Tid: Fredagen den 3 april 2020 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Kallelser och protokoll
Förbundsfullmäktige
Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsfullmäktige.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.
Kallelse: Kallelse Samlingshandling FF 2020-04-03
Information om sammanträdet
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Årsredovisning 2019 FS § 3
5. Budget 2021 plan 2022-2023 FS § 4
6. Arvodesreglemente FS § 6
7. Undertecknande av handlingar för resterande delen
av mandatperiod 2019-2022 FS § 8
8. Utseende av kommitté för diskussion om politisk
styrning i framtiden FS § 12
Dokument
Protokoll: Protokoll 2019-11-08
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 8 november 2019 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Ärenden
- Öppnande av dagens möte.
- Upprop.
- Godkännande av kallelse och föredragningslista.
- Utseende av justeringspersoner.
- Utveckling av utbildningsverksamheten.
- Revidering av verksamhetsplan 2020 med budget och plan 2021 – 2022.
- Delårsrapport 2019.
- Utbyggnad av arkivcentrum i Bräkne-Hoby.
- Sammanträdestider 2020.
Dokument
- Beslutsunderlag – Utveckling av utbildningsverksamheten
- Tjänsteskrivelse – Utveckling av utbildningsverksamheten
- Reviderad verksamhetsplan 2020 med budget och plan för 2021-2022
- Delårsrapport 2019-06-30 efter kompletteringar
- Granskning av delårsrapport 2019 Sydarkivera
- Revisorernas bedömning av delårsrapport 2019
- Avsiktsförklaring gällande hyreskontrakt för ett utbyggt arkivcentrum i Bräkne-Hoby
- Sammanträdestider 2020
- Protokoll Förbundsstyrelsen 2019-10-11
Protokoll: Protokoll 2019-04-05
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 5 april 2019 kl.10.00
Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta
Ordförande: Börje Dovstad
Sekreterare: Mats Porsklev
Ärenden
- Öppnande av dagens möte.
- Upprop.
- Godkännande av kallelse och föredragningslista.
- Utseende av justeringspersoner.
- Årsredovisning 2018 inkl. förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse.
- Reviderad budget för 2019 och plan för 2020 – 2021.
- Budget 2020 och plan för 2021–2022.
- Anslutning av nya medlemmar.
- Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar (bilaga 1 och 2, revidering av).
- Avgiftstaxa, revidering.
- Val av ersättare i valberedningen.
- Avsägelse av ersättare i förbundsfullmäktige
Dokument
Förbundsstyrelse
Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsstyrelse.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.
Kallelse: Kallelse Samlingshandling FS 2020-03-06
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Ärenden
1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk redovisning per feb
5. Årsredovisning 2019
6. Budget 2021 plan 2022-2023
7. Arvodesreglemente
8. Delegeringsordning
9. Undertecknande av handlingar
10. Intern kontroll / redovisning
11. Intern kontroll / plan
12. Utseende av kommitté målstyrning
13. Utseende av kommitté för diskussion om politisk styrning i framtiden
14. Mål och uppföjlning / information
15. Uppföljning DSO internt
16. DSO som gemensam tjänst
17. Arkivcentrum
18. Delegeringsbeslut -redovisning
19. Övrigt
Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.
Kallelse: Kallelse 2019-12-06
Protokoll: Protokoll 2019-12-06
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Ärenden
- Upprop.
- Godkännande av dagordningen.
- Utseende av justeringsperson.
- Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, arvodesreglemente.
- Utveckling av Sydarkiveras utbildningsverksamhet, bokningsregler och ny prislista.
- Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser.
- Arbetsdag med styrelsen den 9 januari dagordning och innehåll.
- Medlemssamordning, information om tillsyn och rådgivning.
- E-ARK3 information.
Dokument
Kallelse: Kallelse 2019-10-11
Protokoll: Förbundsstyrelsen 2019-10-11
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 11 oktober 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Ärenden
- Upprop
- Godkännande av dagordningen.
- Utseende av justeringsperson.
- Uppföljning Dataskydd.
- Förslag om nytt koncept för utbildning.
- Revidering budget och verksamhetsplan 2020.
- Delårsbokslut 2019.
- Arkivcentrum
- Styrelsens och fullmäktiges möten 2020.
- Gallring förfrågningsregister.
- Inriktningsbeslut: Förvaring av mikrofilm och e-plikt.
- Information om nya medlemmar (Sörmlandsprojektet, nya anslutningsöverenskommelser, intresse för att ansluta).
- Information om ny förvaltningsorganisation.
- Anmälan av delegationsbeslut (Arkivcentrum, beslut om registerutdrag).
Dokument
- Rapport från utvärdering av anslutande tjänst – Gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
- Avsiktsförklaring gällande hyreskontrakt för ett utbyggt arkivcentrum i Bräkne-Hoby
- Avtal om anslutande tjänst mall
- Beslutsunderlag utveckling av utbildningsverksamheten
- Delårsbokslut 2019
- Gallringsutredning förfrågningsregister
- Ordförandebeslut arkivcentrum 2019-05-29
- Rapport från utvärdering av anslutande tjänst – gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
- Reviderad verksamhetsplan 2020 med budget och plan för 2021 – 2022
- Sammanträdestider 2020
- Tjänsteskrivelse förfrågningsregister
- Tjänsteskrivelse arkivcentrum
- Tjänsteskrivelse utveckling av utbildningsverksamheten
Kallelse: Kallelse 2019-05-17
Protokoll: Protokoll 2019-05-17
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 17 maj 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Ärenden
- Upprop
- Godkännande av dagordningen
- Utseende av justeringsperson.
- Ekonomi jan – mars
- Anslutande tjänst – pappersarkiv
- Delegeringsordning, revidering av.
- Firmateckning, attester 2019
- Tillsynsrapport – Trygghet och säkerhet
- Rapport systeminventering 2018
Dokument
Kallelse: Kallelse 2019-03-08
Protokoll: Protokoll 2019-03-08
Information om sammanträdet
Tid: Fredagen den 8 mars 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta
Ärenden
- Upprop
- Godkännande av dagordningen.
- Utseende av justeringsperson.
- Årsredovisning inkl. verksamhetsberättelse.
- Revidering av budget 2019 inkl. verksamhetsplan
- Budget 2020, plan för 2021–2022.
- Arkivcentrum i Blekinge
- Antagande av nya medlemmar från och med 1 januari 2021, Sörmlands
kommuner m.fl. - Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar
(bilaga 1 och 2, revidering av) - Delegeringsordning, revidering av.
- Intern kontrollplan
- Avgiftstaxa, revidering av
- Firmateckning, attester- 2019
- Bidrag till Falkkonferens i Alvesta i maj, ansökan.
Dokument
- Årsredovisning 2018
- Budget verksamhetsplan 2019
- Tjänsteskrivelse budget 2019 revidering
- Budget verksamhetsplan 2020
- Tjänstesekrivelse budget 2020 plan 2021
- Delegationsordning för sydarkiveras styrelse 2019 Förslag
- Tjänsteskrivelse om att godkänna uppdaterad delegationsordning
- Intern kontrollplan 2019
- Risk och sårbarhetsanalys 2019 underlag intern kontroll 2019-02-07
- Avgiftstaxa förslag 2019-02-25
- Tjänsteskrivelse avgiftstaxa
- Firmateckningsbeslut attest kontrasignation 2019