Kommunalförbundet Sydarkivera startade 2015 och är gemensam arkivmyndighet med ansvar för arkivtillsyn och långsiktigt digitalt bevarande. Vi på Sydarkivera är väldigt stolta över vad vi har åstadkommit under de första tio åren. Vi har lika höga förväntningar på de nästkommande decennierna!
Dela resurser är bra för många
Vårt sätt att arbeta och organisera ett kommunalförbund för att hantera långsiktigt digitalt bevarande för kommuner och regioner passar säkert inte alla. Men för många som kanske inte har egna resurser för denna viktiga verksamhet är det ett bra alternativ. Vårt synsätt inom förbundet är att det är angeläget med samarbete för att dela på de resurser som finns. Det är många och stora utmaningar som kommuner och regioner ställs inför med den snabba digitaliseringen och utvecklingen. Långsiktigt digitalt bevarande är ett område som det kan vara utmanande för små och medelstora kommuner att axla på egen hand.
Vi växer och blir fler
Mycket har hänt under den här resan, vi har gått från att vara 11 förbundsmedlemmar 2015 till att bli 40 förbundsmedlemmar 2025. Det är fler som knackar på dörren och som vill gå in i förbundet 2026. Ett par har valt att lämna förbundet och söka andra lösningar. Vi har blivit ifrågasatta under denna korta tid som vi har funnits, det vet vi, men vi är helt säkra på att det vi gör är bra för medlemmarna och i förlängningen för hela den offentliga sektorn i Sverige.
Tillsammans har vi byggt upp ett förbund som har blivit en kraft att räkna med även på den europeiska och internationella spelplanen. Vi har lyckats med att knyta till oss nyckelkompetenser som är viktiga för att driva utvecklingen framåt när det gäller inte minst standarder och specifikationer för informationsöverföring. Detta är fundamentala byggblock för att stödja förbundsmedlemmarna att ställa krav vid upphandling av olika system och lösningar för informationsförvaltning. Byggblock som även hjälper systemleverantörerna att bygga smarta lösningar för informationsöverföring och arkiveringsuttag.
Det europeiska initiativet för e-arkivering (E-ARK)
Sedan 2019 har Sydarkivera varit en del i den stora europeiska satsning på e-arkivering som pågår. Initiativet för e-arkivering tillhandahåller grundläggande specifikationer, programvaror, utbildning och kunskap för att hjälpa människor att bevara och återanvända information på lång sikt. Initiativet förvaltas på Europeiska kommissionens vägnar av E-ARK-konsortiet. Vi på Sydarkivera deltar genom DLM-forum som är ett viktigt samarbete för arkiven i Europa och andra verksamma inom arkivbranschen.
E-ARK projektet startade ungefär samtidigt med Sydarkivera och nu börjar vi se resultat! De första systemleverantörerna har börjat uppdatera sina lösningar. Under 2025 och framåt så hoppas vi se allt fler leverantörer som bygger in stöd för e-arkivering, informationsöverföring och arkiveringsuttag som följer E-ARK specifikationerna. Förhoppningen är att tjänsterna för validering, egenkontroll och möjligheten att bli tilldelad en eArchiving Conformance Seal ska bidra till ett ökande intresse av att använda de framtagna specifikationerna.
Det ska vara lätt att arkivera rätt
Det finns redan i dag tjänster med inbyggda funktioner för arkiveringsuttag som är användarvänliga på ett sätt som knappt gick att föreställa sig när vi startade förbundet 2015. Systemleverantörerna vi träffade då var ofta ganska frågande inför arkivering och digitalt bevarande. Idag snart 10 år senare är bilden en annan. Det är många som har ett stort engagemang i att erbjuda bra och smarta lösningar. Det händer allt oftare att vi får positiva överraskningar i mötet med våra förbundsmedlemmar och deras leverantörer. Vi kan inte annat än se ljust på framtiden med smidiga lösningar för att överföra information för långtidsbevarande!
Öppna programvaror för hållbart bevarande
Under den här tiden har vi samtidigt växt ur den grundläggande bevarandeplattformen som infördes 2016. Vi startade ett projekt 2021 för att skapa en utökad bevarandeplattform som motsvarar behoven och förutsättningarna nu och för det kommande decenniet. En viktig milstolpe är att vi före sommaren 2024 slutförde införandet av ett nytt uppdaterat bevarandesystem. Sydarkivera är nu en av de många organisationer världen över som använder Archivematica för att hantera sina digitala informationspaket.
Tillsammans med våra förbundsmedlemmar har vi finslipat metoder och rutiner för överföring av digitalt arkivmaterial genom åren. Som det är idag får vi in två digitala arkivleveranser i veckan med uttag från olika verksamhetssystem och tjänster. Vi har för avsikt att öka takten i våra överföringar i framtiden när det är än mer information som har funnits så länge att det är dags att flytta över till arkivmyndighet för långtidsbevarande.
Därutöver samlas externa webbplatser in flera gånger om året. Insamlingen av webbar har varit i gång sedan vi startade. Metoderna har förfinats och programvarorna uppdaterats. Nu är det dags för oss att uppdatera det externa webbarkivet med nyare teknik för att visa upp de arkiverade webbplatserna.
Digitala arbetssätt på många plan
Det är inte bara för det digitala arkivet som det har hänt saker. När vi började med arkivtillsyn hos våra förbundsmedlemmar 2016 så åkte vi ut och tittade på arkiven på plats och hade utbildningar på olika orter. Det fick ett abrupt slut när pandemin bröt ut. Allt från tillsyn till rådgivning och utbildning behövde ske digitalt. För att inte tala om mötena med förbundsstyrelse och fullmäktige! I vårt fullmäktige är det en ledamot och en ersättare från varje medlem. Det blir stora möten med många deltagare. Vi fick alla lära oss om digitala sammanträden både juridiskt och praktiskt.
När pandemin så småningom klingade ut hade det digitala arbetssättet blivit en vana. Mycket av samarbetet sker digitalt med webbmöten, Wiki för handbok på webben, gemensamt Community på webben och tillsyn med stöd av digitala verktyg för enkäter.
I spåkulan!
Vad det nya decenniet som vi går in i kommer ha att erbjuda kan vi inte säkert veta. Det vi vet är att det finns många spännande utmaningar inom digitalisering och e-arkivering. Utvecklingen fortsätter att gå snabbt inom många områden som rör informationshantering och därigenom också hur arkiven bildas. Vilka nya tekniker och verktyg kommer att finnas i framtiden? Detta är något som vi kommer att lära oss mer om och förstå efter hand. Tillsammans med våra förbundsmedlemmar och samarbetspartners är vi så redo som vi kan bli!
Mats Porsklev
Förbundschef
Kommunalförbundet Sydarkivera
