Sammanfattning

Kommunalförbundet Sydarkivera bildades 2015. Sydarkivera är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. Förbundets verksamhet styrs av en förbundsordning som antas av förbundsfullmäktige och fullmäktige hos de kommuner och regioner som bildar förbundet.

Sydarkivera har i uppgift att hantera råd och stöd när det gäller arkiv och informationshantering, digitala arkivleveranser och gemensamt digitalt slutarkiv för förbundsmedlemmarna. Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet och arkivförvaltning för förbundsmedlemmarna. Uppdraget definieras i förbundsordningen. Sydarkiveras uppdrag är indelat i bastjänster och anslutande tjänster.

Sydarkiveras handlingsprogram 2019-2022

Bestämmelser om förbundets bastjänster finns i Sydarkiveras förbundsordning. Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa ett handlingsprogram för förbundets bastjänster. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet.

Handlingsprogrammet och andra styrdokument hittar du i vårt Dokumentbibliotek.

Nyttorealisering

Nyttor identifierades och specificerade första gången 2014 inför uppstart av Kommunalförbundet Sydarkivera. Därefter har nyttorealisering planerats och arbete har bedrivits för att realisera nyttorna. Uppföljning av realiserade nyttor har genomförts 2015-2017. Samtidigt har det uppkommit nya behov, utmaningar, krav, möjligheter och risker att beakta. Med utgångspunkt från de samlade erfarenheterna har beskrivningen av nyttor uppdaterats i projektet 2017-2018. Sydarkivera har tillsammans med förbundsmedlemmarna identifierat effektmål och specificerat lösningsförslag för det fortsatta samarbetet.

Arbetet har genomförts med utgångspunkt i vägledning och mallar för nyttorealisering som förvaltas av Ekonomistyrnigsverket ESV.

Identifierade och specificerade nyttor

Ett antal nyttor med en gemensam arkivorganisation identifierades och specificerades 2017-2018. Nyttorna är utgångspunkt för att formulera effektmål och för att identifiera förändringar och utvecklingsinsatser.

  • Kompetenshöjning – Anställda i kommunerna får kunskap om arkiv och informationshantering.
  • Kvalitetssäkring – Förvaltningarna får stöd i arbetet med att planera säker informationshantering och kravställa system.
  • Kvalitetskontroll – Kommunstyrelse, nämnder, chefer och anställda får kvittens på om information hanteras på ett säkert sätt eller ej.
  • Sökbarhet och tillgänglighet – Allmänheten och verksamheterna kan enklare hitta, begära ut och få del av allmän information.
  • Bli av med gammal information – Förvaltningarna får hjälp med att ta hand om inaktuell information, avveckla gamla system och få en bättre arkitektur.
  • Helt digitalt flöde – Förvaltningarna får stöd i arbetet för helt digital informationshantering, förbättrad interoperabilitet samt ett digitalt slutarkiv för långsiktigt bevarande.

För att realisera dessa nyttor behöver förändringar ske och utvecklingsinsatser genomföras. Möjliggörare för att kunna genomföra utvecklingsinsatserna är en gemensam organisation, gemensamma specifikationer och arkivsystem samt en it-funktion i egen regi.

Strategisk betydelse

Sydarkivera har blivit en gemensam plattform för förbundsmedlemmarna när det gäller metodutveckling och det finns ett nära samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) med flera.

Sydarkivera är det första kommunalförbund som har bildats som en gemensam arkivorganisation. Idén är att samverkan och en gemensam organisation är en möjliggörare för att långsiktigt förbättra kommunernas informationsförvaltning. Det finns ett intresse för forskning när det gäller samverkan kring digitalisering och långsiktigt digitalt bevarande

Under två år med start 2018 kommer en statlig utredning att genomföras när det gäller arkiv. I kommittédirektivet Översyn av arkivområdet (Diarienr 2017:106) noteras att digitala informationssystem och digitala arkiv är kostsamma både att etablera och hålla i drift. Samverkan inom förbundet gör det möjligt att tillsammans samla in och förmedla inspel till arkivutredning. Regeringens satsning Digitalt först syftar genom olika insatsområden till ökad digital samverkan, vilket har en strategisk betydelse för fortsatt samverkan.

Det finns en ökad vilja hos förbundsmedlemmarna att arbeta med helt digitala ärendeflöden. Digitalt först är regeringens satsning för digital förnyelse av det offentliga Sverige. Satsningen är en del i arbetet med att stärka styrningen och samordningen och skapa en enklare, öppnare och effektivare förvaltning. Gemensam arkivorganisation för att förbättra informationsstyrning och säkerställa ett långsiktigt digitalt bevarande är en komponent som möjliggör ett helt digitalt flöde.

Intressenter

De primära intressenterna som påverkas av, och också påverkar, Sydarkiveras utveckling allra mest är Sydarkiveras förtroendevalda och förvaltning, respektive kontaktperson och den centrala arkivfunktionen hos förbundsmedlemmarna.

Andra viktiga intressenter är förbundsmedlemmarnas förtroendevalda (framförallt i kommunstyrelsen), kommuncheferna samt de ansvariga för informationshantering i de kommunala förvaltningarna och bolagen. Viktiga intressenter på förvaltningarna är arkivansvariga förvaltningschefer, arkivombud, registratorer och systemförvaltare.

Intressenter som i viss mån påverkas av utvecklingen, eller som påverkar utvecklingen, är intresseorganisationer som Sveriges Kommuner och Landsting (SKL), arkivföreningarna, samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor (nationella gallringsråd) samt de stora arkivinstitutionerna och kulturarvsinstitutionerna som Riksarkivet, stadsarkiven och Kungliga biblioteket.

I takt med att mer information samlas in och tillgängliggörs via Sydarkivera så kommer andra intressentgrupper att bli mer betydelsefulla. Exempel är allmänheten, vana besökare hos kommunarkiven, journalister, andra myndigheter, akademiska forskare och lokalhistoriska forskare som vill ta del av arkiverad information.

Risker

Allvarliga risker

Bristande tillit från förbundsmedlemmarna är allvarligt eftersom förbundet strävar efter att vara en arkivorganisation som är värd att lita på. Förtroende behöver byggas upp över tid och behöver förtjänas. Risken hanteras genom kvalitet i tjänsterna, bemötande, utvärdering, säkerhetsarbete och samarbete med de stora aktörerna. Kommunikationsproblem mellan Sydarkivera och förbundsmedlemmarna, internt inom kommunerna eller  internt inom Sydarkivera. Information och kommunikation med de varierande förutsättningar som finns är en stor utmaning och samarbete behövs. Risk finns att medlemmar inte skickar deltagare till aktiviteter. Om tjänsterna inte utnyttjas så får förbundsmedlemmen inte nytta av verksamheten.

Risker som behöver observeras

Sydarkiveras tjänster är i dagsläget ganska okända. Förfrågningarna kan väntas öka när det blir mer känt. Det kan innebära risk att verksamheten inte är tillräckligt dimensionerad för att besvara förfrågningar.

Det finns risk att förväntningarna på tillgänglighet till information stämmer inte överens med vad som är praktiskt, tekniskt och juridiskt möjligt (dvs möjlighet att söka, hitta och hämta digitala handlingar direkt över internet). Det finns risker förknippade med alla situationer när information transformeras, plockas ut från sitt ursprungliga sammanhang och överförs till ett nytt system. Dessa risker hanteras genom information, planering, utvärdering och löpande riskvärdering.

Konsekvenserna om Sydarkivera ger felaktiga råd kan bli allvarliga. Risken hanteras bland annat genom samarbete med viktiga aktörer som Riksarkivet, SKL, MSB, arkivföreningarna och nära samarbete med specialister hos förbundsmedlemmarna.

Risker som i stora delar har förebyggts

De risker som förknippas med it-drift har i stora delar förebyggts genom det arbete med riskanalys som gjorts under projektet att införa bevarandeplattformen. Lösningen är konstruerad för att i möjligaste mån bygga bort dessa risker genom etappvis införande, isolerad miljö utan externa beroenden, rutiner och funktioner för redundans.

Projektet Sydarkiveras utveckling

Hösten 2017 genomförde Sydarkivera tillsammans med förbundsmedlemmarna projektet Sydarkiveras utveckling. Målet var att producera ett beslutsunderlag för kommunalförbundets fortsatta inriktning och utveckling. Arbetssättet i projektet baseras på nyttorealiseringsmetodik som kortfattat innebär att förväntade nyttor för förbundsmedlemmar och allmänheten är utgångspunkt för långsiktig planering och uppföljning.

Nästan hälften av förbundsmedlemmarna bidrog med deltagare i projektorganisationen. Synpunkter från förbundsmedlemmarna under våren 2018. Primära intressenter som förbundsstyrelsen, förbundsmedlemmarnas kommunchefer, kontaktpersoner och arkivarier informerades i samband med projektet. Resultatet från projektet har sammanställts i Handlingsprogram 2019-2022.

Kommunalförbundet Sydarkivera är det första kommunalförbund som bildas som en gemensam arkivorganisation. Utgångspunkten har varit delad arkivmyndighetsfunktion mellan Sydarkivera (tillsyn och överlämnade elektroniska arkiv) och förbundsmedlem (överlämnade pappersarkiv). Detta koncept togs fram av arbetsgrupp och styrgrupp i projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge (2013-2014) med juristgruppen i Kronoberg och Blekinge som referens.

Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sin allmänna information fram tills att den överlämnas till en arkivmyndighet. Enligt bestämmelserna i arkivlagen så är kommunstyrelsen arkivmyndighet om  inte kommunfullmäktige utser någon annan nämnd eller styrelse. Läs mer om Arkivmyndighet på Samrådsgruppens webbplats. Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett beredande samarbetsorgan med deltagare från Riksarkivet, kommuner och landsting.

Fråga om förbundsstyrelse i gemensamt kommunalförbund kan utses till arkivmyndighet utreddes grundligt. Arkivlagen ger stöd för att utse en gemensam nämnd eller förbundsstyrelse till arkivmyndighet. SKL har därefter i skrivelse till projektet E-arkiv Kalmar län under 2015 pekat på att förarbetena till arkivlagen säger att en kommun endast får ha en arkivmyndighet. Arkivlagen skrevs 1990, före möjligheten att bilda kommunalförbund och gemensam nämnd fanns. Det innebär att frågan om att flera kommuner skulle utse gemensam arkivmyndighet inte diskuterades. Inte heller frågan om att dela upp myndighetsfunktioner mellan två arkivmyndigheter. Det innebär att den frågan inte var grundligt utredd.

Sydarkiveras förbundsstyrelse informerades om vad som har framkommit och frågan diskuterades i styrelsen. Mall för arkivreglemente i enlighet med det ursprungliga konceptet godkändes, men förbundet öppnade också upp för möjligheten att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Förbundsordningen förtydligades bland annat när det gäller detta. Samtidigt lyfte politikerna i förbundsstyrelsen frågan till regeringen. Civilministern gjorde ett studiebesök hos Sydarkivera 2016. Förvaltningen redogjorde för problematiken i en skrivelse till regeringskansliet. Förhoppningen var att frågan om gemensam arkivmyndighet, och möjlighet att fördela ansvar för arkivmyndighetsfunktioner, skulle utredas grundligt.

I avvaktan på detta rekommenderade styrelsen mallar för arkivreglemente: en med delad arkivmyndighet (enligt det ursprungliga konceptet) och en för att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. I slutänden är det respektive fullmäktige som fattar beslut om arkivmyndighet.

