I november finns möjlighet att ta del av nyheter när det gäller internationell standard för att beskriva organisationer, personer och familjer som skapar arkiv. Det som brukar kallas arkivbildare. Det finns två olika tillfällen öppna för att ta del av nyheterna. Det första är ett kort morgonseminarie den 11 november som är på svenska och arrangeras i samarbete med Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI). Det andra är ett webinarie den 14 november eller 15 november som är på engelska för en internationell publik. Detta webinarie arrangeras av de tekniska kommittéerna som står bakom våra arkivstandarder.
Dessa tillfällen är framför allt av intresse för dig som förvaltar eller utvecklar system eller tjänster för arkivförteckning, arkivredovisning eller för att göra information om arkivbildare sökbar. De är också för dig som arbetar med arkiv och vill hålla dig uppdaterad om vad som är på gång i omvärlden.
Vid båda tillfällena talar Karin Bredenberg som är metadatastrateg hos oss på Sydarkivera. Karin är ordförande i den tekniska kommittén som förvaltar standarden. Genom att aktivt delta i dessa sammanhang får Sydarkivera både kunskaper och kontakter som behövs framför allt för att förvalta bevarandeplattformen men också för rådgivning och utbildning till våra förbundsmedlemmar.
Arkiv och arkivbildare
Vilken organisation, person eller familj som har bildat ett arkiv är en viktig del av kontexten för att förstå den information som bevaras. Det är helt enkelt skillnad mellan hur man läser och förstår ett protokoll från en kommunal nämnd eller styrelse jämfört med en dagbok från en enskild person. Förteckningar (register för sökning i arkiven) knyts därför till registrerade uppgifter om den organisation, person eller familj som har bildat arkivet.
Inom det offentliga bildar olika myndigheter, kommuner, regioner, kommunala bolag eller andra samverkansorgan arkiv. Dessa arkiv hamnar så småningom hos arkivmyndigheterna. För kommuner och regioner som är förbundsmedlemmar är det Sydarkivera som tar emot e-arkiven och den egna lokala arkivmyndigheten (alternativt Sydarkivera om man har det som anslutande tjänst) som tar emot pappersarkiven och andra analoga medier. För statliga myndigheter är det Riksarkivet som är arkivmyndighet.
De enskilda företagen, personerna och familjerna som bildar arkiv hamnar ibland hos föreningsarkiv, bibliotek eller andra kulturarvsinstitutioner men kan också finnas i kommun- och regionarkiven som förvaltas av Sydarkivera eller förbundsmedlemmarna.
Det finns alltså arkiv på många ställen och ibland flyttar arkiven. Det innebär att arkiv från en och samma arkivbildare kan finnas på flera olika ställen. Det kan också förändra sig över tiden eftersom arkiven flyttar. Hur vet man då var arkiven finns och hur vet en forskare om vilka olika arkiv som hör till samma arkivbildare?
Uppgifterna om arkivbildare registreras i ett arkivförteckningssystem eller arkivredovisningssystem. Dessa uppgifter flyttas över till nationella kataloger eller tjänster där man kan söka i många olika arkiv. I Sverige är det den Nationella ArkivDatabasen (NAD). Uppgifterna flyttas också till gemensam europeisk tjänst för att kunna söka och hitta arkivbildare i hela Europa, Archives Portal Europé. För att kunna göra det behövs standardiserade överföringsformat för att flytta information om arkivbildare mellan olika system och tjänster som tillgängliggör sökning efter arkiv.
EAC-CPF – internationell standard för överföring av information om arkivbildare
Encoded Archival Context – Corporate bodies, Persons, and Families (EAC-CPF) är en internationell standard som gör det möjligt att flytta information om arkivbildare mellan olika system och tjänster. Standarden strukturerar kontextuell information om organisationer, personer och familjer som relaterar till arkiverad information.
Standarden förvaltas av föreningen för arkivarier i USA, Society of American Archivists (SAA). SAA har en teknisk kommitté som kallas Technical Subcommittee on Encoded Archival Standards (TS-EAS).
Schemat för EAC-CPF och register för de olika elementen är publicerade via webbsidan:
Schema EAC-CPF samt register för elementen
Mer information om processen för att uppdatera standarden och allt som har hänt fram till den nya versionen finns via webbsidan:
Bakgrund och processen för att uppdatera standarden
Sammanfattning och länkar finns också via Sydarkiveras Wiki:
Webinarie 14 eller 15 november
Alla intresserade hälsas välkomna att delta på webinariet som ger en överblick över vad det är som är nyheter i standarden. Det finns också möjlighet att ställa frågor om förändringarna och ge återkoppling.
Det är TS-EAS som tillsammans med intressegruppen Encoded Archival Standards Section Steering Committee som arrangerar webinariet för att introducera den nya versionen av EAC-CPF.
Webinariet genomförs vid två tillfällen (det är samma innehåll båda gångerna). Tiderna är satta för att passa för alla internationella deltagare.
- 14 november klockan 23.00
- 15 novemeber klockan 10.00
Registrera ditt deltagande via länken (observera tids-zonerna och kolla så du väljer rätt):
Registrering webinarie introduktion ny version av EAC-CPF
Har du frågor inför webinariet så finns det ett formulär:
Frågeformulär inför webinarie introduktion ny version av EAC-CPF
Webinariet spelas in och kommer att finnas tillgängligt via Youtube:
Inspelat webinarie: YouTube kanal – Society of American Archivists
Frukostmöte om arkivstandarder 11 november
På frukostmötet berättar Karin om uppdateringen av EAC-CPF. Det blir en kort introduktion och genomgång av nyheterna på svenska. Frukostmötet arrangeras i samarbete med Föreningen för arkiv och informationsförvaltning (FAI).
Morgonseminariet hålls den 11 november 2022 kl. 8.00 – 09.30 på distans via Zoom.
Mer information och länk för att registrera deltagande finns på FAI:s webbplats:
