Sammanfattning

Kommunalförbundet Sydarkivera bildades 2015. Sydarkivera är ett kommunalförbund med förbundsfullmäktige och förbundsstyrelse. Förbundets verksamhet styrs av en förbundsordning som antas av förbundsfullmäktige och fullmäktige hos de kommuner och regioner som bilar förbundet.

Sydarkivera har i uppgift att hantera råd och stöd när det gäller arkiv och informationshantering, digitala arkivleveranser och gemensamt digitalt slutarkiv för förbundsmedlemmarna. Sydarkivera är gemensam arkivmyndighet och arkivförvaltning för förbundsmedlemmarna. Uppdraget definieras i förbundsordningen. Sydarkiveras uppdrag är indelat i bastjänster och anslutande tjänster.

Historik

  • 2011
  • 2012
  • 2013
  • 2014
  • 2015
  • 2016
  • 2017
  • 2018
  • 2019

DET KAN VARIT FLER KOMMUNER... Karlskrona, Markaryd, Ronneby och Växjö deltar i Sambruks projekt Elektroniskt bevarande som slutredovisas oktober 2011. Arbetet i projektet sker till stor del i regionalt organiserade arbetsgrupper. Efter att projektet är avslutat fortsätter kommunarkiven i södra Sverige att samarbeta i ett nätverk som får namnet E-arkiv Syd. Nätverket träffas med jämna mellanrum hos Hässleholms kommun. Samma år publicerar Riksarkivet en rapport från förstudie om e-arkiv och e-diarium.

Resultaten från projektet övertas av Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) som startar projektet e-arkiv för att upphandla ramavtal för e-arkiv. SKL:s strategi för e-samhället lyfter fram e-arkivet som en del i uppbyggnaden av en e-förvaltning. E-arkiv är ett prioriterat projekt nationellt. Samverkan framhålls som en viktig framgångsfaktor av både SKL och myndigheten E-delegationen, som ansvarar för digitaliseringsfrågor.

Förslag om en gemensam förstudie om e-arkiv presenteras för kommuncheferna i Kronoberg i samband med  kommunchefsträff i november 2012. Kommunerna i Blekinge har innan mötet anmält intresse att delta i samverkan  genom en gemensam skrivelse. Samarbetet i nätverket E-arkiv fortsätter och intensifieras. På gemensamma arbetsdagar produceras bland annat mallar för arkivreglemente och för arkivtillsyn.

Våren 2013 genomförs en förstudie för projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge. Kommunerna, landstingen och regionförbunden i Kronoberg och Blekinge deltar i förstudien. Projektdirektivet godkänns av kommun-, region- och landstingsdirektörer. Inriktningen är långsiktigt bevarande hos arkivinstitution och inte digitalisering av analoga handlingar eller verksamhetsnära arkiv. Det huvudsakliga resultatet av förstudien är en guide till handlingsalternativ och genomförda utbildningsinsatser. Arbetet bygger vidare på erfarenheter från andra förstudier och baseras på vedertagna metoder och standarder för långsiktigt bevarande. Under förstudien genomförs olika analyser. Identifierade risker är framförallt förknippade med frånvaro av kunskap, organisering, rutiner och riktlinjer. Nulägesanalysen bekräftar att den traditionella hanteringen av arkiv på papper dominerar hos de centrala arkivfunktionerna.

Hösten 2013 påbörjas en fördjupad förstudie för att förankra arbetet som genomförts under våren. Arbetet under den fördjupade förstudien baseras på de handlingsalternativ som beskrivits i Guide till handlingsalternativ och slutrapporten från förstudien. Olika förberedande aktiviteter påbörjas, bland annat en översiktlig systeminventering.

Den fördjupade förstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge slutförs under februari 2014. Styrgruppen för den fördjupade förstudien föreslår att i följande etapp genomföra en konceptstudie med inriktning mot en gemensam organisation för e-arkiv för deltagande organisationer.

Tanken med konceptstudien är att ytterligare förankra och konkretisera det fortsatta arbetet med att införa e-arkiv. Under konceptstudien genomförs gemensamma aktiviteter för att förbereda införandet. Målet med konceptstudien: att under 2015 införa en organisation för att hantera e-arkiv och påbörja projekt för att införa arkivsystem. Projektet arbetar fram ett konkret beslutsunderlag för att bilda en gemensam organisation för e-arkiv i Kronoberg och Blekinge. Förslaget innehåller beskrivning av verksamheten, finansiering och styrform för det kommunalförbund som konceptstudiens styrgrupp föreslår att starta.

