Att bli medlem i Sydarkivera

Förarbete

Börja med att läsa igenom informationen på den här sidan som beskriver hur det går till att bli förbundsmedlem.

Kontakta oss tidigt via registrator@sydarkivera.se om ni funderar på att gå med i Sydarkivera. Då är det lättare för oss att planera med framförhållning. Vi bokar in ett möte för att vidare informera om anslutningsprocessen. Mötet kan ske på vårt huvudkontor, på plats hos er eller via webben.

Därefter krävs det ofta ett internt förankringsarbete inom er organisation, både på politisk nivå och på tjänstemannanivå. Ibland har det arbetet redan gjorts i form av förstudier eller liknande.

Om ni därefter fortfarande har för avsikt att gå med i förbundet och känner sig säkra på att Sydarkivera är ett bra alternativ så är det dags att ansöka om medlemskap. Kontakta förbundschefen för att få aktuella beslutsunderlag och information om anslutningsprocessen för just er organisation.

Kostnader

Anslutningsavgift: 4 kr/kommuninvånare.
Medlemsavgift: 27 kr/kommuninvånare.

Ovan nämnt pris gäller för kommuner

Vid anslutning av region  gäller andra bestämmelser. Kontakta förbundschef för mer information.

Fas 1: Avsiktsförklaring

Under Fas 1 ska kommunstyrelsen/regionstyrelsen fatta beslut om att lämna in en avsiktsförklaring om medlemskap. Avsiktsförklaringen ska undertecknas av utsedd politisk representant och kommunchef. Efter undertecknandet skickas avsiktsförklaringen och en kopia på det politiska beslutet till Sydarkivera.

Kontakta förbundschefen för att få aktuella beslutsunderlag.

Fas 2: Förbereda anslutning

Fas 2 inleds med att Sydarkiveras förbundsfullmäktige beslutar om att godkänna den ansökande organisationen som ny medlem.

Därefter undertecknas en anslutningsöverenskommelse mellan kommunchef/regionchef och förbundschef. När överenskommelsen är undertecknad faktureras anslutningsavgiften. Vid beräkning av anslutningsavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december föregående år, det vill säga året innan anslutningsprocessen påbörjas. För regioner gäller en annan beräkningsgrund. Kontakta förbundschefen för att få aktuell information. 

Anslutningsöverenskommelsen är startpunkten för att sätta igång arbetet för att förbereda medlemskap i Sydarkivera. Anslutningsprocessen hanteras av en av Sydarkivera utsedd medlemssamordnare. Medlemssamordnaren agerar som en första kontaktperson för den anslutande organisationen under hela medlemskapet.

Kommunchefen ska utse en kontaktperson i organisationen för det fortsatta anslutningsarbetet. Normalt sett är det en administrativ chef/kanslichef  eller motsvarande med ansvar för den egna arkivorganisationen. Kontaktpersonens roll är att sprida information från Sydarkivera vidare till den politiska ledningen och ut i organisationen både under anslutningsprocessen och när medlemskapet trätt i kraft.

Det ska även utses en arkivkontakt som kommer att vara den mer direkta kontakten mellan Sydarkivera och verksamheterna när det kommer till det praktiska arbetet med informationshantering, leveranser med mera.

Anslutande organisation får tillgång ett urval av bastjänsterna under anslutningsåret:

  • Enklare rådgivning via telefon och e-post i frågor som rör allmänna frågor om informationshantering och arkiv. Rådgivningen riktar sig i första hand mot den lokalt utsedda arkivfunktionen.
  • Tillgång till mallar och rutiner som rör informationshantering och arkiv.
  • Deltagande vid de öppna utbildningar, nätverksträffar, temadagar och workshopar för informationskartläggning för medlemmar som läggs ut på Sydarkiveras bokningsportal.
  • Tillgång till Sydarkiveras externa nätverk på webben för kommunikation.

 

Anslutningsöverenskommelsen ger möjlighet för den anslutande organisationen att teckna separata avtal om anslutande tjänster. Dessa tjänster ingår inte i medlemsavgiften utan finansieras till ett självkostnadspris, inklusive Sydarkiveras overheadkostnad.

Exempel på anslutande tjänster som finns är:

  • Hel arkivmyndighet
  • Stöd i analoga arkivet (centralt eller på förvaltning).
  • Möjlighet att medverka i planeringen för Sydarkiveras arkivcentrum.
  • Gemensamt dataskyddsombud

Tecknat avtal om anslutande tjänst ger tillgång till de specialutbildningar och träffar som ingår i respektive anslutande tjänsts utbud.

