Om oss

Sydarkiveras handlingsprogram 2023-2026

Sydarkiveras handlingsprogram beskriver omvärldsanalys och strategiska utvecklingslinjer för perioden 2023–2026. Handlingsprogrammet beskriver även Sydarkiveras tjänsteutbud samt nyttan för förbundsmedlemmarna och övriga organisationer som kommunala bolag, kommunalförbund och andra samverkansorganisationer som ingår inom förbundskretsen. Slutligen dokumenterar handlingsprogrammet analys av komplexitet och risker som underlag för bedömning av genomförbarhet och vilka åtgärder som behöver planeras för att uppnå de strategiska målen.

Följande strategiska utvecklingslinjer har definierats med utgångspunkt från vad som händer i omvärlden och de behov som förbundsmedlemmarna har kommunicerat:

• Förstärka och förbättra
• Möta medlemmarna
• Kommunicera och förankra
• Samarbeta digitalt och på plats
• Stödja digitalisering
• Leda utveckling i öppna forum
• Bygga arkivcentrum
• Växa för att bli starkare

Sydarkiveras utbud av tjänster är i grunden desamma som tidigare. Utbudet delas in i bastjänster som ingår i medlemsavgiften och anslutande tjänster med särskilda avtal.

Bastjänsterna är:

• Gemensamt digitalt slutarkiv
• Gemensam arkivmyndighet
• Råd och stöd
• Utbildning som bastjänster

De anslutande tjänsterna är:

• Analoga arkiv och hel arkivmyndighet
• Gemensamt dataskyddsombud
• Stöd på plats hos förbundsmedlem
• Specialinriktad utbildning

Sydarkivera inför andra generationens bevarandeplattform som tar höjd för utvecklingen med mer effektiva arkivleveranser. Utvecklingen blir möjlig både genom praktisk erfarenhet hos Sydarkivera och förbundsmedlemmarna och att det i allt fler fall finns inbyggt systemstöd för arkiveringsuttag i de system som förbundsmedlemmarna använder.

Kompetenshöjningen hos förbundsmedlemmarna innebär att allt fler har grunderna på plats med beslutade informationshanteringsplaner och förutsättningar att börja bygga upp, eller förbättra, sin förmåga att hantera digital informationsförvaltning och helt digitalt flöde av information med stöd av de verksamhetssystem som används. I och med att arkivtillsynen börjar om och Sydarkivera granskar samma verksamhetsområden för andra gången finns förutsättningar att jämföra med tidigare kontroller och dra slutsatser kring vilka effekter genomförda satsningar har fått.

Handlingsprogrammet och andra styrdokument hittar du i dokumentbiblioteket:

• Sydarkiveras handlingsprogram och dokumentbibliotek

Kommunalförbundet Sydarkivera är det första kommunalförbund som bildas som en gemensam arkivorganisation. Utgångspunkten har varit delad arkivmyndighetsfunktion mellan Sydarkivera (tillsyn och överlämnade elektroniska arkiv) och förbundsmedlem (överlämnade pappersarkiv). Detta koncept togs fram av arbetsgrupp och styrgrupp i projektet E-arkiv Kronoberg och Blekinge (2013-2014) med juristgruppen i Kronoberg och Blekinge som referens.

Samtliga myndigheter och kommunala företag ansvarar för sin allmänna information fram tills att den överlämnas till en arkivmyndighet. Enligt bestämmelserna i arkivlagen så är kommunstyrelsen arkivmyndighet om inte kommunfullmäktige utser någon annan nämnd eller styrelse. Läs mer om Arkivmyndighet på Samrådsgruppens webbplats:

• Arkivmyndighet på Samrådsgruppens webbplats

Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor är ett beredande samarbetsorgan med deltagare från Riksarkivet, kommuner och landsting.

Fråga om förbundsstyrelse i gemensamt kommunalförbund kan utses till arkivmyndighet utreddes grundligt. Arkivlagen ger stöd för att utse en gemensam nämnd eller förbundsstyrelse till arkivmyndighet. Sveriges Kommuner och Regioner (SKL) har därefter i skrivelse till projektet E-arkiv Kalmar län under 2015 pekat på att förarbetena till arkivlagen säger att en kommun endast får ha en arkivmyndighet. Arkivlagen skrevs 1990, före möjligheten att bilda kommunalförbund och gemensam nämnd fanns. Det innebär att frågan om att flera kommuner skulle utse gemensam arkivmyndighet inte diskuterades. Inte heller frågan om att dela upp myndighetsfunktioner mellan två arkivmyndigheter. Det innebär att den frågan inte var grundligt utredd.

Sydarkiveras förbundsstyrelse informerades om vad som har framkommit och frågan diskuterades i styrelsen. Mall för arkivreglemente i enlighet med det ursprungliga konceptet godkändes, men förbundet öppnade också upp för möjligheten att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. Förbundsordningen förtydligades bland annat när det gäller detta. Samtidigt lyfte politikerna i förbundsstyrelsen frågan till regeringen. Civilministern gjorde ett studiebesök hos Sydarkivera 2016. Förvaltningen redogjorde för problematiken i en skrivelse till regeringskansliet. Förhoppningen var att frågan om gemensam arkivmyndighet, och möjlighet att fördela ansvar för arkivmyndighetsfunktioner, skulle utredas grundligt.

I avvaktan på detta rekommenderade styrelsen mallar för arkivreglemente: en med delad arkivmyndighet (enligt det ursprungliga konceptet) och en för att överlämna hela arkivmyndighetsansvaret. I slutänden är det respektive fullmäktige som fattar beslut om arkivmyndighet.

I slutet av oktober 2017 beslutade regeringen om direktiv för utredningen ”Översyn av arkivområdet”. Det var dags att ge arkivområdet, i vid mening, en ordentlig genomlysning. Arkivutredningen genomförde sin utredning 2018-2019. Sydarkivera lämnade in ett inspel 2018-12-03 och tog då upp frågan om delad arkivmyndighet. Resultatet från arkivutredningen redovisades i december 2019.

Information om arkivutredningen finns via Regeringskansliets webbplats:

• Arkivutredningen – Statens offentliga utredningar på Regeringskansliets webbplats