Samma år genomför kommunerna inom samarbetet Skåne Nordost en förstudie som finansieras av Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) genom tillväxtverket samt kommunerna Bromölla, Hässleholm, Hörby, Höör, Kristianstad och Östra Göinge. Syftet är att presentera olika handlingsalternativ kring samverkan om e-arkiv. Förstudiens styrgrupp beslutar att rekommendera en större regional samverkan kring ett gemensamt e-arkiv och e-arkivfunktion.

Kommunalförbundet Sydarkivera bildas 2015. Under det första året så handlar mycket av arbetet om att skapa den gemensamma organisationen med administration av förtroendevalda, personal och ekonomi. Leveransutredningarna startas upp tidigt och även verksamheten med råd och stöd.

Förbundsmedlemmar från starten 2015:

  • Alvesta kommun
  • Karlshamns kommun
  • Karlskrona kommun
  • Lessebo kommun
  • Ljungby kommun
  • Markaryds kommun
  • Ronneby kommun
  • Tingsryds kommun
  • Växjö kommun
  • Älmhults kommun
  • Kommunalförbundet Region Blekinge

2016 genomförs projekt för att införa den grundläggande bevarandeplattformen. Först görs en behovsstudie och därefter ett genomförandeprojekt. Genom att hantera införandet etappvis kan uppstarten tidigareläggas och arkivsystemet kommer på plats redan 2016.

2017 flyttar Sydarkivera från Växjö till nya säkra lokaler i Alvesta. Med de nya lokalerna får förbundet både bättre lokaler för nätverksträffar och säker depå för arkivsystemet (bankvalv).

Användarnätverket VerkSAM arkivredovisning på webben skapas. Redan första året ansluter ett 60-tal organisationer. Den första interaktiva utbildningen publiceras på webben, Städa närarkiv på www.arkiveramera.se. Även de första korta informationsfilmerna produceras.

De första inriktningsbesluten för digitala arkivleveranser beslutas av förbundsstyrelsen. Testinsamlingar när det gäller arkivering av externa webbplatser påbörjas. Uttag från ett antal gamla databaser genomförs under året.

Under året arbetar Sydarkivera med att trimma in bevarandeplattformen. Målsättning sedan starten av förbundet var att lansera den första versionen av Sydarkiveras digitala bevarandeplattform 2017. Det första egna verktyget för att stödja arbetet med digitalt bevarande skapas; Package Browser, som listar metadata och fillistor i informationspaket.

2017 övertar Sydarkivera ansvaret för de första analoga slutarkiven. Oskarshamns kommun och Östra Göinge kommun tecknar avtal om hel arkivmyndighet som anslutande tjänst.

Nya förbundsmedlemmar 2017:

  • Bromölla kommun
  • Höörs kommun
  • Osby kommun
  • Olofströms kommun
  • Oskarshamns kommun
  • Vimmerby kommun
  • Östra Göinge kommun

Nya medlemmar 2018:

  • Borgholms kommun
  • Eslövs kommun
  • Hässleholms kommun
  • Vadstena kommun
  • Vellinge kommun
  • Åtvidabergs kommun

2019 är det en mandatperiod och Sydarkivera har en ny utökad styrelse med 11 ledamöter. Sydarkivera har 26 förbundsmedlemmar och den första regionen (landstinget) ansluter till förbundet.

Sydarkivera tar under 2019 steget ut i Europa och blir medlemmar i DLM-forum och deltagare i det europeiska projektet E-ARK3. Projektet tar fram specifikationer, programvaror och utbildningsresurser till det europeiska byggblocket eArchiving.

2019 är första hela året med den anslutande tjänsten Gemensamt dataskyddsombud. Under året genomförs en planerad utvärdering av tjänsten. Utvärderingen leder fram till att avtalen kommer förändras.

Beslut om att bygga ut arkivcentrum i Bräkne Hoby tas av Ronneby kommun och Sydarkivera. Ett växande antal förbundsmedlemmar väljer att överlämna även de analoga arkiven och utse Sydarkivera till hel arkivmyndighet.

Nya förbundsmedlemmar 2019:

  • Lomma kommun
  • Mörbylånga kommun
  • Nybro kommun
  • Region Blekinge

Handlingsprogram

Bestämmelser om förbundets bastjänster finns i Sydarkiveras förbundsordning. Enligt förbundsordningen ska kommunalförbundet efter samråd med medlemmarna fastställa ett handlingsprogram för förbundets bastjänster. Handlingsprogrammet ska övergripande beskriva de strategiska målen för kommunalförbundets verksamhet.

Stäng meny
Skip to content