I slutet av oktober 2017 beslutade regeringen om direktiv för utredningen ”Översyn av arkivområdet”. Det var dags att ge arkivområdet, i vid mening, en ordentlig genomlysning. Arkivutredningen genomförde sin utredning 2018-2019. Sydarkivera lämnade in ett inspel 2018-12-03 och tog då upp frågan om delad arkivmyndighet. Resultatet från arkivutredningen redovisas i december 2019.

Information om arkivutredningen finns via: Arkivutredningen – Statens offentliga utredningar.

Historik

  • 2011
  • 2012
  • 2013
  • 2014
  • 2015
  • 2016
  • 2017
  • 2018
  • 2019

DET KAN VARIT FLER KOMMUNER... Karlskrona, Markaryd, Ronneby och Växjö deltar i Sambruks projekt Elektroniskt bevarande som slutredovisas oktober 2011. Arbetet i projektet sker till stor del i regionalt organiserade arbetsgrupper. Efter att projektet är avslutat fortsätter kommunarkiven i södra Sverige att samarbeta i ett nätverk som får namnet E-arkiv Syd. Nätverket träffas med jämna mellanrum hos Hässleholms kommun. Samma år publicerar Riksarkivet en rapport från förstudie om e-arkiv och e-diarium.

Resultaten från projektet övertas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som startar projektet e-arkiv för att upphandla ramavtal för e-arkiv. SKL:s strategi för e-samhället lyfter fram e-arkivet som en del i uppbyggnaden av en e-förvaltning. E-arkiv är ett prioriterat projekt nationellt. Samverkan framhålls som en viktig framgångsfaktor av både SKL och myndigheten E-delegationen, som ansvarar för digitaliseringsfrågor.

Förslag om en gemensam förstudie om e-arkiv presenteras för kommuncheferna i Kronoberg i samband med  kommunchefsträff i november 2012. Kommunerna i Blekinge har innan mötet anmält intresse att delta i samverkan  genom en gemensam skrivelse. Samarbetet i nätverket E-arkiv fortsätter och intensifieras. På gemensamma arbetsdagar produceras bland annat mallar för arkivreglemente och för arkivtillsyn.

Våren 2013 genomförs en förstudie för projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Kommunerna, landstingen och regionförbunden i Kronoberg och Blekinge deltar i förstudien. Projektdirektivet godkänns av kommun-, region- och landstingsdirektörer. Inriktningen är långsiktigt bevarande hos arkivinstitution och inte digitalisering av analoga handlingar eller verksamhetsnära arkiv. Det huvudsakliga resultatet av förstudien är en guide till handlingsalternativ och genomförda utbildningsinsatser. Arbetet bygger vidare på erfarenheter från andra förstudier och baseras på vedertagna metoder och standarder för långsiktigt bevarande. Under förstudien genomförs olika analyser. Identifierade risker är framförallt förknippade med frånvaro av kunskap, organisering, rutiner och riktlinjer. Nulägesanalysen bekräftar att den traditionella hanteringen av arkiv på papper dominerar hos de centrala arkivfunktionerna.

Hösten 2013 påbörjas en fördjupad förstudie för att förankra arbetet som genomförts under våren. Arbetet under den fördjupade förstudien baseras på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien. Olika förberedande aktiviteter påbörjas, bland annat en översiktlig systeminventering.

Den fördjupade förstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge slutförs under februari 2014. Styrgruppen för den fördjupade förstudien föreslår att i följande etapp genomföra en konceptstudie med inriktning mot en gemensam organisation för e-arkiv för deltagande organisationer.

Tanken med konceptstudien är att ytterligare förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv. Under konceptstudien genomförs gemensamma aktiviteter för att förbereda införandet. Målet med konceptstudien: att under 2015 införa en organisation för att hantera e-arkiv och påbörja projekt för att införa arkivsystem. Projektet arbetar fram ett konkret beslutsunderlag för att bilda en gemensam organisation för e-arkiv i Kronoberg och Blekinge. Förslaget innehåller beskrivning av verksamheten, finansiering och styrform för det kommunalförbund som konceptstudiens styrgrupp föreslår att starta.

