Tid: Fredagen den 4 april 2022 kl. 10.00
Plats: Zoom och Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsfullmäktige.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.
Kallelse: Kungörelse Förbundsfullmäktige 2022-04-08
Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsfullmäktige 2022-04-08
Handlingar:
Protokoll: Protokoll Förbundsfullmäktige 2022-04-08
Tid: Fredagen den 4 april 2022 kl. 10.00
Plats: Zoom och Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Kallelse: Kungörelse förbundsfullmäktige 2021112
Samlingshandling: Samlingshandling för FF 2021-11-12
Handlingar:
Protokoll: Protokoll Förbundsfullmäktige 2021-11-12
Tid: Fredagen den 12 november 2021 kl.10.00
Plats: Zoom
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Kallelse: Kungörelse till förbundsfullmäktige 2021-04-09
Samlingshandling: Samlingshandling för Förbundsfullmäktige 2021-04-09
Handlingar:
Protokoll: Protokoll FF 2021-04-09
Tid: Fredagen den 9 april 2021 kl.10.00
Plats: Zoom
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
1. Öppnande av fullmäktige
2. Kungörelse
3. Godkännande av dagordningen
4. Utseende av justeringsperson
5. Budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2020
6. Verksamhetsplan med budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2022
7. Anslutning av Sölvesborgs och Staffanstorps kommuner till förbundet
8. Arbetsordningen – revidering
9. Val av ny revisor
10. Val av ledamot och ersättare i valberedningen
11. Information om avsägelse i förbundsfullmäktige samt nyval av ledamot från Olofströms kommun
Kallelse: Kallelse till förbundsfullmäktige 2020-11-06
Handlingar:
Protokoll: Protokoll FF 2020-11-06
Tid: Fredagen den 6 november 2020 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta och Zoom
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
1. Öppnande av dagens möte
2. Upprop
3. Godkännande av kallelse och föredragningslista.
4. Utseende av justeringsperson
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkivera från Boxholms kommun och Ydre kommun
8. Mötestider 2021
Kallelse: Kallelse Samlingshandling FF 2020-04-03
Handlingar: Revisionsberättelse
Protokoll: Sammanträdesprotokoll FF 2020-06-12
Tid: Fredagen den 3 april 2020 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Årsredovisning 2019 FS § 3
5. Budget 2021 plan 2022-2023 FS § 4
6. Arvodesreglemente FS § 6
7. Undertecknande av handlingar för resterande delen
av mandatperiod 2019-2022 FS § 8
8. Utseende av kommitté för diskussion om politisk
styrning i framtiden FS § 12
Protokoll: Protokoll 2019-11-08
Tid: Fredagen den 8 november 2019 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Protokoll: Protokoll 2019-04-05
Tid: Fredagen den 5 april 2019 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsstyrelse.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.
Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelse 2022-06-17
Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelse 2022-06-17
Protokoll:
Tid: Fredagen den 17 juni 2022 kl. 10.00 – 12.30
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte via Zoom
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport med budget och kommentarer jan-maj 2022
5. Arkivcentrum i Alvesta
6. Instruktion för förbundschef
7. Missiv Granskning av förbundets styrning, kontroll, rapportering, samråd och samverkan med medlemskommuner, signering 2778158
8. Intern kontroll 2022
9. Redovisning av digitala arkivleveranser
10. Utökad bevarandeplattform etapp 2
11. Självvärdering med utgångspunkt från standarden ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR)
12. Projektet E-ARK3, europeiskt samverkansprojekt genom DLM-forum
13. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelsen 2022-03-04
Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelsen 2022-03-04
Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2022-03-04
Tid: Fredagen den 4 mars 2022 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte via Zoom
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport januari till februari 2022
5. Årsredovisning 2021
6. Verksamhetsplan 2023 med budget
7. Förslag till styrelsemål utifrån fullmäktiges mål
8. Inriktningsbeslut för ekonomiinformation
9. Underlag ersättning för privat bil i tjänsten
10. Informationsärende
11. Anmälan delegeringsbeslut
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse FS 2021-12-03
Samlingshandling: Samlingshandling FS 2021-12-03
Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2021-12-03
Tid: Fredagen den 3 december 2021 kl. 09.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Intern kontroll redovisning
