Att bli medlem i Sydarkivera

Förarbete

Börja med att läsa igenom informationen på den här sidan som beskriver hur det går till att bli förbundsmedlem.

Vi är tacksamma om ni kontaktar oss och meddelar att ni funderar på att gå med i Sydarkivera. Då är det lättare för oss att planera med framförhållning. Boka gärna in ett möte med oss. Mötet kan ske på vårt huvudkontor, men vi kan även komma och informera på plats hos er.

Innan ni går vidare krävs ett förankringsarbete i er egen organisation, både på politisk nivå och på tjänstemannanivå, om ni inte redan tidigare gjort det genom förstudier eller liknande.

Då anslutningsprocessen genomförs över två år kan er organisation välja två olika alternativ, vanlig eller “mjuk” anslutning.

  1. Mjuk anslutning: Tillgång till ett urval av förbundets bastjänster under två år. I det fallet faktureras 4 kronor per kommuninvånare årligen under dessa två år om inte annat överenskommits.
  2. Vanlig anslutning: Tillgång till ett urval av bastjänsterna endast under år kommande år. I det fallet faktureras 4 kr per kommuninvånare för det året.

Ovan nämnt pris gäller för kommuner. Vid anslutning av region  gäller andra bestämmelser.
Kontakta förbundschef för mer information.

Finns planer på att senarelägga anslutningen är det viktig att meddela Sydarkivera detta så snart som möjligt. Väljer organisationen att skjuta upp inträdet till förbundet så förskjuts tidplanen och anslutning genomförs vid senare tillfälle enligt överenskommelse.

Fas 1: Avsiktsförklaring

När intresserad organisation känner sig säkra på att Sydarkivera är ett bra alternativ kan de ansöka om medlemskap. Då ska kommunstyrelse/regionstyrelse besluta om att lämna in en avsiktsförklaring om medlemskap och skicka den till Sydarkivera.

Kontakta förbundschefen för att få aktuella beslutsunderlag och information om anslutningsprocessen för just er organisation.

Fas 2: Förbereda anslutning

Beroende på förutsättningar så kan mer eller mindre omfattande utredningar behöva genomföras.

Fas 2 inleds med att förbundsfullmäktige beslutar om att godkänna den ansökande organisationen som ny medlem. Därefter undertecknas en anslutningsöverenskommelse. Det är startpunkten för att sätta igång arbetet för att förbereda medlemskap i Sydarkivera. Överenskommelsen tecknas under Fas 2, sträcker sig över Fas 3 och gäller till och med att Fas 4 slutförts. Anslutningsöverenskommelsen tecknas mellan kommunchef/regionchef och förbundschef. Överenskommelsen ger anslutande organisation tillgång till följande bastjänster hos Sydarkivera:

  • Enklare rådgivning via telefon och e-post i frågor som rör allmänna frågor om informationshantering och arkiv. Rådgivningen riktar sig i första hand mot den lokalt utsedda arkivfunktionen.
  • Tillgång till mallar och rutiner som rör informationshantering och arkiv.
  • Deltagande vid de öppna utbildningar, nätverksträffar, temadagar och workshopar för informationskartläggning för medlemmar som läggs ut på Sydarkiveras bokningsportal.
  • Tillgång till Sydarkiveras externa nätverk på webben för kommunikation.

Anslutningsprocessen hanteras av en av Sydarkivera utsedd medlemssamordnare. Medlemssamordnaren agerar som en första kontaktperson för den anslutande organisationen under hela medlemskapet.

Under Fas 2 utses en kontaktperson i organisationen för det fortsatta anslutningsarbetet. Normalt sett är det en administrativ chef/kanslichef  eller motsvarande med ansvar för den egna arkivorganisationen. Kontaktpersonens roll är att sprida information från Sydarkivera vidare till den politiska ledningen och ut i organisationen både under anslutningsprocessen och när medlemskapet trätt i kraft.

Det ska även utses en arkivkontakt som kommer att vara den mer direkta kontakten mellan Sydarkivera och verksamheterna när det kommer till det praktiska arbetet med informationshantering, leveranser med mera.

När överenskommelsen är undertecknad faktureras anslutningsavgiften. Vid beräkning av anslutningsavgift används invånarantalet enligt SCB:s statistik per den 31 december föregående år, det vill säga året innan anslutningsprocessen påbörjas.

Anslutningsöverenskommelsen ger även möjlighet att teckna separata avtal om anslutande tjänster. I samband med processen finns möjlighet att även utreda behov av att delta i Sydarkiveras anslutande tjänster.

Dessa tjänster ingår inte i medlemsavgiften utan finansieras till ett självkostnadspris inkl. Sydarkiveras overheadkostnad.

Exempel på anslutande tjänster som finns är:

  • Stöd i analoga arkivet (centralt eller på förvaltning).
  • Möjlighet att medverka i planeringen för Sydarkiveras arkivcentrum.
  • Gemensamt dataskyddsombud

Tecknat avtal om anslutande tjänst ger tillgång till de specialutbildningar och träffar som ingår i respektive anslutande tjänsts utbud.

Sydarkivera utreder samordnat behov av nya anslutande tjänster. Utredningarna prioriteras av förbundsstyrelsen. Anslutande organisationer kan lämna in underlag för prioritering i samband med avrapportering under anslutningsprocessen.

Även efter att överenskommelsen undertecknats är organisationens nämnder/styrelser och den lokala arkivmyndigheten fortsatt ansvariga för arkivverksamheten. Under anslutningsprocessen och fram tills dess att den ansökande organisationens fullmäktige antagit ett nytt arkivreglemente där arkivmyndighetsansvaret fastställs ska det löpande arkivarbetet och slutarkivet hanteras av den lokala arkivorganisationen och de lokala arkivfunktionerna i samverkan med Sydarkivera. I de fall det inte finns en fungerande lokal arkivorganisation agerar Sydarkivera som rådgivande funktion för verksamheten.

Oavsett tidigare status är anslutande medlem skyldig att under anslutningsperioden skapa en fungerande arkivorganisation.

Frågor med koppling till den lokala verksamheten ska i första hand hanteras och besvaras via den lokalt utsedda arkivfunktionen (arkivredogörare/arkivombud, registratorer, arkivföreståndare, arkivassistenter och arkivarier).

Sydarkivera ger råd och stöd om anslutningsprocessen under anslutningsperioden.

Fas 3: Genomföra anslutningen

I den tredje fasen genomförs en nulägesanalys som ligger till grund för det fortsatta arbetet.

I fas 3 måste ansökande organisations fullmäktige anta Sydarkiveras förbundsordning. Underlag för beslut om ny förbundsordning expedieras under perioden. Beslutet måste ha kommit in till Sydarkivera senast i december det år anslutningsprocessen genomförs. Efter beslut upptas ansökande organisation som medlem i Sydarkivera följande helårsskifte om inte annat överenskommits.

När fullmäktige har fattat beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning är det inte längre möjligt att avbryta anslutningsprocessen. I det läget blir det fråga om ett utträde som hanteras i enlighet med bestämmelserna i förbundsordningen.

Ända fram till dess att ansökande organisations fullmäktige eller motsvarande antagit Sydarkiveras förbundsordning kan anslutningsprocessen avbrytas. Önskar kommunen avbryta anslutningsprocessen ska detta meddelas snarast till Sydarkivera (registrator@sydarkivera.se).

Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska fattas på samma politiska nivå som avsiktsförklaringen antagits. Beslut om att avbryta anslutningsprocessen ska således fattas av styrelsen i ansökande organisation.

Om inte beslut till anslutning tagits inom ett år avslutas processen automatiskt och nya beslut krävs på styrelsenivå hos både anslutande organisation och Sydarkivera.

Tar inte fullmäktige hos anslutande organisation beslut om att anta Sydarkiveras förbundsordning inom utsatt tid avbryts anslutningsprocessen.

Om anslutningsprocessen avbryts efter det att anslutningsöverenskommelse tecknats och anslutningsprocessen formellt påbörjats kommer anslutningsavgiften att faktureras den ansökande kommunen.

Sydarkivera fakturerar kostnader per år för anslutningsavgiften separat i förskott. Anslutningsavgiften betalas per den 1 december.

Kostnader för anslutande tjänster faktureras separat utifrån vad som avtalats mellan berörd kommun och Sydarkivera.

Alla kostnader faktureras med betalningsvillkor 30 dagar netto. Vid betalning efter förfallodatum debiteras dröjsmålsränta med 8 % över gällande referensränta.

Fas 4: Slutföra anslutningen

I fas 4 är det dags att anta ett nytt arkivreglemente som reglerar kommunens arkivmyndighetsfunktion och ansvar. För att ni ska kunna använda alla Sydarkiveras bastjänster krävs det att er organisation har antagit ett nytt arkivreglemente där Sydarkivera är utsedd till arkivmyndighet.

I dessa ingår till exempel tillsyn, granskning av förslag till gallringsbeslut och leveranser av digital information och den gemensamma bevarandeplattformen.

Läs mer om bastjänster och möjliga anslutande tjänster i vår tjänstekatalog.

Stäng meny
Skip to content