Samma år genomför kommunerna inom samarbetet Skåne Nordost en förstudie som finansieras av Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) genom tillväxtverket samt kommunerna Bromölla, Hässleholm, Hörby, Höör, Kristianstad och Östra Göinge. Syftet är att presentera olika handlingsalternativ kring samverkan om e-arkiv. Förstudiens styrgrupp beslutar att rekommendera en större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion.

Kommunalförbundet Sydarkivera bildas 2015. Under det första året så handlar mycket av arbetet om att skapa den gemensamma organisationen med administration av förtroendevalda, personal och ekonomi. Det första sammanträdet med förbundsfullmäktige genomförs i Smålands museums lokaler i Växjö den 13 februari. Vid sammanträdet tillsätts olika poster och den första förbundsstyrelsen utses. Samma dag genomförs en workshop för ledamöter och ersättare med föreläsningar om e-arkiv och informationssäkerhet.

Under det första halvåret finns en tillfällig förvaltning med särskilda överenskommelser mellan Sydarkivera och berörda kommuner. Det första kontoret finns i Växjö på Båtmanstorget 2. Den 13 mars är det invigning av lokalerna och i samband med invigningen redovisas resultatet från konceptstudien 2014 för deltagande förtroendevalda och tjänstemän från förbundsmedlemmarna.

Från och med den 1 juli anställs Mats Porsklev som förbundschef efter en rekrytering som genomförs med hjälp av representanter från projektets styrgrupp och Växjö kommun. Under året anställs två arkivarier och assistenter på deltid. Den 1 december anställs förvaltningsledare för bevarandesystemet.

Sydarkiveras förbundsstyrelse fattar beslut om att prioritera leveranser från gamla journalsystem. Leveransutredningarna startas upp tidigt och den första rapporten från leveransutredning publiceras. En första enkel labbmiljö för att testa och utvärdera olika programvaror för att hantera digitalt bevarande sätts upp. Fokus är på Pdf/a som bevarandeformat eftersom de första leveranserna som planeras är i form av Word- och Pdf-dokument. En förstudie för mer utvecklad labbmiljö genomförs. Bland annat genomförs ett möte med Centrum för Långsiktigt digitalt bevarande (LDB-centrum).

Under 2015 är det täta kontakter med olika projekt om e-arkiv som startats upp i närområdet. Sydarkivera påbörjar dialog med Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och Riksarkivet om möjlighet att starta upp ett arbete med förvaltningsgemensamma specifikationer (FGS) för personakter och patientjournaler. Fem korta webbutbildningar om digitalt bevarande genomförs med deltagare från olika kommuner, kommunalförbund och statliga myndigheter.

Förebyggande arbete med utbildningar, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem startas upp. Sydarkivera besöker samtliga förbundsmedlemmar, informerar om den nya verksamheten och genomför en första fördjupad nulägesanalys om arkiv och dokumenthantering. Rapporten publiceras den 2 juni. Kontaktpersoner utses av förbundsmedlemmarna och det hålls en första informationsträff. Arbetet med att ta fram mallar för diarieplan, informationshanteringsplan och tillsynsplan fortsätter tillsammans med E-arkiv Syd-nätverket.

Nätverksträffar genomförs för arkivarier, registratorer och valda verksamhetsområden. Tre tvådagarskurser om arkiv och dokumenthantering genomförs på plats i Växjö vilket resulterar i de första handböckerna gällande arkiv och informationshantering.

Mallar för arkivreglemente arbetas fram och mallarna godkänns av förbundsfullmäktige. Förberedelser genomförs inför tillsyn kommande år.

Under 2015 hör ett stort antal kommuner av sig och är intresserade av att gå med i förbundet. Olofströms kommun, som var med i projektet 2013-2014, tecknar avsiktsförklaring att ansluta.