5. Tjänsteskrivelse månadsrapportering januari tom oktober
6. Gallringsbeslut för överlämnade gallringsbara handlingar inom analoga arkiv.
7. Förslag till beslut om gallring av analoga röntgenbilder
8. Förslag till systematiskt brandskyddsarbete
9. Utökad bevarande plattform
10. Slutrapport till förbundsstyrelsen gällande databasarkivering 2017-2021
11. Slutrapport tillsyn 2020
12. Dataskyddsefterlevnad rapport från DSO
13. Arbetsdag / uppstart av framtagande av nytt handlingsprogram för förbundet
14. Årsplanering 2022 för förbundsstyrelsen
15. Eventuella delegeringsbeslut
16. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse till Förbundsstyrelse 2021-10-01
Samlingshandling: Samlingshandling för Förbundsstyrelse 2021-10-01
Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2021-10-01
Tid: Fredagen den 10 oktober 2021 kl. 09.00 – 12.00
Plats: Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivcentrum
5. Delårsrapport 2021
6. Budgetrevidering ny mha Staffanstorps inträde
7. Sammanträdesplanering 2022 för förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen
8. Lägesrapport Sydarkiveras projekt Utökad bevarandeplattform
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse FS 2021-03-05
Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2021-03-05
Protokoll: Protokoll FS 2021-03-05
Tid: Fredagen den 5 mars 2021 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2020
5. Verksamhetsplan med budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2022
6. Anslutning av Sölvesborgs och Staffanstorps kommuner till förbundet
7. Utbyggnad arkivcentrum Bräkne-Hoby
8. Tredjelandsöverföring efter Schrems II-domen
9. Arbetsordningen – revidering
10. Utökad bevarandeplattform
11. Anslutning av nya medlemmar 2019-2021.
12. Informationsärende
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse förbundstyrelse 2020-12-04
Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-12-04
Protokoll: Protokoll FS 2020-12-04
Tid: Fredagen den 4 december 2020 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport jan-okt 2020
5. Fullmäktigemål 20201106
6. Informationshanteringsplan Sydarkivera 2020
7. Intern kontroll 2020
8. Intern kontrollplan 2021
9. Information från Dataskyddssamordnare /ombud
10. Information arkiv centrum
11. Information bevarandesystem
12. Delegeringsbeslut – begäran om allmän handling
13. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse FS 9 oktober 2020
Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-10-09
Protokoll: Protokoll FS 2020-10-09
Tid: Fredagen den 9 oktober 2020 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Alvesta och Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Utredning avseende analogt slutarkiv
8. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkviera från Boxholms kommun och Ydre kommun
9. Tillämpningsanvisningar för hantering av arvoden till förtroendevalda i enlighet med fastställt reglemente.
10. Gallringsplan för arkiv som överlämnats till Sydarkivera
11. Tillsyn 2019 verksamhetsområde Skolan
12. Mötestider 2021
13. Information om Eu projekt
14. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse FS 2020-05-15
Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-05-15
Protokoll: Protokoll FS 2020-05-15
Tid: Fredagen den 15 maj 2020 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Webbmöte
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivutredningen, översyn av arkivområdet (Ku 2017:02)
5. Plattform för webbmöten -information
6. Lägesrapporter från verksamheten
7. Rapport dataskyddsefterlevnad Sydarkivera
8. Information Pandemiplan
9. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse Samlingshandling FS 2020-03-06
Protokoll: Protokoll FS 2020-03-06
Tid: Fredagen den 6 december 2020 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk redovisning per feb
5. Årsredovisning 2019
6. Budget 2021 plan 2022-2023
7. Arvodesreglemente
8. Delegeringsordning
9. Undertecknande av handlingar
10. Intern kontroll / redovisning
11. Intern kontroll / plan
12. Utseende av kommitté målstyrning
13. Utseende av kommitté för diskussion om politisk styrning i framtiden
14. Mål och uppföjlning / information
15. Uppföljning DSO internt
16. DSO som gemensam tjänst
17. Arkivcentrum
18. Delegeringsbeslut -redovisning
19. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse 2019-12-06
Protokoll: Protokoll 2019-12-06
Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Kallelse: Kallelse 2019-10-11
Protokoll: Förbundsstyrelsen 2019-10-11
Tid: Fredagen den 11 oktober 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Kallelse: Kallelse 2019-05-17
Protokoll: Protokoll 2019-05-17
Tid: Fredagen den 17 maj 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Kallelse: Kallelse 2019-03-08
Protokoll: Protokoll 2019-03-08
Tid: Fredagen den 8 mars 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta