Kallelse: Kallelse förbundsstyrelsen 2024-03-01

Samlingshandling: Samlingshandling förbundsstyrelsen 2024-03-01

Protokoll: Protokoll förbundsstyrelsen 2024-03-01

Protokoll förbundsstyrelsen 2024-03-01 omedelbar justering § 5

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 3 mars 2024 kl. 10.00

Plats: Webbmöte via Zoom 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk uppföljning
5. Årsredovisning för verksamhetsåret 2023
6. Verksamhetsplan 2025 med budget och översikt 2026 och 2027
7. Förbundspolicy – revidering
8. Styrelsemål 2024
9. Taxa för utlämnande av allmän handling – revidering
10. Självvärdering e-arkiv januari 2024
11. Information om årsplanering 2024 för förbundsstyrelsen
12. Anmälan delegationsbeslut
13. Förbundschefen informerar

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse förbundsstyrelse 2023-12-01

Samlingshandling: Samlingshandling förbundsstyrelse 2023-12-01

Protokoll: Protokoll förbundsstyrelsen 2023-12-01

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 1 december 2023 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte via Zoom 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport perioden januari till oktober 2023
5. Redovisning av digitala arkivleveranser 2023
6. Inventering av personal/HR – system
7. Utökad bevarande plattform etapp 3
8. Rapport från kontroll av dataskyddsefterlevnad 2023
9. Dataskyddsombud from 2024
10. Rapport intern kontroll
11. Tillämpningsanvisningar avseende bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda. Revidering
12. Nytt systerförbund / Arkivcentrum

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse förbundsstyrelse 2023-10-06

Samlingshandling: Samlingshandling förbundsstyrelse 2023-10-06

Protokoll: Protokoll förbundsstyrelse 2023-10-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 10 oktober 2023 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkivera Alvesta samt webbmöte via Zoom 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. FSAU §22 Slutrapport arkivtillsyn 2022
5. Lägesrapport Utökad bevarandeplattform
6. Delårsrapport januari till augusti 2023
7. Budgetrevidering inför 2024
8. Hultsfreds kommun avsiktsförklaring om medlemskap
9. Mötestider 2024
10. Anmälan delegeringsbeslut

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse förbundsstyrelse 2023-06-02

Samlingshandling: Samlingshandling förbundsstyrelse 2023-06-02

Protokoll: Protokoll förbundsstyrelse 2023-06-02

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 2 juni 2023 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte via Zoom 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Rapport från kontroll av dataskyddsefterlevnad för kommunalförbundet Sydarkivera 2022
5. Anmälan delegeringsbeslut
6. Resultatrapport med budget jan-april 2023
7. Internkontroll plan / Riskanalys 2023
8. Undertecknande av handlingar mandatperioden 2023-2026
9. Delegeringsordning förbundsstyrelsen
10. Inriktningsbeslut för skolans information
11. Redovisning av digitala arkivleveranser våren 2023
12. Förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera
13. Uppdatering av arbetsordning för förbundsfullmäktige

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelse 2023-03-03

Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelse 2023-03-03

Handlingar:

• Tjänsteskrivelse om förbundsordning för kommunalförbundet Sydarkivera
• Utkast Förbundsordning Sydarkivera 2023 utan markeringar
• Utkast Förbundsordning Sydarkivera 2023 med färgkoder

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2023-03-03

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 3 mars 2023 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk uppföljning
5. Årsredovisning avseende verksamhetsåret 2022.
6. Verksamhetsplan 2024 med budget och översikt 2025 samt 2026
7. Styrelsemål 2023 nedbrutna förbundsfullmäktigemål
8. Ny förbundsordning- antagande
9. Uppdatering av förbundsfullmäktiges arbetsordning
10. Tillsättande av utskott till förbundsstyrelsen
11. Fastställande av inkallelseordning för förtroendevalda i förbundsstyrelsen
12. Utbyggnad Arkivcentrum
13. Handlingsprogram Sydarkivera 2023-2026
14. Riktlinjer för förvaltning av medel avsatta för pensionsförpliktelser
15. Arvodesreglemente 2023
16. Årsplanering för förbundsstyrelsen
17. Valdemarsviks kommun ansöker om medlemskap i förbundet
18. Anslutningsrapport från anslutning av nya förbundsmedlemmar 2023
19. Rapport från genomförd uppföljning februari 2023 (TDR)

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelse 2022-12-02

Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelse 2022-12-02

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2022-12-02

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 2 december 2022 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och webbmöte via Zoom 

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport Januari till oktober 2022
5. Strategisk tillsynsplan 2023-2030
6. Redovisning av digitala arkivleveranser november 2022
7. Strategisk bevarandeplan för perioden 2023-2026
8. Förbundspolicy uppdatering
9. Riktlinjer för kommunalförbundet Sydarkiveras styrdokument
10. Rapport intern kontroll 2022
11. Förbundsordningen
12. Arkivcentrum
13. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelse 2022-10-07

Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelse 2022-10-07

Handlingar:

• V08 Sydarkivera Handlingsprogram 2023-2026
• Remissammanställning Handlingsprogram 2023-2026

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2022-10-07

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 7 oktober 2022 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Delårsrapport perioden jan-aug 2022
5. Arkivcentrum
6. Handlingsprogram 2023-2026 (Handlingsprogrammet skickas separat)
7. Vingåker kommuns ansökan om inträde
8. Rapport Tillsyn 2021
9. Sammanträdeskalender för styrelse och fullmäktige 2023
10. Anmälan delegeringsbeslut
11. Övriga frågor

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelse 2022-06-17

Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelse 2022-06-17

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2022-06-17

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 17 juni 2022 kl. 10.00 – 12.30

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte via Zoom

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport med budget och kommentarer jan-maj 2022
5. Arkivcentrum i Alvesta
6. Instruktion för förbundschef
7. Missiv Granskning av förbundets styrning, kontroll, rapportering, samråd och samverkan med medlemskommuner, signering 2778158
8. Intern kontroll 2022
9. Redovisning av digitala arkivleveranser
10. Utökad bevarandeplattform etapp 2
11. Självvärdering med utgångspunkt från standarden ISO 16363:2012 Audit and certification of trustworthy digital repositories (TDR)
12. Projektet E-ARK3, europeiskt samverkansprojekt genom DLM-forum
13. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Förbundsstyrelsen 2022-03-04

Samlingshandling: Samlingshandling Förbundsstyrelsen 2022-03-04

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2022-03-04

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 4 mars 2022 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte via Zoom

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport januari till februari 2022
5. Årsredovisning 2021
6. Verksamhetsplan 2023 med budget
7. Förslag till styrelsemål utifrån fullmäktiges mål
8. Inriktningsbeslut för ekonomiinformation
9. Underlag ersättning för privat bil i tjänsten
10. Informationsärende
11. Anmälan delegeringsbeslut

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 2021-12-03

Samlingshandling: Samlingshandling FS 2021-12-03

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2021-12-03

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 3 december 2021 kl. 09.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta och Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Intern kontroll redovisning
5. Tjänsteskrivelse månadsrapportering januari tom oktober
6. Gallringsbeslut för överlämnade gallringsbara handlingar inom analoga arkiv.
7. Förslag till beslut om gallring av analoga röntgenbilder
8. Förslag till systematiskt brandskyddsarbete
9. Utökad bevarande plattform
10. Slutrapport till förbundsstyrelsen gällande databasarkivering 2017-2021
11. Slutrapport tillsyn 2020
12. Dataskyddsefterlevnad rapport från DSO
13. Arbetsdag / uppstart av framtagande av nytt handlingsprogram för förbundet
14. Årsplanering 2022 för förbundsstyrelsen
15. Eventuella delegeringsbeslut
16. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse till Förbundsstyrelse 2021-10-01

Samlingshandling: Samlingshandling för Förbundsstyrelse 2021-10-01

Protokoll: Protokoll Förbundsstyrelse 2021-10-01

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 10 oktober 2021 kl. 09.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivcentrum
5. Delårsrapport 2021
6. Budgetrevidering ny mha Staffanstorps inträde
7. Sammanträdesplanering 2022 för förbundsfullmäktige och förbundsstyrelsen
8. Lägesrapport Sydarkiveras projekt Utökad bevarandeplattform

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 2021-03-05

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2021-03-05

Protokoll: Protokoll FS 2021-03-05

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 5 mars 2021 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2020
5. Verksamhetsplan med budget, ekonomiska rapporter och bokslut 2022
6. Anslutning av Sölvesborgs och Staffanstorps kommuner till förbundet
7. Utbyggnad arkivcentrum Bräkne-Hoby
8. Tredjelandsöverföring efter Schrems II-domen
9. Arbetsordningen – revidering
10. Utökad bevarandeplattform
11. Anslutning av nya medlemmar 2019-2021.
12. Informationsärende

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse förbundstyrelse 2020-12-04

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-12-04

Protokoll: Protokoll FS 2020-12-04

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 4 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Resultatrapport jan-okt 2020
5. Fullmäktigemål 20201106
6. Informationshanteringsplan Sydarkivera 2020
7. Intern kontroll 2020
8. Intern kontrollplan 2021
9. Information från Dataskyddssamordnare /ombud
10. Information arkiv centrum
11. Information bevarandesystem
12. Delegeringsbeslut – begäran om allmän handling
13. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 9 oktober 2020

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-10-09

Protokoll: Protokoll FS 2020-10-09

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 9 oktober 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Alvesta och Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk rapport
5. Delårsrapport 2020
6. Budget 2021 revidering
7. Utredning avseende analogt slutarkiv
8. Avsiktsförklaring om inträde i Sydarkviera från Boxholms kommun och Ydre kommun
9. Tillämpningsanvisningar för hantering av arvoden till förtroendevalda i enlighet med fastställt reglemente.
10. Gallringsplan för arkiv som överlämnats till Sydarkivera
11. Tillsyn 2019 verksamhetsområde Skolan
12. Mötestider 2021
13. Information om Eu projekt
14. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse FS 2020-05-15

Samlingshandling: Samlingshandling för FS 2020-05-15

Protokoll: Protokoll FS 2020-05-15

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 15 maj 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Webbmöte

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Arkivutredningen, översyn av arkivområdet (Ku 2017:02)
5. Plattform för webbmöten -information
6. Lägesrapporter från verksamheten
7. Rapport dataskyddsefterlevnad Sydarkivera
8. Information Pandemiplan
9. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse Samlingshandling FS 2020-03-06

Protokoll: Protokoll FS 2020-03-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2020 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson
4. Ekonomisk redovisning per feb
5. Årsredovisning 2019
6. Budget 2021 plan 2022-2023
7. Arvodesreglemente
8. Delegeringsordning
9. Undertecknande av handlingar
10. Intern kontroll / redovisning
11. Intern kontroll / plan
12. Utseende av kommitté målstyrning
13. Utseende av kommitté för diskussion om politisk styrning i framtiden
14. Mål och uppföjlning / information
15. Uppföljning DSO internt
16. DSO som gemensam tjänst
17. Arkivcentrum
18. Delegeringsbeslut -redovisning
19. Övrigt

Handlingar ingår i samlingshandlingen längst upp på inlägget.

Kallelse: Kallelse 2019-12-06
Protokoll: Protokoll 2019-12-06

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 6 december 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop.
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Bestämmelser om ekonomiska förmåner till förtroendevalda, arvodesreglemente.
5. Utveckling av Sydarkiveras utbildningsverksamhet, bokningsregler och ny prislista.
6. Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser.
7. Arbetsdag med styrelsen den 9 januari dagordning och innehåll.
8. Medlemssamordning, information om tillsyn och rådgivning.
9. E-ARK3 information.

