Förbundsfullmäktige

Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsfullmäktige.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.

Kallelse: Kallelse till förbundsfullmäktige 2020-11-06

Samlingshandling: Samlingshandling för FF 2020-11-06

Protokoll: 

Information om sammanträdet

Tid:  Fredagen den 6 november 2020 kl.10.00

Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta och Zoom

Ordförande: Börje Dovstad

Sekreterare: Mats Porsklev

Ärenden

1. Öppnande av dagens möte
2. Upprop
3. Godkännande av kallelse och föredragningslista.
4. Utseende av justeringsperson
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkivera från Boxholms kommun och Ydre kommun
8. Mötestider 2021

Kallelse: Kallelse Samlingshandling FF 2020-04-03

Protokoll: Sammanträdesprotokoll FF 2020-06-12

Information om sammanträdet

Tid:  Fredagen den 3 april 2020 kl.10.00

Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta

Ordförande: Börje Dovstad

Sekreterare: Mats Porsklev

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Årsredovisning 2019 FS § 3
5. Budget 2021 plan 2022-2023 FS § 4
6. Arvodesreglemente FS § 6
7. Undertecknande av handlingar för resterande delen
av mandatperiod 2019-2022 FS § 8
8. Utseende av kommitté för diskussion om politisk
styrning i framtiden FS § 12

Dokument

Protokoll: Protokoll 2019-11-08

Information om sammanträdet

Tid:  Fredagen den 8 november 2019 kl.10.00

Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta

Ordförande: Börje Dovstad

Sekreterare: Mats Porsklev

Ärenden

  1. Öppnande av dagens möte.
  2. Upprop.
  3. Godkännande av kallelse och föredragningslista.
  4. Utseende av justeringspersoner.
  5. Utveckling av utbildningsverksamheten.
  6. Revidering av verksamhetsplan 2020 med budget och plan 2021 – 2022.
  7. Delårsrapport 2019.
  8. Utbyggnad av arkivcentrum i Bräkne-Hoby.
  9. Sammanträdestider 2020.

Dokument

 
Kallselse: Kallelse 2019-04-05

Protokoll: Protokoll 2019-04-05

Information om sammanträdet

Tid:  Fredagen den 5 april 2019 kl.10.00

Plats: Sydarkivera, sammanträdesrum, Värendsgatan 10, Alvesta

Ordförande: Börje Dovstad

Sekreterare: Mats Porsklev

Ärenden

  1. Öppnande av dagens möte.
  2. Upprop.
  3. Godkännande av kallelse och föredragningslista.
  4. Utseende av justeringspersoner.
  5. Årsredovisning 2018 inkl. förvaltningsberättelse, revisorernas berättelse.
  6. Reviderad budget för 2019 och plan för 2020 – 2021.
  7. Budget 2020 och plan för 2021–2022.
  8. Anslutning av nya medlemmar.
  9. Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar (bilaga 1 och 2, revidering av).
  10. Avgiftstaxa, revidering.
  11. Val av ersättare i valberedningen.
  12. Avsägelse av ersättare i förbundsfullmäktige

Dokument

Förbundsstyrelse

Kallelser och protokoll för Sydarkiveras förbundsstyrelse.
Inläggen är uppdelade efter sammanträdesdatum.

Kallelse: Kallelse förbundstyrelse 2020-12-04

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-12-04

Protokoll:

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 4 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport jan-okt 2020
5. Fullmäktigemål 20201106
6. Informationshanteringsplan Sydarkivera 2020
7. Intern kontroll 2020
8. Intern kontrollplan 2021
9. Information från Dataskyddssamordnare /ombud
10. Information arkiv centrum
11. Information bevarandesystem
12. Delegeringsbeslut – begäran om allmän handling
13. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 9 oktober 2020

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-10-09

Protokoll: Protokoll FS 2020-10-09

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 9 oktober 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Alvesta och Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Utredning avseende analogt slutarkiv
8. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkviera från Boxholms kommun och Ydre kommun
9. Tillämpningsanvisningar för hantering av arvoden till förtroendevalda i enlighet med fastställt reglemente.
10. Gallringsplan för arkiv som överlämnats till Sydarkivera
11. Tillsyn 2019 verksamhetsområde Skolan
12. Mötestider 2021
13. Information om Eu projekt
14. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 2020-05-15

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-05-15

Protokoll: Protokoll FS 2020-05-15

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 15 maj 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivutredningen, översyn av arkivområdet (Ku 2017:02)
5. Plattform för webbmöten -information
6. Lägesrapporter från verksamheten
7. Rapport dataskyddsefterlevnad Sydarkivera
8. Information Pandemiplan
9. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Samlingshandling FS 2020-03-06

Protokoll: Protokoll FS 2020-03-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk redovisning per feb
5. Årsredovisning 2019
6. Budget 2021 plan 2022-2023
7. Arvodesreglemente
8. Delegeringsordning
9. Undertecknande av handlingar
10. Intern kontroll / redovisning
11. Intern kontroll / plan
12. Utseende av kommitté målstyrning
13. Utseende av kommitté för diskussion om politisk styrning i framtiden
14. Mål och uppföjlning / information
15. Uppföljning DSO internt
16. DSO som gemensam tjänst
17. Arkivcentrum
18. Delegeringsbeslut -redovisning
19. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse 2019-12-06
Protokoll: Protokoll 2019-12-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

  1. Upprop.
  2. Godkännande av dagordningen.
  3. Utseende av justeringsperson.
  4. Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, arvodesreglemente.
  5. Utveckling av Sydarkiveras utbildningsverksamhet, bokningsregler och ny prislista.
  6. Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser.
  7. Arbetsdag med styrelsen den 9 januari dagordning och innehåll.
  8. Medlemssamordning, information om tillsyn och rådgivning.
  9. E-ARK3 information.

Dokument

Kallelse: Kallelse 2019-10-11
Protokoll: Förbundsstyrelsen 2019-10-11

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 11 oktober 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

  1. Upprop
  2. Godkännande av dagordningen.
  3. Utseende av justeringsperson.
  4. Uppföljning Dataskydd.
  5. Förslag om nytt koncept för utbildning.
  6. Revidering budget och verksamhetsplan 2020.
  7. Delårsbokslut 2019.
  8. Arkivcentrum
  9. Styrelsens och fullmäktiges möten 2020.
  10. Gallring förfrågningsregister.
  11. Inriktningsbeslut: Förvaring av mikrofilm och e-plikt.
  12. Information om nya medlemmar (Sörmlandsprojektet, nya anslutningsöverenskommelser, intresse för att ansluta).
  13. Information om ny förvaltningsorganisation.
  14. Anmälan av delegationsbeslut (Arkivcentrum, beslut om registerutdrag).

Dokument

Kallelse: Kallelse 2019-05-17
Protokoll:
Protokoll 2019-05-17

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 17 maj 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

  1. Upprop
  2. Godkännande av dagordningen
  3. Utseende av justeringsperson.
  4. Ekonomi jan – mars
  5. Anslutande tjänst – pappersarkiv
  6. Delegeringsordning, revidering av.
  7. Firmateckning, attester 2019
  8. Tillsynsrapport – Trygghet och säkerhet
  9. Rapport systeminventering 2018

Dokument

Kallelse: Kallelse 2019-03-08
Protokoll:
Protokoll 2019-03-08

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 8 mars 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

  1. Upprop
  2. Godkännande av dagordningen.
  3. Utseende av justeringsperson.
  4. Årsredovisning inkl. verksamhetsberättelse.
  5. Revidering av budget 2019 inkl. verksamhetsplan
  6. Budget 2020, plan för 2021–2022.
  7. Arkivcentrum i Blekinge
  8. Antagande av nya medlemmar från och med 1 januari 2021, Sörmlands
    kommuner m.fl.
  9. Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar
    (bilaga 1 och 2, revidering av)
  10. Delegeringsordning, revidering av.
  11. Intern kontrollplan
  12. Avgiftstaxa, revidering av
  13. Firmateckning, attester- 2019
  14. Bidrag till Falkkonferens i Alvesta i maj, ansökan.

Dokument