Gå med
Förarbete
Börja med att läsa igenom informationen på den här sidan som beskriver hur det går till att bli förbundsmedlem.
Kontakta oss tidigt i processen om ni funderar på att gå med i Sydarkivera för att kunna planera med framförhållning.
E-post: registrator@sydarkivera.se
Vi bokar in ett första möte för att vidare informera om anslutningsprocessen. Mötet kan ske på vårt huvudkontor, på plats hos er eller via webben.
Därefter krävs det ofta ett internt förankringsarbete inom er organisation, både på politisk nivå och på tjänstemannanivå. Vid möte på politisk nivå och ledningsgrupp/motsvarande ser Sydarkivera att mötet genomförs på plats hos ansökande organisation. Ibland har det arbetet redan gjorts i form av förstudier eller liknande.
Om ni därefter fortfarande har för avsikt att gå med i förbundet och känner er säkra på att Sydarkivera är ett bra alternativ så är det dags att ansöka om medlemskap. Kontakta förbundschefen för att få aktuella beslutsunderlag och information om anslutningsprocessen för just er organisation.
Kostnader
Anslutningsavgift: 4 kr / kommuninvånare (engångsavgift).
Medlemsavgift: 27 kr / kommuninvånare (per år).
Ovan nämnt pris gäller för kommuner.
Vid anslutning av region gäller andra förutsättningar. Kontakta förbundschefen för mer information.
Steg 1: Avsiktsförklaring
Under Steg ett ska kommunstyrelsen/regionstyrelsen fatta beslut om att lämna in en avsiktsförklaring om medlemskap. Avsiktsförklaringen ska efter beslut undertecknas av utsedd politisk representant och kommundirektör/regiondirektör. Efter undertecknandet skickas avsiktsförklaringen och en kopia på det politiska beslutet till Sydarkivera via e-post:
E-post: registrator@sydarkivera.se
Kontakta förbundschefen för att få aktuella beslutsunderlag.
Steg 2: Förbereda anslutning
Steg två inleds med att Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om att godkänna den ansökande organisationen som ny förbundsmedlem.
Därefter undertecknas en anslutningsöverenskommelse mellan kommundirektör/regiondirektör och förbundschef. När överenskommelsen är undertecknad faktureras anslutningsavgiften. Vid beräkning av anslutningsavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december föregående år, det vill säga året innan anslutningsprocessen påbörjas. För regioner gäller en annan beräkningsgrund. Kontakta förbundschefen för att få aktuell information.
Anslutningsöverenskommelsen är startpunkten för att sätta igång arbetet för att förbereda medlemskap i Sydarkivera. Anslutningsprocessen hanteras av en av Sydarkivera utsedd medlemssamordnare. Medlemssamordnaren agerar kontakt för den anslutande organisationen under hela medlemskapet. Under anslutningsprocessen har organisationen även kontakt med Sydarkiveras särskilt utsedda anslutningssamordnare.
Kommundirektören/regiondirektören ska vid varje tillfälle utse en kontaktperson i organisationen för det fortsatta anslutningsarbetet. Normalt sett är det en administrativ chef/kanslichef eller motsvarande med ansvar för den egna arkivorganisationen samt har överblick över informationshanteringen i organisationen. Kontaktpersonens roll är att sprida information från Sydarkivera vidare till den politiska ledningen och ut i organisationen både under anslutningsprocessen och när medlemskapet trätt i kraft.
Det ska även utses en arkivkontakt som kommer att vara den mer direkta kontakten mellan Sydarkivera och verksamheterna när det kommer till det praktiska arbetet med informationshantering, leveranser med mera.
Anslutande organisation får tillgång till ett urval av bastjänsterna under anslutningsåret:
- Enklare rådgivning via telefon och e-post i frågor som rör allmänna frågor om informationshantering och arkiv. Rådgivningen riktar sig i första hand mot den lokalt utsedda arkivfunktionen.
- Tillgång till mallar och rutiner som rör informationshantering och arkiv.
- Deltagande vid de öppna utbildningar, nätverksträffar och andra aktiviteter som läggs ut på Sydarkiveras bokningsportal.
- Tillgång till Sydarkiveras nätverk på webben för kommunikation och samarbete mellan förbundsmedlemmar och Sydarkivera.