Förbundsmedlemmar från starten 2015:

  • Alvesta kommun
  • Karlshamns kommun
  • Karlskrona kommun
  • Lessebo kommun
  • Ljungby kommun
  • Markaryds kommun
  • Ronneby kommun
  • Tingsryds kommun
  • Växjö kommun
  • Älmhults kommun
  • Kommunalförbundet Region Blekinge

2016 genomförs ett projekt för att införa den grundläggande bevarandeplattformen. Först görs en behovsstudie och därefter ett genomförandeprojekt. Genom att hantera införandet etappvis kan uppstarten tidigareläggas och arkivsystemet kommer på plats redan 2016. Den första beslutade FGS Paketstrukturen implementeras och gör det möjligt att paketera leveranser i form av ostrukturerade dokument (Word och Pdf). En lagringsdepå i bergrum ställs i ordning med inre skalskydd, el och EMP-skyddat säkerhetsskåp. I arbetet med att säkra upp bevarandeplattformen byggs redundanta lagringsnoder och arbete genomförs med kryptering, loggning, säkerhetskopiering och övervakning, med mera. En första riskanalys av bevarandeplattformen genomförs och åtgärder planeras för identifierade risker.

Sydarkiveras omvärldsbevakning fortsätter och förbundet antar en dubbel bevarandestrategi för de leveranser som planerats, det vill säga både filer i originalformat och filer konverterade till bevarandeformatet Pdf/A. Labbmiljön uppgraderas och ett antal produkter för bevarandesystem, verktyg för insamling av webb och konvertering av filformat installeras och testas.

Uttag för arkivering genomförs från inaktiva journalsystem hos två av förbundsmedlemmarna. Under året genomför Sydarkivera förberedande arbete för uppstart av utvecklingsprojekt för FGS personakter och patientjournaler på uppdrag av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL). Det förberedande arbetet redovisas till förvaltningsrådet för FGS. Uppdrag för fördjupad utredning av standardiseringsläget överlämnas till Riksarkivet och Luleå tekniska universitet.

Den första versionen av klassificeringsschemat VerkSAM Diarium publiceras i början av året. Klassificeringsschemat införs som diarieplan i Karlshamn, Karlskrona, Olofström samt Räddningstjänsten Östra Blekinge. Fokusområde för informationskartläggning är vård och omsorg samt socialt stöd. Under året genomförs nio olika workshopar och dokumentation av informationsflöden skickas ut till förbundsmedlemmarna för återkoppling.

Informationsträffar genomförs för arkivarier, kontaktpersoner, registratorer, skolsköterskor och för verksamhetsområdet Miljö, bygg och teknik. Sammanlagt genomförs även 8 utbildningsdagar med grundkurs om arkiv och dokumenthantering. Under året genomförs också en temadag om verksamhetsnära arkiv inom bygg, miljö och teknik. Ett 60-tal deltagare från 25 kommuner kommer till Alvesta.

Fem förbundsmedlemmar, Alvesta, Karlshamn, Lessebo, Markaryd och kommunalförbundet Region Blekinge, beslutar om nytt arkivreglemente med Sydarkivera som gemensam arkivmyndighet.

Diskussioner om lagligheten att dela på arkivmyndighetsfunktioner påverkar beslutsprocesserna. Detta innebär att arbetet med tillsyn och digitala arkivleveranser inte kan genomföras enligt den ursprungliga planeringen. Fördröjningen innebär även ändrade prioriteringar när det gäller arkivleveranser. Utredning av journalsystemen läggs delvis på is i väntan på beslut om arkivmyndighet. Fokus blir istället utredning om webbarkivering och inventering av äldre digitalt material - arbete som inte innebär hantering av sekretessinformation.

Under hösten genomförs ett anslutningsprojekt tillsammans med de kommuner som tecknat avsiktsförklaring om att ansluta till förbundet. Växjö kommun begär utträde ur förbundet. Förhandlingarna leder fram till en översyn av bestämmelserna i förbundsordningen. Förbundsordningen anses också behöva förnyas med anledning av de anslutande förbundsmedlemmarna. Den nya förbundsordningen arbetas fram i samråd med förbundsmedlemmarnas kontaktpersoner. För att hantera den ökande omfattningen av verksamheten anställs två nya arkivarier.

