Kallelse: Kallelse förbundstyrelse 2020-12-04

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-12-04

Protokoll:

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 4 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport jan-okt 2020
5. Fullmäktigemål 20201106
6. Informationshanteringsplan Sydarkivera 2020
7. Intern kontroll 2020
8. Intern kontrollplan 2021
9. Information från Dataskyddssamordnare /ombud
10. Information arkiv centrum
11. Information bevarandesystem
12. Delegeringsbeslut – begäran om allmän handling
13. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 9 oktober 2020

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-10-09

Protokoll: Protokoll FS 2020-10-09

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 9 oktober 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Alvesta och Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Utredning avseende analogt slutarkiv
8. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkviera från Boxholms kommun och Ydre kommun
9. Tillämpningsanvisningar för hantering av arvoden till förtroendevalda i enlighet med fastställt reglemente.
10. Gallringsplan för arkiv som överlämnats till Sydarkivera
11. Tillsyn 2019 verksamhetsområde Skolan
12. Mötestider 2021
13. Information om Eu projekt
14. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 2020-05-15

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-05-15

Protokoll: Protokoll FS 2020-05-15

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 15 maj 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivutredningen, översyn av arkivområdet (Ku 2017:02)
5. Plattform för webbmöten -information
6. Lägesrapporter från verksamheten
7. Rapport dataskyddsefterlevnad Sydarkivera
8. Information Pandemiplan
9. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Samlingshandling FS 2020-03-06

Protokoll: Protokoll FS 2020-03-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk redovisning per feb
5. Årsredovisning 2019
6. Budget 2021 plan 2022-2023
7. Arvodesreglemente
8. Delegeringsordning
9. Undertecknande av handlingar
10. Intern kontroll / redovisning
11. Intern kontroll / plan
12. Utseende av kommitté målstyrning
13. Utseende av kommitté för diskussion om politisk styrning i framtiden
14. Mål och uppföjlning / information
15. Uppföljning DSO internt
16. DSO som gemensam tjänst
17. Arkivcentrum
18. Delegeringsbeslut -redovisning
19. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse 2019-12-06
Protokoll: Protokoll 2019-12-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop.
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, arvodesreglemente.
5. Utveckling av Sydarkiveras utbildningsverksamhet, bokningsregler och ny prislista.
6. Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser.
7. Arbetsdag med styrelsen den 9 januari dagordning och innehåll.
8. Medlemssamordning, information om tillsyn och rådgivning.
9. E-ARK3 information.

Dokument

• Arvodesreglemente revidering förslag 2019-11-15
• Sydarkiveras utbildningsverksamhet – Bokningsvillkor och prislista
• ​Tjänsteskrivelse – Sydarkiveras utbildningsverksamhet – Bokningsvillkor och prislista
• Tjänsteskrivelse – Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser

Kallelse: Kallelse 2019-10-11
Protokoll: Förbundsstyrelsen 2019-10-11

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 11 oktober 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Uppföljning Dataskydd.
5. Förslag om nytt koncept för utbildning.
6. Revidering budget och verksamhetsplan 2020.
7. Delårsbokslut 2019.
8. Arkivcentrum
9. Styrelsens och fullmäktiges möten 2020.
10. Gallring förfrågningsregister.
11. Inriktningsbeslut: Förvaring av mikrofilm och e-plikt.
12. Information om nya medlemmar (Sörmlandsprojektet, nya anslutningsöverenskommelser, intresse för att ansluta).
13. Information om ny förvaltningsorganisation.
14. Anmälan av delegationsbeslut (Arkivcentrum, beslut om registerutdrag).

Dokument

• Rapport från utvärdering av anslutande tjänst – Gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
• Avsiktsförklaring gällande hyreskontrakt för ett utbyggt arkivcentrum i Bräkne-Hoby
• Avtal om anslutande tjänst mall
• Beslutsunderlag utveckling av utbildningsverksamheten
• Delårsbokslut 2019
• Gallringsutredning förfrågningsregister
• Ordförandebeslut arkivcentrum 2019-05-29
• Rapport från utvärdering av anslutande tjänst  – gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
• Reviderad verksamhetsplan 2020 med budget och plan för 2021 – 2022
• Sammanträdestider 2020
• Tjänsteskrivelse förfrågningsregister
• Tjänsteskrivelse arkivcentrum
• Tjänsteskrivelse utveckling av utbildningsverksamheten

Kallelse: Kallelse 2019-05-17
Protokoll: Protokoll 2019-05-17

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 17 maj 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson.
4. Ekonomi jan – mars
5. Anslutande tjänst – pappersarkiv
6. Delegeringsordning, revidering av.
7. Firmateckning, attester 2019
8. Tillsynsrapport – Trygghet och säkerhet
9. Rapport systeminventering 2018

Dokument

• Ekonomi jan – mars 2019
• Firmateckningsbeslut attest kontrasignation 2019-05-07
• Ledning trygghet och säkerhet Tillsynsrapport 2018
• Rapport systeminventering 2018

Kallelse: Kallelse 2019-03-08
Protokoll: Protokoll 2019-03-08

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 8 mars 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Årsredovisning inkl. verksamhetsberättelse.
5. Revidering av budget 2019 inkl. verksamhetsplan
6. Budget 2020, plan för 2021–2022.
7. Arkivcentrum i Blekinge
8. Antagande av nya medlemmar från och med 1 januari 2021, Sörmlands
   kommuner m.fl.
9. Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar
   (bilaga 1 och 2, revidering av)
10. Delegeringsordning, revidering av.
11. Intern kontrollplan
12. Avgiftstaxa, revidering av
13. Firmateckning, attester- 2019
14. Bidrag till Falkkonferens i Alvesta i maj, ansökan.

Dokument

• Årsredovisning 2018
• Budget verksamhetsplan 2019
• Tjänsteskrivelse budget 2019 revidering
• Budget verksamhetsplan 2020
• Tjänstesekrivelse budget 2020 plan 2021
• Delegationsordning för sydarkiveras styrelse 2019 Förslag
• Tjänsteskrivelse om att godkänna uppdaterad delegationsordning
• Intern kontrollplan 2019
• Risk och sårbarhetsanalys 2019 underlag intern kontroll 2019-02-07
• Avgiftstaxa förslag 2019-02-25
• Tjänsteskrivelse avgiftstaxa
• Firmateckningsbeslut attest kontrasignation 2019