Anslutningsöverenskommelsen ger möjlighet för den anslutande organisationen att teckna separata avtal om anslutande tjänster. Dessa tjänster ingår inte i medlemsavgiften utan finansieras till ett självkostnadspris, inklusive Sydarkiveras overheadkostnad.
Exempel på anslutande tjänster som finns är:
- Stöd i analoga arkivet (centralt eller på förvaltning)
- Gemensamt dataskyddsombud
Tecknat avtal om anslutande tjänst ger tillgång till de specialutbildningar och träffar som ingår i respektive anslutande tjänsts utbud.
Sydarkivera utreder samordnat behov av nya anslutande tjänster. Utredningarna prioriteras av förbundsstyrelsen. Anslutande organisationer kan lämna in underlag för prioritering i samband med avrapportering under anslutningsprocessen.
Även efter att överenskommelsen undertecknats är organisationens nämnder/styrelser och den lokala arkivmyndigheten fortsatt ansvariga för sin arkivverksamhet.
Fram tills dess att den ansökande organisationens fullmäktige antagit ett nytt arkivreglemente, där arkivmyndighetsansvaret fastställs, ska det löpande arkivarbetet och slutarkivet hanteras av den lokala arkivorganisationen och de lokala arkivfunktionerna.
Anslutande medlem bör under anslutningsprocessen skapa en fungerande arkivorganisation, om sådan inte redan finns.
Frågor med koppling till den lokala verksamheten ska i första hand hanteras och besvaras via den lokalt utsedda arkivfunktionen (arkivredogörare/arkivombud, registratorer, arkivföreståndare, arkivassistenter och arkivarier).
Steg 3: Genomföra anslutningen
I steg tre genomförs en nulägesanalys som ligger till grund för det fortsatta arbetet.
Den ansökande organisationens fullmäktige måste anta Sydarkiveras förbundsordning. Underlag för beslut om ny förbundsordning skickas till kontaktperson. Beslutet måste ha kommit in till Sydarkivera senast i december det år anslutningsprocessen genomförs. Efter beslut upptas ansökande organisation som medlem i Sydarkivera följande helårsskifte om inte annat överenskommits.
När fullmäktige har fattat beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning är det inte längre möjligt att avbryta anslutningsprocessen. I det läget blir det fråga om ett utträde som hanteras i enlighet med bestämmelserna i förbundsordningen.
Ända fram till dess att ansökande organisations fullmäktige antagit Sydarkiveras förbundsordning kan anslutningsprocessen avbrytas. Önskar organisationen avbryta anslutningsprocessen ska detta meddelas snarast till Sydarkivera via e-post:
E-post: registrator@sydarkivera.se
Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska fattas på samma politiska nivå som avsiktsförklaringen antagits. Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska således fattas av styrelsen i den ansökande organisation.
Om inte ett beslut om anslutning tagits inom ett år avslutas processen automatiskt och nya beslut krävs på styrelsenivå hos både den anslutande organisationen och Sydarkivera.
Tar inte fullmäktige hos anslutande organisation beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning inom utsatt tid avbryts anslutningsprocessen.
Om anslutningsprocessen avbryts efter det att anslutningsöverenskommelse tecknats och anslutningsprocessen formellt påbörjats kommer anslutningsavgiften att faktureras den ansökande kommunen.
Sydarkivera fakturerar kostnader per år för anslutningsavgiften separat i förskott. Anslutningsavgiften betalas per den 1 december.
Kostnader för anslutande tjänster faktureras separat utifrån vad som avtalats mellan berörd organisation och Sydarkivera.
Alla kostnader faktureras med betalningsvillkor 30 dagar netto. Vid betalning efter förfallodatum debiteras dröjsmålsränta med 8 % över gällande referensränta.
Fullvärdig medlem
Nu är det dags att anta det arkivreglemente som reglerar organisationens arkivmyndighetsfunktion och ansvar gentemot Sydarkivera. Detta arkivreglemente blir inte giltigt innan organisationen är fullvärdig medlem i förbundet.
För att ni ska kunna använda samtliga bastjänster krävs att organisationen har utsett Sydarkivera till arkivmyndighet. I bastjänsterna ingår till exempel tillsyn, råd och stöd, utbildningar och stöd med leveranser av digital information till den gemensamma bevarandeplattformen.
Läs mer om Sydarkiveras bastjänster och anslutande tjänster i vår tjänstekatalog.