2017 flyttar Sydarkivera från Växjö till nya säkra lokaler i Alvesta. Med de nya lokalerna får förbundet både bättre lokaler för nätverksträffar och säker depå för arkivsystemet (bankvalv).

Användarnätverket VerkSAM arkivredovisning på webben skapas. Redan första året ansluter ett 60-tal organisationer. Den första interaktiva utbildningen publiceras på webben, Städa närarkiv på www.arkiveramera.se. Även de första korta informationsfilmerna produceras.

Arbetet med att förbereda digitala arkivleveranser fortsätter. Det första leveransöverenskommelserna om äldre inaktiva journalssystem undertecknas.  Uttag från ett antal gamla databaser genomförs under året. Testinsamlingar när det gäller arkivering av externa webbplatser genomförs. Utredning när det gäller digitalt bevarande av externa webbplatser slutförs. 

Under året arbetar Sydarkivera med att trimma in bevarandeplattformen. Målsättning sedan starten av förbundet var att lansera den första versionen av Sydarkiveras digitala bevarandeplattform 2017. Det första egna verktyget för att stödja arbetet med digitalt bevarande skapas; Package Browser, som listar metadata och fillistor i informationspaket.

Fokusområde när det gäller informationskartläggning är verksamhetsområdena Samhällsbyggnad samt Miljö- och hälsoskydd. I samband med wokshoparna säkerhetsklassar deltagarna informationsmängder och dokumentera uppgifter i förberedelse inför dataskyddsförordningen GDPR som träder i kraft året efter. Under året genomförs 10 olika nätverksträffar och temadagar när det gäller molntjänster respektive GDPR.

2017 övertar Sydarkivera ansvaret för de första analoga slutarkiven. Oskarshamns kommun och Östra Göinge kommun tecknar avtal om hel arkivmyndighet som anslutande tjänst.

Projekt för att förbereda anslutning av nya förbundsmedlemmar inför 2018 genomförs. En ny anslutningsprocess har dokumenterats och anslutningarna förlöper smidigt.

Nya förbundsmedlemmar 2017:

  • Bromölla kommun
  • Höörs kommun
  • Osby kommun
  • Olofströms kommun
  • Oskarshamns kommun
  • Vimmerby kommun
  • Östra Göinge kommun

Nya medlemmar 2018:

  • Borgholms kommun
  • Eslövs kommun
  • Hässleholms kommun
  • Vadstena kommun
  • Vellinge kommun
  • Åtvidabergs kommun

2019 är det en mandatperiod och Sydarkivera har en ny utökad styrelse med 11 ledamöter. Sydarkivera har 26 förbundsmedlemmar och den första regionen (landstinget) ansluter till förbundet.

Sydarkivera tar under 2019 steget ut i Europa och blir medlemmar i DLM-forum och deltagare i det europeiska projektet E-ARK3. Projektet tar fram specifikationer, programvaror och utbildningsresurser till det europeiska byggblocket eArchiving.

2019 är första hela året med den anslutande tjänsten Gemensamt dataskyddsombud. Under året genomförs en planerad utvärdering av tjänsten. Utvärderingen leder fram till att avtalen kommer förändras.

Beslut om att bygga ut arkivcentrum i Bräkne Hoby tas av Ronneby kommun och Sydarkivera. Ett växande antal förbundsmedlemmar väljer att överlämna även de analoga arkiven och utse Sydarkivera till hel arkivmyndighet.

Nya förbundsmedlemmar 2019:

  • Lomma kommun
  • Mörbylånga kommun
  • Nybro kommun
  • Region Blekinge
Stäng meny
Translate
2020-04-01 | Nya riktlinjer för utlämnande av allmänna handlingar från kommunarkiv.Läs mer här
+
Skip to content