Dokument

• Arvodesreglemente revidering förslag 2019-11-15
• Sydarkiveras utbildningsverksamhet – Bokningsvillkor och prislista
• ​Tjänsteskrivelse – Sydarkiveras utbildningsverksamhet – Bokningsvillkor och prislista
• Tjänsteskrivelse – Inriktningsbeslut digitala arkivleveranser

Kallelse: Kallelse 2019-10-11
Protokoll: Förbundsstyrelsen 2019-10-11

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 11 oktober 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Uppföljning Dataskydd.
5. Förslag om nytt koncept för utbildning.
6. Revidering budget och verksamhetsplan 2020.
7. Delårsbokslut 2019.
8. Arkivcentrum
9. Styrelsens och fullmäktiges möten 2020.
10. Gallring förfrågningsregister.
11. Inriktningsbeslut: Förvaring av mikrofilm och e-plikt.
12. Information om nya medlemmar (Sörmlandsprojektet, nya anslutningsöverenskommelser, intresse för att ansluta).
13. Information om ny förvaltningsorganisation.
14. Anmälan av delegationsbeslut (Arkivcentrum, beslut om registerutdrag).

Dokument

• Rapport från utvärdering av anslutande tjänst – Gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
• Avsiktsförklaring gällande hyreskontrakt för ett utbyggt arkivcentrum i Bräkne-Hoby
• Avtal om anslutande tjänst mall
• Beslutsunderlag utveckling av utbildningsverksamheten
• Delårsbokslut 2019
• Gallringsutredning förfrågningsregister
• Ordförandebeslut arkivcentrum 2019-05-29
• Rapport från utvärdering av anslutande tjänst  – gemensamt dataskyddsombud 2019-10-02
• Reviderad verksamhetsplan 2020 med budget och plan för 2021 – 2022
• Sammanträdestider 2020
• Tjänsteskrivelse förfrågningsregister
• Tjänsteskrivelse arkivcentrum
• Tjänsteskrivelse utveckling av utbildningsverksamheten

Kallelse: Kallelse 2019-05-17
Protokoll: Protokoll 2019-05-17

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 17 maj 2019 kl. 10.00 – 12.00

Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen
3. Utseende av justeringsperson.
4. Ekonomi jan – mars
5. Anslutande tjänst – pappersarkiv
6. Delegeringsordning, revidering av.
7. Firmateckning, attester 2019
8. Tillsynsrapport – Trygghet och säkerhet
9. Rapport systeminventering 2018

Dokument

• Ekonomi jan – mars 2019
• Firmateckningsbeslut attest kontrasignation 2019-05-07
• Ledning trygghet och säkerhet Tillsynsrapport 2018
• Rapport systeminventering 2018

Kallelse: Kallelse 2019-03-08
Protokoll: Protokoll 2019-03-08

Information om sammanträdet

Tid: Fredagen den 8 mars 2019 kl. 10.00 – 12.00
Plats: Sydarkiveras kontor, Värendsgatan 10, Alvesta

Ärenden

1. Upprop
2. Godkännande av dagordningen.
3. Utseende av justeringsperson.
4. Årsredovisning inkl. verksamhetsberättelse.
5. Revidering av budget 2019 inkl. verksamhetsplan
6. Budget 2020, plan för 2021–2022.
7. Arkivcentrum i Blekinge
8. Antagande av nya medlemmar från och med 1 januari 2021, Sörmlands
   kommuner m.fl.
9. Förbundsordning, förändringar i samband med antagande av nya medlemmar
   (bilaga 1 och 2, revidering av)
10. Delegeringsordning, revidering av.
11. Intern kontrollplan
12. Avgiftstaxa, revidering av
13. Firmateckning, attester- 2019
14. Bidrag till Falkkonferens i Alvesta i maj, ansökan.

Dokument

• Årsredovisning 2018
• Budget verksamhetsplan 2019
• Tjänsteskrivelse budget 2019 revidering
• Budget verksamhetsplan 2020
• Tjänstesekrivelse budget 2020 plan 2021
• Delegationsordning för sydarkiveras styrelse 2019 Förslag
• Tjänsteskrivelse om att godkänna uppdaterad delegationsordning
• Intern kontrollplan 2019
• Risk och sårbarhetsanalys 2019 underlag intern kontroll 2019-02-07
• Avgiftstaxa förslag 2019-02-25
• Tjänsteskrivelse avgiftstaxa
• Firmateckningsbeslut attest kontrasignation 2019