Idag den 5 november firas internationella dagen för digitalt bevarande – World Digital Preservation Day #WDPD2020! Organisationen DigitalPreservation Coalition (DPC) firar dagen genom att publicera en serie med blogginlägg från hela världen. Ämnet för i år är Digits: for Good (eller i alla fall så länge som möjligt). Sydarkivera bidrar i år med ett blogginlägg som handlar om webbarkivering och utökad insamling för att dokumentera kommunernas information i samband med pandemin.
Sydarkivera är ett kommunalförbund som arbetar med långsiktigt digitalt bevarande och fungerar som arkivmyndighet för ett antal kommuner i södra och mellersta Sverige. Syftet med organisationen är att bevara information för kommande generationer.
Informationsflödena är i dagsläget enorma och förändras snabbt. Därför gäller det för aktörer som sysslar med digitalt bevarande att vara förberedda och utåtriktade. Eftersom det inte går att förutse exakt vad som kommer att hända, vilka behov som kommer att uppstå eller hur information på sikt kommer att användas ställer det stora krav på organisationer som arbetar med digitalt bevarande när det gäller frågor kring format, tekniska lösningar, metadata, lagring och arkivvård men också när det gäller inställningen till hur nya situationer som kräver snabbt agerande ska hanteras. Att göra ingenting eller agera för långsamt betyder ofta att viktig information inte bevaras och därmed finns det risk att mycket går förlorat.
Digits: For Good som jag tänker utveckla mer om hos oss på Sydarkivera är arkivering av webb. Webbarkivering är ett exempel på inriktning som står för inför många utmaningar. För Sydarkiveras förbundsmedlemmar har 2020 inneburit många förändringar i arbetssätt utifrån situationen kring Covid 19. Information, kommunikation och vägledning av medborgarna har varit annorlunda och därmed har informationen på medlemmarnas webbplatser förändrats mycket snabbare än normalt. Eftersom situationen varit exceptionell i och med hanteringen av en pandemi har behovet av att bevara webbplatser frekvent varit mycket stort. En utmaning för Sydarkivera har varit att snabbt skapa upp verksamheten och öka antalet insamlingar. Det har krävt ändrade arbetssätt och rutiner, kunskap, resurser och flexibilitet.
Sydarkivera har sedan 2016 samlat in webb en gång per år. Mycket tyder på att det inte är tillräckligt, utan intervallet behöver vara högre än så. Hur frekvensen ska se ut beror förstås på hur ofta en webbplats uppdateras och om informationen på webbplatsen har bevarandevärde samt om verksamheten som står bakom webbplatsen befinner sig i något särskilt läge som kräver särskild uppmärksamhet. Ett sådant exempel är som nämnts pandemin under 2020 då hela samhällen förändrats, myndighetsutövning påverkats och forskningsinriktningen ändrats. Då är det mycket viktigt att vara på tårna som arkivorganisation, tidigt se vad som behöver göras och skrida till verket. Det är viktigt att omvärldsbevaka, att läsa bloggar, hålla sig uppdaterad och gå på konferenser.
Arbetssätten bör vara väl genomtänkta. Vi har ingen nytta av bevarad information om den inte kan användas av framtida generationer. Det är därför av vikt att noga välja tekniska lösningar och metadatamärka på ett långsiktigt hållbart sätt eftersom man inte i dagsläget kan veta riktigt i vilken typ av sammanhang informationen kan komma att användas i framtiden, vilka tekniska lösningar som då kommer att finnas tillgängliga eller vilka metoder som då kommer att vara gällande. Vi kan i dagsläget bara gissa och se till att bevara så mycket som möjligt för att ha de bästa förutsättningarna att långsiktig informationsförsörjning. Det handlar också mycket om inställningen hos organisationen . Att vara öppen, uppmärksam, se vilka behov som finns och agera snabbt är avgörande. På så vis kan man möta kommande utmaningar på ett tillfredsställande sätt.
Länk till blogginlägget hos DPC
Annie Olandersson Stille
Metadataspecialist, Kommunalförbundet Sydarkivera
