Tillsynen har blivit digital!

Trots att vi bara är inne i maj har vi redan genomfört två tredjedelar av årets tillsyner!

Den årliga tillsynen utförs utifrån den tillsynsplan som beslutas av Sydarkiveras förbundsstyrelse. I år står kultur och fritid i fokus  för våra tillsyner. Vi är nu inne på andra året med digitala tillsyner.

Våra tillsyner delas upp i två moment som båda sker digitalt. Först svarar de berörda verksamheterna på en enkät. De flesta frågorna riktar in sig på den generella informationshanteringen inom verksamheterna, oberoende om informationen är på papper eller digital.  Enkäten avslutas med frågor som knyter an till ämnesområdet där vi ber verksamheterna att beskriva sin informationshantering kring några specifika aktiviteter. Frågorna syftar till att ge en bild av de rutiner som finns, men det ger även möjlighet att jämföra hanteringen hos Sydarkiveras medlemmar. Skillnader och likheter kan ge ett bra underlag för att lära av varandra och kanske även hitta en ”best practice”.

Enkätsvaren analyseras av Sydarkiveras medlemssamordnare och ligger till grund för tillsynsmötet som också det sker i digital form. Det har som vanligt varit ett intressant och roligt arbete att träffa olika representanter inom området. Även nu när tillsynen sker digitalt blir det många intressanta diskussioner. Det vi redan nu kan konstatera är att alla våra medlemmars kultur- och fritidsverksamheter möter ungefär samma problem och utmaningar med den pågående digitaliseringen av verksamheten. Det är också tydligt att kultur- och fritidsområdet är ett verksamhetsområde med mycket samverkan mellan flera kommuner, framför allt inom biblioteksområdet samt mycket medborgarkontakt.

Både i år och förra året har vi märkt flera fördelar med ett helt digitalt arbetssätt. Vi når fler och fler deltagare från kommunerna/regionerna har kunnat vara med, både tjänstemän, chefer och förtroendevalda. Det blir färre resor och dessutom blir det mindre personberoende.