförts vilket har resulterat i att nya avtal arbetas fram.

Tjänsten som dataskyddsombud utförs av en grupp med olika kompetenser, jurist, arkivarie och IT- och informationssäkerhetsspecialist. Dataskyddsombudets primära uppgift är rådgivning i dataskyddslagstiftning och övervakning av efterlevnaden av dataskyddsförordningen. Särskilda avtal tecknas med de som ansluter sig till tjänsten.

Sydarkivera genomför nätverksträffar för dataskydd där anslutna organisationer får chans att nätverka och ställa frågor i ämnet dataskydd och informationssäkerhet. På nätverksträffarna genomförs utbildning inom olika delar av området.

Tjänster som ingår i paketet

  • Informera och ge råd till de personuppgiftsansvariga och dess anställda om skyldigheter enligt dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.
  • Planera och genomföra utbildningar i dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.
  • Ta fram mallar för interna riktlinjer och policydokument för behandling av personuppgifter hos den personuppgiftsansvarige, t ex inventerings-rutiner, incidenthantering och informationsrutiner till registrerade.
  • Samarbeta med tillsynsmyndighet för dataskyddsfrågor och vara kontaktperson för tillsynsmyndigheten.
  • Ge råd vad gäller risk- och konsekvensbedömningar avseende dataskydd.
  • Ge råd vid upphandling av system/applikationer som rör personuppgifter.
  • Ta fram mallar för avtal med personuppgiftsbiträden.
  • Övervaka efterlevnaden av dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning hos den personuppgiftsansvarige.
  • Följa rättsutvecklingen inom området för dataskydd och delta i nätverk och projekt för att upprätthålla hög kompetens.

Förbundsmedlemmarnas förvaltningar har ofta behov av hjälp på plats. Städa närarkiv och hjälp med informationshanteringsplaner är uppskattade anslutande tjänster.

  • Vad ska sparas och vad ska slängas?
  • Hur kommer man igång med att göra en informationshanteringsplan?

Det är inte lätt gjort att städa upp efter generationer av tjänstemän! Ordning och reda i närarkiven – en möjliggörare för digitalisering.

Tjänster som ingår i paketet

  • Stöd för att planera informationshantering/projektresurs
  • Vård analoga arkiv

Sydarkivera erbjuder specialistutbildningar för olika specialistfunktioner på central nivå inom en organisation. Kurserna är direkt kopplade till en eller flera roller eller funktioner inom området informationshantering med både teori och praktik. Utbildningar på specialistnivå, samt innehåll, målgrupp och krav på förkunskaper kommer att annonseras på bokningsportalen. Specialistutbildningar är öppna för både förbundsmedlemmar och externa intressenter. Utbildningar på specialistnivå ingår inte i medlemsavgiften. Förbundsmedlemmar erbjuds rabatterad deltagaravgift. Sydarkivera erbjuder även ett antal utbildningar på expertnivå för olika expertfunktioner när det gäller arkivering, informationsförvaltning, dataskydd, digitalt bevarande och informationsöverföring.

Exempel på specialistutbildningar:

  • Grundläggande om FGS innehållande information om XML och utbytesformat.
  • Informationssäkerhet, kartläggning och klassning.
  • Arkivlokaler och tillsyn.
  • Speciallagstiftning.
  • Kravställning.

Verkar det intressant?

Verkar något otydligt? Saknar du detaljer eller vill prata med någon på Sydarkivera om en tjänst?

Läs mer om Sydarkivera, hur du kontaktar oss eller hur din organisation kan bli medlem i förbundet på sidorna till höger.

Stäng meny
Skip to content