Sydarkivera utreder samordnat behov av nya anslutande tjänster. Utredningarna prioriteras av förbundsstyrelsen. Anslutande organisationer kan lämna in underlag för prioritering i samband med avrapportering under anslutningsprocessen.

Även efter att överenskommelsen undertecknats är organisationens nämnder/styrelser och den lokala arkivmyndigheten fortsatt ansvariga för arkivverksamheten. Under anslutningsprocessen och fram tills dess att den ansökande organisationens fullmäktige antagit ett nytt arkivreglemente där arkivmyndighetsansvaret fastställs ska det löpande arkivarbetet och slutarkivet hanteras av den lokala arkivorganisationen och de lokala arkivfunktionerna i samverkan med Sydarkivera. I de fall det inte finns en fungerande lokal arkivorganisation agerar Sydarkivera som rådgivande funktion för verksamheten.

Oavsett tidigare status är anslutande medlem skyldig att under anslutningsperioden skapa en fungerande arkivorganisation.

Frågor med koppling till den lokala verksamheten ska i första hand hanteras och besvaras via den lokalt utsedda arkivfunktionen (arkivredogörare/arkivombud, registratorer, arkivföreståndare, arkivassistenter och arkivarier).

Sydarkivera ger råd och stöd om anslutningsprocessen under anslutningsperioden.

Fas 3: Genomföra anslutningen

I den tredje fasen genomförs en nulägesanalys som ligger till grund för det fortsatta arbetet.

I fas 3 måste ansökande organisations fullmäktige anta Sydarkiveras förbundsordning. Underlag för beslut om ny förbundsordning expedieras under perioden. Beslutet måste ha kommit in till Sydarkivera senast i december det år anslutningsprocessen genomförs. Efter beslut upptas ansökande organisation som medlem i Sydarkivera följande helårsskifte om inte annat överenskommits.

När fullmäktige har fattat beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning är det inte längre möjligt att avbryta anslutningsprocessen. I det läget blir det fråga om ett utträde som hanteras i enlighet med bestämmelserna i förbundsordningen.

Ända fram till dess att ansökande organisations fullmäktige eller motsvarande antagit Sydarkiveras förbundsordning kan anslutningsprocessen avbrytas. Önskar kommunen avbryta anslutningsprocessen ska detta meddelas snarast till Sydarkivera (registrator@sydarkivera.se).

Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska fattas på samma politiska nivå som avsiktsförklaringen antagits. Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska således fattas av styrelsen i ansökande organisation.

Om inte ett beslut om anslutning tagits inom ett år avslutas processen automatiskt och nya beslut krävs på styrelsenivå hos både anslutande organisation och Sydarkivera.

Tar inte fullmäktige hos anslutande organisation beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning inom utsatt tid avbryts anslutningsprocessen.

Om anslutningsprocessen avbryts efter det att anslutningsöverenskommelse tecknats och anslutningsprocessen formellt påbörjats kommer anslutningsavgiften att faktureras den ansökande kommunen.

Sydarkivera fakturerar kostnader per år för anslutningsavgiften separat i förskott. Anslutningsavgiften betalas per den 1 december.

Kostnader för anslutande tjänster faktureras separat utifrån vad som avtalats mellan berörd kommun och Sydarkivera.

Alla kostnader faktureras med betalningsvillkor 30 dagar netto. Vid betalning efter förfallodatum debiteras dröjsmålsränta med 8 % över gällande referensränta.

Fas 4: Slutföra anslutningen

I fas 4 är det dags att anta ett nytt arkivreglemente som reglerar kommunens arkivmyndighetsfunktion och ansvar. Arkivreglementet kan aldrig bli giltigt innan organisationen är fullvärdig medlem i förbundet.

För att ni ska kunna använda alla Sydarkiveras bastjänster krävs att organisation har antagit ett arkivreglemente där Sydarkivera är utsedd till arkivmyndighet. I dessa tjänster ingår till exempel tillsyn, granskning av förslag till gallringsbeslut och leveranser av digital information till den gemensamma bevarandeplattformen.

Läs mer om bastjänster och möjliga anslutande tjänster i vår tjänstekatalog.